一、檔案管理系統(tǒng)電子檔案編碼

1、自動(dòng)編號(hào)

檔案管理系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)更有利于文檔的歸檔和查找。檔案管理系統(tǒng)可以根據(jù)客戶自己的編號(hào)規(guī)則在表單中為每份檔案自動(dòng)生成編號(hào)。管理員每次在錄入檔案內(nèi)容的時(shí)候，根據(jù)編號(hào)系統(tǒng)就能自動(dòng)完成檔案歸類，過去需要耗時(shí)幾個(gè)禮拜進(jìn)行分類的材料，現(xiàn)在檔案管理系統(tǒng)一個(gè)管理員幾天就能完成。此外，需要什么檔案直接根據(jù)實(shí)體檔案編號(hào)，就能在檔案管理系統(tǒng)搜索到對(duì)應(yīng)的電子檔案信息，縮短排查時(shí)間。

2、檔案信息“條碼化”

檔案管理系統(tǒng)每份電子檔案都能生成自己的專屬“條碼”，上面記錄了每份檔案的基本信息，比如“經(jīng)辦人、創(chuàng)建時(shí)間、檔案類型、編號(hào)、使用狀態(tài)等”。

二、檔案管理系統(tǒng)的電子檔案安全借閱

檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案快速查詢，是進(jìn)行檔案管理的目的之一。在檔案信息庫中，可根據(jù)檔案名稱、檔案編號(hào)以及檔案狀態(tài)快速查詢。在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)，針對(duì)特定的卷庫、案卷、文件，都可進(jìn)行借閱范圍的設(shè)置，權(quán)限可詳細(xì)到個(gè)人，檔案管理系統(tǒng)防止隱私泄露，進(jìn)一步提升檔案的安全性。同時(shí)，為了保護(hù)檔案安全和隱私，電子檔案下載時(shí)會(huì)自帶水印，包括借閱人、借閱日期等，若是出現(xiàn)信息泄露可進(jìn)行追究。

三、檔案管理系統(tǒng)的電子檔案移交和銷毀

檔案管理系統(tǒng)對(duì)于到期檔案，審批歸檔后檔案狀態(tài)更改為檔案報(bào)廢狀態(tài)，銷毀的檔案不再參與借閱業(yè)務(wù)。

四、檔案管理系統(tǒng)的電子檔案相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)

檔案管理系統(tǒng)根據(jù)員工的借閱申請(qǐng)，可自動(dòng)形成檔案借閱記錄臺(tái)賬。所有借閱記錄系統(tǒng)記錄，按照各種查詢條件檢索，一鍵導(dǎo)出明細(xì)，方便統(tǒng)計(jì)。借助檔案管理系統(tǒng)，檔案管理人員、上層領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)在檔案管理系統(tǒng)報(bào)表門戶了解不同時(shí)期，組織內(nèi)部各類檔案的管理情況。可以查檔案詳情、可以了解具體數(shù)據(jù)分析情況。包括各類文檔的借閱頻率、有多少超期未還、違規(guī)使用多不多，以及各類檔案的數(shù)量占比等情況。