遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)可以理解為：通過網(wǎng)絡(luò)連接員工，組織架構(gòu)作為結(jié)構(gòu)、以員工為中心、以工作流程為主導(dǎo)、以信息數(shù)據(jù)為支撐，使組織內(nèi)外的各個(gè)部門、各個(gè)人員協(xié)同運(yùn)作起來達(dá)成組織目標(biāo)的信息系統(tǒng)。

1.節(jié)省工作成本，利于文件傳閱管理

與過去對紙質(zhì)文件的審閱方式相比，通過遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)處理收發(fā)文件及共享信息資源可以節(jié)省大量紙張，降低辦公成本。領(lǐng)導(dǎo)可直接在遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)上閱讀、審批和修訂電子文件，并保留閱讀和修改的痕跡，解決了過去因反復(fù)修改文件草稿而浪費(fèi)大量紙張的問題;而且，電子文件在遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)上可同時(shí)向多人傳閱，縮短了文件傳閱的周期，避免了紙質(zhì)文件丟失的可能性。

2.方便檢索查閱，促進(jìn)信息共享

遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)中的公用文檔、公共信息和通知公告等功能模塊是各部門共享信息資源的平臺，員工可通過遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)及時(shí)了解全院的新信息，有利于部門之間的溝通與合作。遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)上強(qiáng)大的條件檢索功能為員工快速查找文件資料提供了的便利，解決了過去花費(fèi)大量時(shí)間翻查紙質(zhì)文件的問題，從而提高搜集文件資料的效率。

3.增強(qiáng)監(jiān)控能力，提高行政管理水平

遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)能及時(shí)有效地監(jiān)控各個(gè)部門、各位員工的日程安排、辦文情況以及會議室、車輛和辦公用品的使用情況，并具有催辦督辦和自動提醒的功能，一方面防止了延誤業(yè)務(wù)辦理時(shí)間的情況，另一方面有利于管理員的全局監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)協(xié)調(diào)解決。此外，在遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)上處理的流程步驟都留有審批痕跡，具有可追溯性，方便日后的查閱和管理。