辦公自動化系統(tǒng)就是利用先進的電子信息技術和現代辦公設備構成的人機信息處理系統(tǒng)，輔助管理人員進行各種辦公活動。 辦公自動化系統(tǒng)由辦公機構、辦公人員、辦公設備、網絡環(huán)境、辦公信息等幾個基本要素構成。辦公自動化是一門正在發(fā)展的綜合學科，涉及計算機與通信技術科學、管理與行為科學、系統(tǒng)工程與人機工程學等學科，是當今計算機應用的一個非常活躍的領域。 辦公自動化的目的，是應用電子信息技術，提供先進的辦公信息處理手段，最大限度地提高辦公效率和辦公質量，改善辦公環(huán)境和條件，提高辦公管理和決策自動化和科學化水平。

協同辦公系統(tǒng)引入企業(yè)的原因分析：

新的時代下，傳統(tǒng)的辦公方式已經極大地束縛了人的創(chuàng)造力和想象力，埋沒了人的智慧和潛能，使人們耗費了大量的時間和精力去手工處理那些繁雜、重復的工作。手工模式給發(fā)展戴上了沉重的枷鎖，造成資源的巨大浪費，管理的效能低下，無法滿足新形勢下發(fā)展的需要，人們需要用先進的生產工具來促進生產力的發(fā)展。 

協同辦公系統(tǒng)引入企業(yè)是內部管理的需要 傳統(tǒng)的管理方式過分依賴領導者的個人能力、精力、經驗、風格、習慣、感覺等人為因素，而員工的辦公也過分依賴其個人意愿甚至喜好來進行，由于這些因素的不科學性、不正規(guī)性、不確定性，造成整個單位辦公環(huán)境的混亂、無序、推諉、低效等問題時有發(fā)生，管理成本居高不下而收效甚微，不能建立健康、高效的組織辦公文化。

 

協同辦公系統(tǒng)引入企業(yè)是規(guī)范信息的需要 當今社會是信息的社會，信息的種類越來越多，信息的流動越來越快，信息的利用越來越強。而傳統(tǒng)的辦公模式在企業(yè)內部形成信息孤島，輔助單位經營運作的信息系統(tǒng)各自孤立地運行，沒有能夠形成一個有機的整體，以至于影響經營決策效率。人們迫切需要有效管理信息的產生、傳遞、發(fā)布、提交、修改、審批、存儲、分析、查詢、統(tǒng)計…… 

協同辦公系統(tǒng)引入企業(yè)是提高效率的需要 今天是一個快速發(fā)展的時代，一個效率至上的時代，效率意味著我們能在更少的時間里作更多的事情，取得更大的成績。如何提高整個單位的辦公效率已經成為一項重要而緊迫的任務，而傳統(tǒng)的辦公模式卻成為制約效率提升的最大瓶頸，比如電話、通信、印章、文件下發(fā)、批復、歸檔，繁多的會議等已經使辦公人員陷入各種各樣的低級工作中，無法快速提升辦公效率和辦公質量。 辦公自動化系統(tǒng)的出現有效解決了上述問題。