作為為現(xiàn)代企業(yè)管理提供得力工具的知識(shí)管理系統(tǒng)，知識(shí)管理系統(tǒng)產(chǎn)品需要在提升自我設(shè)計(jì)技術(shù)的同時(shí)，更好地服務(wù)企業(yè)的需求，達(dá)到功能全面與滿足企業(yè)個(gè)性化需要的統(tǒng)一。同時(shí)，一款優(yōu)秀的知識(shí)管理系統(tǒng)產(chǎn)品還需要在設(shè)計(jì)之初即能考慮到未來的更新和二次功能擴(kuò)展，增強(qiáng)自身的兼容性，以便于增強(qiáng)滿足用戶未來新需求的良好擴(kuò)展性。
回顧知識(shí)管理系統(tǒng)的發(fā)展歷程，從第一代產(chǎn)品開始，圍繞著服務(wù)企業(yè)的管理需求，用各種功能模塊的設(shè)計(jì)為企業(yè)提供現(xiàn)代化的流程化管理。然而受限于當(dāng)時(shí)技術(shù)，特別是設(shè)計(jì)理念的局限，總是具有不同的局限性。以第一代知識(shí)管理系統(tǒng)產(chǎn)品為例，只著眼于為企業(yè)提供基本的辦公流程化控制功能，第一代的傳統(tǒng)型知識(shí)管理系統(tǒng)的編程方法過于復(fù)雜，而且對(duì)于軟硬件的要求過高導(dǎo)致其成本高昂，當(dāng)初的企業(yè)只有非常大型具有雄厚財(cái)力才能用得起這樣的知識(shí)管理系統(tǒng)。
伴隨著下一代產(chǎn)品的出現(xiàn)，這種產(chǎn)品革新讓使用第一代產(chǎn)品的用戶面對(duì)新的知識(shí)管理系統(tǒng)更為強(qiáng)大的功能設(shè)計(jì)、有所降低的費(fèi)用而言，無疑具有很強(qiáng)的吸引力。另外更為關(guān)鍵的一點(diǎn)是，一旦在第一代產(chǎn)品不能滿足企業(yè)更新更細(xì)節(jié)的要求之時(shí)，到時(shí)再把知識(shí)管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)換代將是一件幾乎不可能完成的任務(wù)。因?yàn)槎咚褂玫脑O(shè)計(jì)方法和架構(gòu)都基本不同，難以轉(zhuǎn)換。
同時(shí)，積累的非常多的辦公數(shù)據(jù)庫也難以進(jìn)行轉(zhuǎn)移，這便使得用戶面臨“進(jìn)退兩難”的境地。由此便可以看出當(dāng)用戶面臨知識(shí)管理系統(tǒng)的革新時(shí)所面臨的困境，技術(shù)的革新帶來的是更為先進(jìn)的產(chǎn)品選擇，然而如何放棄并順利更換新一代的產(chǎn)品，既是技術(shù)上不易解決的難題，又是在具體數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移上難以解決的問題，因此要么徹底放棄上一代的產(chǎn)品，要么繼續(xù)沿用舊的產(chǎn)品卻可能要面臨難以滿足的一些功能需求。
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