OA系統(tǒng)主要包括三大模塊：費(fèi)用報(bào)銷支付流程管理、預(yù)算流程管理、業(yè)務(wù)單據(jù)流程管理。 OA系統(tǒng)針對傳統(tǒng)報(bào)銷流程的弊端，將報(bào)銷單據(jù)加以電子化通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)流轉(zhuǎn)，流轉(zhuǎn)過程中可以對單據(jù)狀態(tài)進(jìn)行實(shí)時(shí)追蹤和查詢，通過審批的單據(jù)可以自動(dòng)轉(zhuǎn)化為會(huì)計(jì)憑證導(dǎo)入企業(yè)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)中。其他輔助功能還包括對預(yù)算的監(jiān)控，以及對于費(fèi)用情況的分析報(bào)表。 電子報(bào)銷解決方案特別適合以銷售和市場為導(dǎo)向的大中型企業(yè)，可以幫助這些企業(yè)解決市場代表和銷售代表的費(fèi)用申請、審批，管理者對費(fèi)用和預(yù)算進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，以及財(cái)務(wù)部門對費(fèi)用發(fā)生進(jìn)行預(yù)估，并大大降低重復(fù)輸入報(bào)銷單據(jù)所帶來的重復(fù)勞動(dòng)。 給予客戶的收益： OA系統(tǒng)不僅實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公的理想，更在以下三個(gè)方面為企業(yè)帶來收益，
首先，提高工作效率 OA系統(tǒng)提供離線填寫模式，即使出差在外地的員工也能及時(shí)將費(fèi)用單據(jù)上傳總公司審批，保證資金運(yùn)轉(zhuǎn)。審批的過程不再需要員工拿著單據(jù)在各審批人辦公室、財(cái)務(wù)部門之間來回折返，系統(tǒng)通過郵件提醒審批者有亟待審批的費(fèi)用，并自動(dòng)在審批結(jié)束后進(jìn)入下一個(gè)與物理單據(jù)的審核流程，最后報(bào)財(cái)務(wù)部門等待付現(xiàn)。即使審批者出差在外，也不影響報(bào)銷流程的運(yùn)轉(zhuǎn)，避免了拖沓。 其次，提升審批透明度 OA系統(tǒng)通過權(quán)限設(shè)置提供不同級別的查詢功能。普通員工可以看到自己所有申報(bào)的費(fèi)用報(bào)銷紀(jì)錄，并可點(diǎn)擊查看單項(xiàng)費(fèi)用的審批紀(jì)錄。主管按部門、產(chǎn)品項(xiàng)目不同，可查詢自己權(quán)責(zé)范圍之內(nèi)的所有差旅辦公、產(chǎn)品專項(xiàng)開發(fā)費(fèi)用等紀(jì)錄，而更高層領(lǐng)導(dǎo)者則可查看公司全體員工的報(bào)銷情況，從而了解每一筆支出的用途。另外，系統(tǒng)還能統(tǒng)計(jì)員工審批被拒絕的概率，從而提醒審批者著重考察信用額度較差的員工。 最后，降低運(yùn)營成本 OA系統(tǒng)設(shè)有費(fèi)用預(yù)算管理這一功能項(xiàng)，按年度、季度規(guī)劃個(gè)人、部門費(fèi)用預(yù)算，包括交際、辦公用品、電話傳真、差旅費(fèi)用，并提供預(yù)算與實(shí)際成本的對比報(bào)表，有助于主管了解在哪些方面支出超過了預(yù)算，可節(jié)約不必要的浪費(fèi)，從而降低企業(yè)總體運(yùn)營成本。 從整個(gè)公司的角度來看，OA系統(tǒng)的實(shí)施將促進(jìn)公司內(nèi)控制度的建設(shè)，使管理者可以更加關(guān)注公司內(nèi)部控制流程和預(yù)算執(zhí)行。這種管理理念、風(fēng)格和管理控制方法的改變將有效優(yōu)化公司的控制環(huán)境。OA系統(tǒng)嚴(yán)格的交易授權(quán)、明確的職責(zé)劃分、嚴(yán)密的憑證和記錄控制，將進(jìn)一步完善公司費(fèi)用報(bào)銷和審核的控制程序。
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