文件管理系統(tǒng)的好處有哪些？ 1.減少存儲(chǔ)空間 商業(yè)財(cái)產(chǎn)成本在增加，存儲(chǔ)紙質(zhì)文件的費(fèi)用也在增加�；谲浖奈臋n管理解決方案（DMS）可以減少對文件柜，文件箱和存儲(chǔ)箱的需求，對任何企業(yè)而言都是寶貴的資產(chǎn)，可以釋放寶貴的辦公空間。必須保留為硬拷貝的文檔通�？梢源鎯�(chǔ)在不太昂貴的位置，例如異地倉庫或保管庫。
2.增強(qiáng)的安全性 文件安全性對許多企業(yè)至關(guān)重要。DMS可以更好地控制敏感文檔�？梢栽谖募䦅A級(jí)別為不同的組或個(gè)人控制對文檔的訪問。此外，DMS還會(huì)留下審核線索，包括誰查看了文檔，何時(shí)訪問文檔以及文檔的修改方式。托管文檔具有很高的可追溯性，可以對其進(jìn)行標(biāo)記以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)警報(bào)。
3.改善合規(guī)性 某些文檔的合規(guī)性要求可能非常復(fù)雜。不符合規(guī)定可能導(dǎo)致罰款，吊銷執(zhí)照，在某些情況下還應(yīng)承擔(dān)刑事責(zé)任。DMS可以降低違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。例如，記錄保留時(shí)間表可以自動(dòng)執(zhí)行，新文檔可以更輕松地分類和存儲(chǔ)。
4.更容易檢索 搜索和檢索文檔非常耗時(shí)-我們都知道時(shí)間就是金錢。實(shí)際上，查找錯(cuò)誤提交的文檔和復(fù)制丟失的文檔與紙質(zhì)文檔平均處理時(shí)間有關(guān)的成本。專業(yè)人員花費(fèi)大量的時(shí)間來尋找信息，卻只需要短時(shí)間閱讀的信息。針對您的企業(yè)的文檔管理解決方案可以是功能強(qiáng)大且節(jié)省時(shí)間的工具。根據(jù)白碼實(shí)施的無代碼解決方案，DMS可以按文檔中的單詞或短語檢索文件-全文搜索，或者DMS可以將索引類別應(yīng)用于文檔或文件夾。與業(yè)務(wù)應(yīng)用程序的更輕松集成有助于訪問關(guān)鍵信息。DMS還提供了遠(yuǎn)程訪問文檔的機(jī)會(huì)。只要有互聯(lián)網(wǎng)連接，就可以從幾乎任何地方訪問文檔。
5.更好的協(xié)作 借助DMS，信息共享和協(xié)作將變得更加容易�？梢詮亩鄠�(gè)位置訪問從不同來源捕獲的文檔。電子成像使通過電子郵件或在網(wǎng)絡(luò)上共享文檔成為可能。DMS提供了對業(yè)務(wù)流程的更大可見性，并且可以實(shí)現(xiàn)更好的工作流監(jiān)視�？梢栽试S和監(jiān)視外部用戶的授權(quán)訪問。DMS還提供了版本控制功能，該功能允許在需要時(shí)恢復(fù)同一文檔的舊版本。
6.更好的備份和災(zāi)難恢復(fù) 任何文檔管理解決方案都應(yīng)包括數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃。使用數(shù)字歸檔作為備份，可以保護(hù)紙質(zhì)文檔免受火災(zāi)，洪水和其他災(zāi)難的影響。使用DMS，文檔可高度跟蹤，并且可以在一系列條件下進(jìn)行跟蹤。
另外，由于成像文檔集中存儲(chǔ)，因此在查看后不會(huì)丟失或放錯(cuò)位置。文檔不太可能被誤提交，如果這樣，則使用交叉索引可以更輕松地找到它們�？梢栽谖臋n進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)對其進(jìn)行數(shù)字化和存檔。
7.無形資產(chǎn) 文檔管理系統(tǒng)的無形收益僅包括：靈活性、競爭力、改善客戶關(guān)系、內(nèi)心的平靜，時(shí)間是寶貴的，節(jié)省時(shí)間是DMS的絕對優(yōu)勢，它通�？梢灾苯愚D(zhuǎn)化為提高生產(chǎn)率。更快，更有效的文檔檢索可以提高員工士氣并提高客戶滿意度。此外，文檔管理解決方案具有可擴(kuò)展性，可以滿足任何企業(yè)不斷變化的需求。
..
|
