一、首先做到需求分析
在選擇檔案管理軟件前必須先弄清楚本單位實際情況和自己工作需要。你不妨先列個需求清單，例如，要管理哪些檔案，這些檔案需要通過哪些字段來管理，在管理中要實現(xiàn)哪些功能，等等。不清楚這些，其選擇將是盲目和無效的。
二、其次要看檔案管理軟件功能介紹
知道了自己的需求以后，就可以看各個檔案管理軟件的功能介紹了。無論是在天空站、華軍站還是在百度或者一些論壇上發(fā)現(xiàn)的檔案管理軟件，都能看到其開發(fā)公司對軟件的介紹，因為自己已經有了一個大致需求，所以看介紹就會發(fā)現(xiàn)是否和自己的需求基本吻和，功能太多的不見得就適合，因為有的軟件自己需要的功能它沒有，自己不需要的它卻有一大堆，這樣的檔案管理軟件肯定不適合自己，當然就可以排除在外了。這其中最重要的一點，一定要看該檔案管理軟件是否是按照國家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》進行設計的，如果不是也要排除在外，因為如果沒有提到按照這個規(guī)則設計，其科學性、合理性、適用性首先就值得懷疑。
三、軟件要能無償提供試用
有的檔案管理軟件公司把自己的軟件吹得天花亂墜，甚至還有操作視頻演示，容易讓人一見傾心，但就是不能無償提供試用，有的雖能提供試用，但卻是在您花了銀子之后才提供試用，這樣的軟件勸你也不要考慮了，因為你只要花了錢，你就被掌握在人家手上了，你在使用軟件中可能會發(fā)現(xiàn)，好多地方其實不是象宣傳的那樣，但你也只有后悔莫及的份了，有些承諾會退貨的公司，這時候也會有N多辦法讓你退不成貨。再有，提供試用也能讓你發(fā)現(xiàn)你的電腦硬件是否支持該軟件運行，其運行速度、穩(wěn)定性等也能實際感受，而不是只存在于一些理論狀態(tài)，對于你最終決定是否購買，會起到一個非常重要的作用。
四、比較價格，注重性價比合理
最后一個選擇檔案管理軟件的竅門是比較價格，但比較價格絕不是越便宜越好，在質量和服務都有保障的情況下，我們應該追求低價格，但同時小編強調，如果買來沒用，再便宜也是浪費。 ..上海企業(yè)檔案管理系統(tǒng)軟件專題
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