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辦公自動化系統(tǒng)：如何通過協(xié)同辦公實現(xiàn)知識管理 |
| 作者：佚名 來源：轉(zhuǎn)載 |
| 導(dǎo)讀：辦公自動化系統(tǒng) ，如何通過協(xié)同辦公實現(xiàn)知識管理：略，它保證能夠在最需要的時間將最需要的知識傳送給最需要的人。這樣可以幫助人們共享信息，并進(jìn)而將之通過不同的方式付諸實踐，最終達(dá)到提高組織業(yè)績的目的。” 信息技術(shù)將快速、準(zhǔn)確的知識歸納、提煉與交付成為可能，Internet的廣泛應(yīng)用，使基于信息技術(shù)的知識管理系統(tǒng)，變?yōu)榭鐓^(qū)域、跨部門的知識共享與利用，并 |
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關(guān)鍵詞：
協(xié)同辦公
ERP軟件
檔案
客戶管理
知識管理
項目管理
合同管理
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伴隨著知識經(jīng)濟的發(fā)展，知識管理已成為企業(yè)管理實踐的主題。知識管理的重要性不言而喻，我們需要探討的是知識管理在企業(yè)的實現(xiàn)方式。美國生產(chǎn)力和質(zhì)量中心對知識管理的定義：“知識管理應(yīng)該是組織一種有意識采取的戰(zhàn)略，它保證能夠在最需要的時間將最需要的知識傳送給最需要的人。這樣可以幫助人們共享信息，并進(jìn)而將之通過不同的方式付諸實踐，最終達(dá)到提高組織業(yè)績的目的�！�
信息技術(shù)將快速、準(zhǔn)確的知識歸納、提煉與交付成為可能，Internet的廣泛應(yīng)用，使基于信息技術(shù)的知識管理系統(tǒng)，變?yōu)榭鐓^(qū)域、跨部門的知識共享與利用，并且同企業(yè)的業(yè)務(wù)流程緊密結(jié)合，構(gòu)筑企業(yè)協(xié)同辦公環(huán)境。協(xié)同辦公系統(tǒng)在企業(yè)的運用成為企業(yè)知識管理的實現(xiàn)方式。 企業(yè)知識管理面臨的四大難題 信息的膨脹，每天企業(yè)在運轉(zhuǎn)過程中都會產(chǎn)生大量的信息，所需處理的信息迅速膨脹，平均每12－18個月就會擴展一倍，這種幾何級數(shù)的增長的信息量讓企業(yè)的管理者無所適從。 信息的孤島，在企業(yè)信息化管理的進(jìn)程中，企業(yè)先后采用了多種管理系統(tǒng)，如CRM、HRM、ERP等，數(shù)據(jù)也依然被封存在各種不同的系統(tǒng)中，信息間缺乏相互聯(lián)系的通道，缺乏一個統(tǒng)一的界面，大量的信息，孤立的數(shù)據(jù)，多系統(tǒng)的相互獨立性也成企業(yè)的整體信息管理的障礙。 信息的非結(jié)構(gòu)化，對大多數(shù)企業(yè)來說，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)只占到企業(yè)全部信息與知識的10%左右，其他的90%都是數(shù)據(jù)庫難以存取到的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。而對于企業(yè)決策者來說，往往一個備忘錄、一封郵件等這些“死角”里會隱藏了非常重要的信息資源。 信息的非個性化，企業(yè)的不同人員如管理者、部門員工、客戶、供應(yīng)商、合作伙伴等都是企業(yè)知識的提供者和需求者，他們對知識和信息的切入點及關(guān)注點有本質(zhì)的區(qū)別，很多企業(yè)的信息化系統(tǒng)往往是“千人一面”，組織內(nèi)成員無法按需所取，知識和信息無法分類，知識不能有效積累和利用。
綜上所述，企業(yè)的知識管理實踐迫切需要一種為企業(yè)提供組織、搜索和獲取真正有價值的信息與知識的解決方法。需要利用統(tǒng)一的平臺來為員工、管理者、客戶、供應(yīng)商、合作伙伴等企業(yè)活動的參與者提供全面的企業(yè)知識管理和應(yīng)用�；趨f(xié)同理念的企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)以其先進(jìn)的管理理念和高效的工作平臺將知識管理的過程同企業(yè)運營流程緊密結(jié)合，為企業(yè)知識的積累、分享、利用和創(chuàng)新構(gòu)建了良好的實現(xiàn)環(huán)境。
協(xié)同辦公OA平臺如何構(gòu)建企業(yè)知識管理 知識是企業(yè)的一種特殊的資源，是個人和組織的智力資本。對于企業(yè)而言知識積累、分享、利用、創(chuàng)新的過程同企業(yè)實際的業(yè)務(wù)和工作流程是緊密關(guān)聯(lián)的，知識管理的過程和企業(yè)的業(yè)務(wù)運營過程合而為一，這正是企業(yè)知識管理的本質(zhì)。一方面，知識來源于工作而應(yīng)用于工作，作為辦公平臺，協(xié)同辦公系統(tǒng)可以為知識管理提供實際層面的支持；另一方面，協(xié)同辦公系統(tǒng)與知識管理在管理思想上相通相融，因而能夠貼合知識管理的需求。協(xié)同辦公系統(tǒng)作為企業(yè)知識管理營造一個開放、共享、協(xié)同的知識實踐環(huán)境。 企業(yè)的知識管理可以分為三方面： 1、對知識內(nèi)容（包括以文檔資料等形式存在的顯性知識和人的經(jīng)驗、技能等隱性知識）的管理。而知識管理的關(guān)鍵，第一是要迅速、有效的獲取知識內(nèi)容并建設(shè)企業(yè)的知識庫，這包括它的及時性、有效性、可被利用性和可持續(xù)發(fā)展性；
2、知識流動環(huán)節(jié)的管理，包括知識的生產(chǎn)、知識的獲取、知識的整理、知識的傳遞、知識的共享、知識的利用、知識的積累、知識的創(chuàng)新等。知識能夠大流量、高效率的進(jìn)行流轉(zhuǎn)，把知識迅速而通暢的貫穿到企業(yè)工作的各個方面中，以最佳的方式實現(xiàn)知識的共享、利用和增值；
3、知識載體（人和組織）的管理，這包括對人員和組織進(jìn)行變革，使其能適應(yīng)知識管理的需求，讓人和組織在知識的活動中最大程度的受益。
知識管理系統(tǒng)功能
就其特點而言，主要可以歸納為2點： 功能比較全面貼近用戶需求。
1. 強大的非結(jié)構(gòu)化知識處理能力�？蓪F(xiàn)存在大量的文檔和歷史知識，這部分非結(jié)構(gòu)化的文檔，需要能夠進(jìn)行快速的導(dǎo)入和管理起來，并能夠進(jìn)行全文、附件內(nèi)容的檢索。
2. 結(jié)構(gòu)化知識處理能力。對日常工作運行中產(chǎn)生的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，能夠進(jìn)行自定義發(fā)布為知識，搜索引擎可對結(jié)構(gòu)化知識進(jìn)行全文檢索。
3. 征詢管理系統(tǒng)�？蓪崿F(xiàn)運營過程中征詢業(yè)務(wù)的全面應(yīng)用。
4. 便捷的呼入問題引導(dǎo)解答應(yīng)用。可自定義問題分解步驟，可關(guān)聯(lián)子問題關(guān)系，可以預(yù)設(shè)問題答案，為有效利用知識庫內(nèi)已有知識提供便利工具。
5. 完善的文檔及內(nèi)容管理子模塊。支持對知識的管理需要進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、批量導(dǎo)入、版本管理，建立知識發(fā)布、管理、應(yīng)用及審核處理等流程定義。
6. 權(quán)限管理系統(tǒng)。能夠定義用戶的角色，并對角色進(jìn)行權(quán)限設(shè)定，不同用戶擁有不同
的權(quán)限，保證系統(tǒng)的文件安全性。
7. 知識維度的自由設(shè)定。支持有權(quán)限的應(yīng)用者自行設(shè)定部門或板塊的知識結(jié)構(gòu)。
8. 個人知識門戶。支持對每個用戶建立個人知識結(jié)構(gòu)，知識文集，知識收藏等，個人培訓(xùn)計劃，便于崗位知識的傳承與管理。
9. 知識地圖。支持能夠全局預(yù)覽本企業(yè)知識架構(gòu)的知識地圖和不同崗位具有不同知識結(jié)構(gòu)的崗位知識地圖。
10. 知識培訓(xùn)。支持從知識庫中選取知識，對某一類用戶進(jìn)行培訓(xùn)。
11. 知識統(tǒng)計功能。支持對知識庫的庫存、使用率的統(tǒng)計表現(xiàn)。..
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