通常企業(yè)用戶登錄到文檔管理系統(tǒng)，可以對系統(tǒng)內(nèi)部信息進行管理，用例包括人員信息管理，組織信息管理，角色信息管理，人員信息管理包括員工的登錄名，名稱，手機，郵箱等基本信息的管理。組織信息管理就是整個文檔系統(tǒng)所具有的文檔檢索，文檔分類管理，文檔維護功能的集合，角色信息管理就是人員所具有的角色與組織信息的管理。

       企業(yè)建設(shè)文檔管理系統(tǒng)管理平臺時，主要體現(xiàn)在四個方面：文件存儲集中、備份集中、管理集中和使用集中。因此對系統(tǒng)的可靠性、處理能力、吞吐能力以及擴充擴展能力提出了較高的要求。為保證業(yè)務(wù)應(yīng)用，必須具有高可靠性。

       采用相關(guān)的軟件技術(shù)提供較強的管理機制、控制手段、事故監(jiān)控和安全保密等技術(shù)措施，提高系統(tǒng)的安全可靠性。保證業(yè)務(wù)應(yīng)用不中斷，確保數(shù)據(jù)不丟失。為適應(yīng)集團公司業(yè)務(wù)以及信息化技術(shù)的發(fā)展，在文檔管理系統(tǒng)的性能、文件存儲的擴展、管理功能的改進、文件安全的提升等各方面都具備良好的擴展性。

       當今世界是飛速發(fā)展的信息時代，在各行各業(yè)中離不開信息處理，這正是計算機被廣泛用于管理系統(tǒng)的環(huán)境。計算機的最大好處在于利用它能夠進行信息管理。但是在眾多的資料中，如何規(guī)范，準確，快速，全面的管理自己的資料，如書籍，電子資料等，并且方便自己查閱。使用計算機進行信息管理控制，不僅提高了工作效率，而且大大提高了其安全性。文檔管理系統(tǒng)就是為了管理好自己的各種有用資料信息而設(shè)計的。