協(xié)同辦公系統(tǒng)實施的關(guān)鍵有哪些？

一個協(xié)同辦公系統(tǒng)項目的成功實施，不僅要關(guān)注軟件的選型和實施過程，還應(yīng)關(guān)注企業(yè)內(nèi)部因素，主要有以下方面： 　　

首先，一定要把項目目標(biāo)和項目范圍界定清楚。項目目標(biāo)被模糊，實施范圍不斷蔓延，最終導(dǎo)致失敗。如項目實施范圍具體落實到項目書上，就要清晰地從兩個部分表述―組織范圍和應(yīng)用系統(tǒng)模塊；再進(jìn)一步地界定企業(yè)總部實現(xiàn)郵件、日程安排、行政工作流程和內(nèi)部文檔庫，以及和財務(wù)、客戶、人事之間單向傳送匯總數(shù)據(jù)。這樣就表達(dá)了一個清晰的實施范圍。 　　

同時在實施過程中要重點(diǎn)關(guān)注用戶的心態(tài)轉(zhuǎn)變。在OA實施過程中，如果得不到企業(yè)高層、中層和廣大基層員工的大力支持，并成功實現(xiàn)工作方式乃至企業(yè)文化的轉(zhuǎn)變，即使系統(tǒng)一時上線，最后也會反彈，應(yīng)用效果也大打折扣，達(dá)不好預(yù)期目標(biāo)。

企業(yè)要運(yùn)作一個高效的辦公自動化系統(tǒng)，就必須對OA流程進(jìn)行全面梳理，建立一個動態(tài)、規(guī)范、平滑高效的流程體系，實現(xiàn)企業(yè)的規(guī)范化和高效運(yùn)作。 

　　

辦公軟件專家-偉創(chuàng)軟件認(rèn)為在實施協(xié)同辦公系統(tǒng)時，很多企業(yè)常犯的一個錯誤是，把企業(yè)現(xiàn)有未經(jīng)梳理和優(yōu)化的流程，直接照搬到辦公自動化系統(tǒng)里。實施OA不是直接模擬手工操作流程。未經(jīng)梳理和優(yōu)化的流程，在新系統(tǒng)里運(yùn)作相當(dāng)于新瓶裝老酒，可操作性不強(qiáng)。企業(yè)的OA流程只有經(jīng)過企業(yè)內(nèi)部各個部門的充分溝通和推進(jìn)，才能形成整個企業(yè)所遵循的規(guī)范，才具有在協(xié)同辦公系統(tǒng)上的現(xiàn)實操作意義。

任何信息系統(tǒng)的建設(shè)必然是一個漸進(jìn)的過程，是一項系統(tǒng)工程，尤其對于XXX這樣的國有企業(yè)來說，企業(yè)業(yè)務(wù)處于高速發(fā)展階段，企業(yè)的管理制度和管理思想也在不斷完善之中，如何在系統(tǒng)的設(shè)計中，制定有普遍意義、同時又能夠充分考慮企業(yè)不同發(fā)展階段、不同業(yè)務(wù)的特性的系統(tǒng)建設(shè)方案，有利于規(guī)避風(fēng)險、取得預(yù)期效果。本系統(tǒng)涉及到的技術(shù)復(fù)雜、用戶面廣，在系統(tǒng)實施前進(jìn)行充分的論證，做出整體規(guī)劃是也是必要的。編制系統(tǒng)建設(shè)的總體規(guī)劃的目的，是利用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和管理科學(xué)成果，提出打通企業(yè)信息渠道、開發(fā)企業(yè)信息資源、優(yōu)化企業(yè)業(yè)務(wù)流程、改善企業(yè)經(jīng)營管理、提高企業(yè)辦公效率和競爭力的方案。