資料管理系統(tǒng)是能夠幫助企業(yè)管理者們提高工作效率，而不是增加他們的負(fù)擔(dān)。具備簡(jiǎn)潔的流程設(shè)計(jì)，沒有復(fù)雜的表單設(shè)計(jì)。企業(yè)管理軟件在重視系統(tǒng)功能的全面性，流程的可控性，技術(shù)的先進(jìn)性，更要注重系統(tǒng)的易用性。

一：易于理解。資料管理系統(tǒng)的所有文檔其語言簡(jiǎn)練、前后一致、易于理解以及語句無歧義。包括宣傳資料應(yīng)實(shí)事求是，言簡(jiǎn)意賅，而不是過度包裝；功能名稱、圖標(biāo)、提示信息等應(yīng)該直接、明了，沒有歧義，容易理解，讓使用資料管理系統(tǒng)的用戶一看就知道是干什么的。充分考慮普通用戶的接受水平，語言直白、描述細(xì)致、邏輯清晰，盡量避免專業(yè)術(shù)語。

二：易于學(xué)習(xí)。資料管理系統(tǒng)在業(yè)務(wù)功能屏幕中不宜提供過多的操作功能使操作者眼花繚亂，摒棄無關(guān)信息的堆砌，簡(jiǎn)單的界面更能突出功能的強(qiáng)大；操作或處理錯(cuò)誤的提示信息明確。資料管理系統(tǒng)的使用手冊(cè)站在用戶的角度，每一操作步驟細(xì)致、清楚，讓用戶輕松獲得幫助。

三：易于操作。資料管理系統(tǒng)讓用戶可以直接根據(jù)窗口提示上手使用，無需過多的參考使用說明書和參加培訓(xùn)；各項(xiàng)功能流程設(shè)計(jì)的很直接，爭(zhēng)取在一個(gè)窗口完成一套操作；在一個(gè)業(yè)務(wù)功能中可以關(guān)聯(lián)了解其相關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，具有層次感；資料管理系統(tǒng)合理的默認(rèn)值和可選項(xiàng)的預(yù)先設(shè)定，也能避免了過多的手工操作；如果系統(tǒng)某操作將產(chǎn)生嚴(yán)重后果，該功能執(zhí)行應(yīng)是可逆的，或者程序應(yīng)給出該后果的明顯警告并且在執(zhí)行該命令前要求確認(rèn)；