文檔管理，是文檔、電子表格、圖形和影象掃描文檔的存儲、分類和檢索。而知識管理主要分為隱性知識和顯性知識，圍繞各種來源的知識內(nèi)容，利用信息技術，實現(xiàn)知識的生產(chǎn)、分享、應用以及創(chuàng)新，并在企業(yè)個人、組織運營、客戶價值以及經(jīng)濟績效等諸方面形成知識優(yōu)勢和產(chǎn)生價值的過程。它更重要的是隱藏在組織層次或個人頭腦中的知識，如企業(yè)的文化、思想，員工的技能、解決問題的思路等。

從概念中可以看出，文檔更多僅僅是存儲知識的一種方式，而知識管理卻能夠把隱性的知識轉變成顯性的知識,可以實現(xiàn)知識共享、交流、利用并不斷創(chuàng)新，并發(fā)揮其價值。

在知識管理系統(tǒng)中建立知識庫，企業(yè)可以按照部門、企業(yè)架構來設置文檔的目錄。如把不同的部門發(fā)生的文檔放在不同的業(yè)務部門文檔下，即用組織結構設置知識文檔目錄（這里與文檔管理相同，收集和統(tǒng)一整理文檔）。但知識管理更大的功能是能夠形成知識關系網(wǎng)絡和知識地圖。通過索引目錄，企業(yè)中的知識資源的位置能很快的被找到；同時，它更揭示知識節(jié)點間的關系，如相關、相鄰、包含等；更重要的是揭示了知識與人之間的聯(lián)系。比如，存在于人頭腦中的隱性知識，很難顯性表述，或者轉化成本太高等制約因素從而難以運用隱性知識，所以找到擁有知識的人，也就找到了需要的知識。假如兩個部門的人員，技術部甲以前開發(fā)過銷售管理系統(tǒng)，市場部乙參與過客戶跟單，現(xiàn)在需要建立個CRM系統(tǒng)，把兩方曾經(jīng)掌握的知識合理的運用和組織起來即可配合完成系統(tǒng)的建設。

知識管理系統(tǒng)更具有集成能力。知識管理絕不僅僅只簡單的文檔管理，它重點是通過收集和獲取的知識加以轉化和應用，通過員工的知識技能的提高為企業(yè)創(chuàng)造效益。通過提供一個開放學習和創(chuàng)作知識的平臺。讓平臺內(nèi)的知識流動起來，知識才能不斷的積累與發(fā)展。而最好的就是與業(yè)務流程集成起來，流程的執(zhí)行過程中，伴隨著知識的獲取、應用和創(chuàng)造。實現(xiàn)“流程管道、知識活水”。讓知識發(fā)揮其最大價值。