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協(xié)同辦公軟件

協(xié)同辦公軟件：企業(yè)實施知識管理的幾個誤區(qū)

    誤區(qū)一：將企業(yè)知識管理等同于購買知識管理軟件。
            我國的知識管理發(fā)展歷程與全球知識管理發(fā)展的歷程基本一致，在第一個階段的時候強調(diào)知識管理軟件、系統(tǒng)的價值，將知識管理當做IT系統(tǒng)項目看待，認為購買功能強大的知識管理系統(tǒng)就可以完成知識管理的工作。但事實上是，知識管理是一種深層的組織變革，更多的功夫在“管理”而非“IT”：即便買了最強大的知識管理軟件也不能帶來知識管理的成功實施。不少開始實施KM的企業(yè)由于未取得預(yù)期成果，組織內(nèi)已不再提知識管理，所購買的軟件或系統(tǒng)基本上成為擺設(shè)。即便在那里仍然“做”知識管理的企業(yè)，也處境艱難，知識管理工作和相關(guān)人員成為“邊緣工作”和“邊緣人群”，無法真正對企業(yè)經(jīng)營產(chǎn)生價值和效益。
 
            誤區(qū)二：將知識管理工作等同于撰寫、保存知識文檔。
            許多知識管理的推動者將KM實施等同于寫文檔、存文檔，主要圍繞知識文檔展開：企業(yè)要求員工共享知識文檔，不寫則扣分，然后在文檔的基礎(chǔ)上建立知識庫。這看似是一個很圓滿的解決方案，但卻忽視了我們現(xiàn)在所處的環(huán)境（文檔不是太少而是太多、互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)爆炸企業(yè)內(nèi)部也會爆炸）、企業(yè)的具體情況（知識最多的人都是最忙的人）、知識型員工的成熟度（我有知識，但不一定能寫出來）。這樣的結(jié)果是，大部分的知識庫建設(shè)項目在初期的時候無法產(chǎn)生有價值的內(nèi)容，在內(nèi)容達到一定的積累后，卻發(fā)現(xiàn)知識庫里的文檔少有人查看，無法發(fā)揮作用。
 
            對于知識管理而言，知識庫很重要，但知識庫不是知識管理的全部，一個適用的知識庫也不是強制要求出來的。在中國第二代知識管理實施方法論中，知識管理中心認為不僅僅要管理知識的最后表達形式（文檔），更重要是去管理知識形成的過程（這個文檔怎么來的），該過程比最后的結(jié)果更加重要。
 
           誤區(qū)三：認為員工會自動自發(fā)的參與知識管理
           理性的人，對于變革，第一反應(yīng)是忽視，認為其不存在并與自己無關(guān)；再次會去拒絕，尋找拒絕的接口（工作太忙、沒有時間、沒用）；最后才可能去考慮了解、參與。知識管理對于大部分企業(yè)員工是一個陌生的事物，在沒有系統(tǒng)的理念普及和共識達成的工作前，盲目去推動知識管理，注定要走向失敗。
 
            對于自己不熟悉、不了解的事情，員工不會參與；對于看不到對個人持續(xù)價值的變革，員工的參與不可持續(xù)（即便有KPI、領(lǐng)導的強制），所以員工不會自動自發(fā)的去參與企業(yè)的知識管理活動。在知識管理推動過程中，必須讓員工知曉知識管理什么、知識管理對于他所從事的工作和業(yè)務(wù)意味著什么、能夠如何幫助他們、他們需要哪些付出，如果員工不理解這些內(nèi)容，知識管理項目不可能推動起來，也不可能持續(xù)下去。
 
           事實上，在企業(yè)中大部分員工都是知識工作者和知識員工，他們每天都在處理信息和知識，也苦悶與自己效率的低下。各層級管理者面臨的主要問題，也大都可以歸結(jié)為信息和知識的傳遞、利用和創(chuàng)新問題，所以知識管理對于企業(yè)經(jīng)營的價值不言而喻，做知識管理的CIO們需要去將這種觀點傳遞給你的同事。
 
          誤區(qū)四：在知識管理實施運營上投入太少
          雖然當今的中國有全球最豪華的政府辦公樓，但我們的公共管理水平、服務(wù)意識和能力卻沒有隨著辦公樓的增高和豪華提升。有錢后的中國企業(yè)買了最昂貴的知識管理咨詢、知識管理軟件，但卻鮮有在知識管理實施運營上的投入。這就出現(xiàn)了90%以上的知識管理實施項目舉步維艱，不到三年甚至一年的時間就不了了之。除了做知識管理的幾個人熱鬧外，大部分員工和管理者作壁上觀，對所謂的“知識管理”嗤之以鼻。知識管理自有其價值，對于當前的中國也應(yīng)該發(fā)揮更大的作用。但做知識管理不能成為一種運動，需要的是踏踏實實、盡心竭力的對組織管理水平的提升，如果企業(yè)沒有在知識管理的基礎(chǔ)工作上的投入，KM不可能實現(xiàn)。買什么樣的咨詢和系統(tǒng)都不能真正提升中國企業(yè)的管理水平，知識管理價值再大也無法發(fā)揮。
 
          誤區(qū)五：購買了不合適的知識管理系統(tǒng)
          當信息不對稱的時候，是最容易發(fā)生欺詐的時候。中國的知識管理尚處于發(fā)展的初級階段，表現(xiàn)在系統(tǒng)上是各家都自賣自夸、都將知識管理作為標簽和噱頭。有許多“做”知識管理軟件、系統(tǒng)的廠商自己本身都不理解什么是知識管理，你能期望這些企業(yè)給您提供適用的KMS？我們了解的情況是，那些在辦公自動化系統(tǒng)、協(xié)同軟件中的所謂知識管理模塊或者功能，基本上沒有一家能用起來的，沒有一家實現(xiàn)知識管理的，他們?nèi)匀恢饕�還是一個解決事務(wù)性流程的辦公系統(tǒng)。