我跟HR同行聊起知識(shí)管理(Knowledge Management)時(shí),很多人的想法都是:知識(shí)管理的體系太大,需要的投入太多了,如果只是自己部門(mén)內(nèi)部開(kāi)展,好像沒(méi)有人手。我覺(jué)得,這也許是一個(gè)錯(cuò)覺(jué),這種錯(cuò)覺(jué)我也有過(guò)。 很多年前,我所在的公司轟轟烈烈地做了一個(gè)知識(shí)管理的項(xiàng)目,從供應(yīng)商那里購(gòu)買(mǎi)了一個(gè)知識(shí)管理系統(tǒng),整個(gè)項(xiàng)目從總部確定,花了幾十萬(wàn)買(mǎi)軟件,內(nèi)部安排一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理一個(gè)全職的知識(shí)管理專(zhuān)員,結(jié)果一年多做下來(lái),活生生地把項(xiàng)目管理做成了企業(yè)文檔體系(Enterprise Content Management)。 打開(kāi)軟件系統(tǒng),滿(mǎn)滿(mǎn)的文檔,但用的時(shí)候,感覺(jué)與自己部門(mén)的工作脫節(jié),或者都是不痛不癢的流程圖和文字。當(dāng)時(shí)我的感覺(jué)是,這些人為什么要寫(xiě)一些我工作的基本步驟,根本用不上。 以前的失敗給我留下了很深的印象, 直到去年帶新人的兩個(gè)月,讓我對(duì)知識(shí)管理有了新的體會(huì):知識(shí)管理不一定非要有了大的系統(tǒng)后才做,而且,知識(shí)管理,不要?jiǎng)e人來(lái)做,一定要自己做,馬上開(kāi)始,每天都可以做一些什么。知識(shí)管理可以用敏捷項(xiàng)目管理的辦法,一點(diǎn)一點(diǎn)做,慢慢積累。 去年我們的一個(gè)HR同事轉(zhuǎn)去另外一個(gè)城市到分公司做HRBP了,她原來(lái)在總部負(fù)責(zé)很多培訓(xùn)后勤和員工關(guān)系的事情。我們新招了個(gè)同事,就在她入職后的兩個(gè)多月,我發(fā)現(xiàn)她在工作中出現(xiàn)的問(wèn)題,踩的坑,全都是以前同事就遇到過(guò),我當(dāng)時(shí)就想,假如,我們以前做了很好的經(jīng)驗(yàn)總結(jié),那去年這兩個(gè)月里,我就不會(huì)到處救火… 以下舉幾個(gè)小例子:比如,對(duì)供應(yīng)商打印課本的要求,有的培訓(xùn)機(jī)構(gòu),雖然老師比較好,但他們打印的課本模糊不清,好像在自己公司打印機(jī)上打出來(lái)自己裝訂的似的,學(xué)員反饋不好。原同事在出現(xiàn)了一兩次這樣的狀況后,每次用新的供應(yīng)商,都會(huì)讓對(duì)方把用的課本拿來(lái)一份,確認(rèn)一下質(zhì)量。但,新同事沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)… 于是,踩坑了,第一個(gè)組織的培訓(xùn),就在流程和質(zhì)量上被打了低分。再比如,她幫一個(gè)外籍同事辦理簽證,結(jié)果一辦就是三個(gè)多月,當(dāng)時(shí)業(yè)務(wù)老大很不開(kāi)心。中間我多次跟進(jìn),新同事的回答都是解釋為什么拿錯(cuò)資料了,政府部門(mén)官網(wǎng)上解釋不清,跟外籍同事用英文寫(xiě)郵件要求對(duì)方準(zhǔn)備的資料都要英語(yǔ)的,翻譯和解釋時(shí)間過(guò)長(zhǎng),還導(dǎo)致了材料準(zhǔn)備不充分多次往返等等。 我才發(fā)現(xiàn),這些問(wèn)題我聽(tīng)原同事提過(guò)的,她曾經(jīng)做了一個(gè)郵件的模版,換些信息,每次很快就可以發(fā)出去,而至于流程中的坑,原同事摸索著都解決了。然而,隨著她的轉(zhuǎn)崗離去,這些知識(shí)沒(méi)有傳遞保留,新同事再一次一次地重新通過(guò)犯錯(cuò)積累這些經(jīng)驗(yàn)。 還有一個(gè)例子,去年我們公司團(tuán)建,我們找了一個(gè)新的團(tuán)建機(jī)構(gòu),做拓展。本來(lái)也是小的事情,但,在團(tuán)建的過(guò)程中,有個(gè)員工摔倒了,受了點(diǎn)小傷,報(bào)銷(xiāo)那里我們本想著用拓展購(gòu)買(mǎi)的意外險(xiǎn)即可,結(jié)果發(fā)現(xiàn),根本沒(méi)買(mǎi),后來(lái)還走了個(gè)挺麻煩的工傷流程。 原同事在做培訓(xùn)組織時(shí),每次合作的拓展機(jī)構(gòu)都會(huì)幫忙購(gòu)買(mǎi)意外險(xiǎn),我問(wèn)了新同事,她挺委屈地說(shuō):你沒(méi)叫我買(mǎi),培訓(xùn)公司也沒(méi)跟我提,我也不知道我要負(fù)責(zé)這塊啊….其實(shí)回想一下,這些經(jīng)驗(yàn),假如原來(lái)能做成文檔,在新同事來(lái)了之后,讓她先看,當(dāng)作提醒和提示都好,即便她不明白為什么要這么操作一步,但至少有了個(gè)框架可以問(wèn)和溝通,也許很多事情就不用不斷返工降低了大家的效率了。 然而,世界上沒(méi)有假如,我們當(dāng)時(shí)沒(méi)有這么做,于是,一個(gè)團(tuán)隊(duì),同樣的問(wèn)題和錯(cuò)誤重復(fù)出現(xiàn)。拋開(kāi)很多繁復(fù)的定義,我覺(jué)得知識(shí)管理就是結(jié)合企業(yè)內(nèi)部的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),通過(guò)一個(gè)協(xié)同工具,梳理經(jīng)歷、建檔歸類(lèi)、傳播應(yīng)用、不斷優(yōu)化的過(guò)程,讓后來(lái)者可以更高效地學(xué)習(xí)和工作的一個(gè)輔助體系,而且,最重要的是有用,有用,有用!重要的事情說(shuō)三遍。
..上海企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)軟件專(zhuān)題
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