這意味著多數(shù)員工已經(jīng)從知識管理系統(tǒng)中初步嘗到了甜頭，并且開始把知識管理系統(tǒng)作為自己日常工作的重要輔助工具�？梢哉f知識管理能否成為公司員工解決問題的第一選擇，是決定企業(yè)知識管理成敗的敲門磚。 既然有第一選擇，就必然存在其他選擇。
一般來講，個人獲取所需知識的方式無外乎有以下三種：詢問、查找或者是學(xué)習(xí)創(chuàng)新。 詢問就是去問掌握這種知識的人，查找就是在可用的資源中尋找問題的答案，學(xué)習(xí)創(chuàng)新就是在無法直接獲取知識的情況下通過自己的努力、學(xué)習(xí)、分析、嘗試乃至創(chuàng)新去解決問題。
對詢問和查找而言存在著一個共性的問題，就是去問誰，到哪兒去找。這正是知識管理系統(tǒng)可以解決的：專家黃頁、論壇等都可以為公司員工的詢問活動提供幫助，知識庫則是查找知識的最重要資源之一。很多公司面臨的情況是，花費(fèi)很多精力和投資把知識管理系統(tǒng)建立起來，卻沒有幾個人愿意使用，最積極的人總是那幾個當(dāng)初主張建立系統(tǒng)的，好像和其他員工沒有任何關(guān)系一樣。 某公司建立的個人技能黃頁系統(tǒng)就曾經(jīng)遇到過這樣的問題，系統(tǒng)建成后經(jīng)過近一年的推廣運(yùn)作，只有30%左右的員工加入系統(tǒng)并填寫了個人技能描述及其它相關(guān)內(nèi)容；而這一年中，平均每人只向系統(tǒng)提出了1.8次求助，而且內(nèi)容大多集中在IT領(lǐng)域和系統(tǒng)本身。
按照80/20原則分析，這30%中的大部分人只是加入系統(tǒng)，根本沒有再去使用或者僅僅是嘗試了一下而已，顯然個人黃頁在公司多數(shù)員工的求助排序中幾乎沒有位置。 怎樣才能讓知識管理系統(tǒng)成為公司員工求助的第一選擇呢？讓我們模擬一下公司員工遇到問題時求助的過程，比如甲想用Excel計(jì)算財(cái)務(wù)復(fù)利，不知道該怎么做？前面介紹了他會有多種選擇，哪一種會成為第一選擇呢？按照經(jīng)濟(jì)人假設(shè)，他會選擇對自己而言成本最低的那種方式，或者說付出時間和精力最少的方式。
如果他知道乙是個Excel專家，曾經(jīng)做過類似的工作，那么直接去問乙就是最快最方便的方式，成為第一選擇；如果甲不知道乙的存在，但知道網(wǎng)上或者公司內(nèi)網(wǎng)中也許會有介紹這種做法的文章，那么查找就是第一選擇；如果他什么都不知道或者覺得詢問和查找都太浪費(fèi)時間，不如自己查Excel"幫助"文檔來得快，學(xué)習(xí)或創(chuàng)新就成為第一選擇。 在很多情況下，這種選擇是在重新創(chuàng)造已經(jīng)存在的知識，這就不能稱之為創(chuàng)新而是公司最不愿意見到的重復(fù)勞動了。
可見，要讓知識管理系統(tǒng)成為第一選擇，首先要盡量降低員工詢問和查找的成本，也就是使用知識管理系統(tǒng)的成本；其次要讓員工知道系統(tǒng)的存在，學(xué)會使用系統(tǒng)，讓他們從主觀上知道有比自己摸索更好的選擇。這樣才能讓更多的員工把第一選擇的票投給知識管理系統(tǒng)，避免他們做出學(xué)習(xí)或創(chuàng)新的選擇，造成不必要的重復(fù)勞動和資源浪費(fèi)。降低員工使用系統(tǒng)的成本，從客觀條件上要求公司必須為其提供一個快捷、易用、內(nèi)容豐富的知識管理系統(tǒng)。首先要把企業(yè)中已經(jīng)存在的知識提煉出來，建立必要的系統(tǒng)，讓大家有人可問，有處可找，然后在查找的易用性方面做足功夫。實(shí)際上，我們所熟悉的很多知識管理實(shí)踐活動都是針對詢問和查找的方式而設(shè)計(jì)的。
例如協(xié)同系統(tǒng)，即時通訊，專家黃頁，包括E-mail等系統(tǒng)都是為了方便詢問和交流的；大家所熟悉的知識庫則偏重于知識內(nèi)容的管理，是為了方便尋找知識的；知識社區(qū)等方式則是兩種方式的結(jié)合。知識管理者應(yīng)該精心設(shè)計(jì)為這些活動提供支持的系統(tǒng)，一個好用易用的系統(tǒng)才有可能成為員工的第一選擇。 讓員工了解知識管理系統(tǒng)的存在并學(xué)習(xí)使用這個系統(tǒng)是另外一項(xiàng)重要的工作。很多時候員工選擇學(xué)習(xí)創(chuàng)新的方式只是因?yàn)樗麄儾恢廊ツ膬赫�，或者不愿意、不�?xí)慣使用新的系統(tǒng)。 一方面，我們要像推銷產(chǎn)品一樣把知識管理系統(tǒng)推銷給它的用戶--公司員工，讓他們都知道這個產(chǎn)品并使用這個產(chǎn)品；另一方面要加強(qiáng)對員工的培訓(xùn)，提升他們詢問和查找的技能。員工對問題解決方式成本的判定是主觀性的，具有個體差異的。有的人天生喜歡交流，掌握的信息豐富，對他而言，詢問的成本總是比較低的。
反過來，有的人具有比較強(qiáng)的分析和解決問題的能力，而又不太善于溝通，那么對他們而言查找或者學(xué)習(xí)創(chuàng)新的成本就會低一些，他們會寧愿自己摸索，慢慢去找也不愿意去問別人。通過培訓(xùn)可以從主觀上降低他們使用知識管理系統(tǒng)的成本。同時，公司衡量個人能力的標(biāo)準(zhǔn)也要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，很多時候大家總是喜歡那些分析能力強(qiáng)，能獨(dú)當(dāng)一面的人。但我們認(rèn)為善于溝通和尋找已有答案也應(yīng)該是衡量個人能力的重要標(biāo)準(zhǔn)，至少應(yīng)該和分析解決問題的能力同樣重要。否則分析解決問題的能力再強(qiáng)，天天沉浸于分析解決已經(jīng)有答案的問題也不能創(chuàng)造任何新的價(jià)值 ..
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