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在線檔案管理系統(tǒng)：提高企業(yè)檔案管理系統(tǒng)水平的對策 |
| 作者：佚名 來源：網(wǎng)絡(luò) |
| 導(dǎo)讀：在線檔案管理系統(tǒng)專題：提高企業(yè)檔案管理系統(tǒng)水平的對策：可以將與正式文件相關(guān)的一些草稿文件進行收集、整理和保存。(二)加強電子文檔的歸檔工作。電子文檔的歸檔管理工作，是將電子文檔進行整理并確定文檔屬性后，將其保存在儲存介質(zhì)上，以便長期保存的過程。加強電子文檔的歸檔管理工作，注意電子文檔的歸檔時間，一般以一個年度為一個周期和時限保存，將電子文檔的最終成稿刻，在線檔案管理系統(tǒng)專題，免費檔案管理系統(tǒng) |
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提高企業(yè)檔案管理系統(tǒng)水平的對策
(一)加強企業(yè)電子文檔的收集與整理工作。對于檔案管理系統(tǒng)來講，收集工作是最基本的。電子文檔的特性不同于以往的紙質(zhì)文件，在收集的范圍、渠道、方法上都與紙質(zhì)文件存在著差異。比如草稿文件，由于其不具備正式文件的功能，并且不易保存，所以在一般的情況下是不進行保留的。而電子文檔相對紙質(zhì)文件是容易保存的，所以要注意電子文檔的管理和收集，可以將與正式文件相關(guān)的一些草稿文件進行收集、整理和保存。
(二)加強電子文檔的歸檔工作。電子文檔的歸檔管理工作，是將電子文檔進行整理并確定文檔屬性后，將其保存在儲存介質(zhì)上，以便長期保存的過程。加強電子文檔的歸檔管理工作，注意電子文檔的歸檔時間，一般以一個年度為一個周期和時限保存，將電子文檔的最終成稿刻錄到光盤等存儲介質(zhì)上，以便日后進行反復(fù)查閱和使用。對于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務(wù)電子文檔，宜采用備份的方法，在網(wǎng)絡(luò)上進行，但不宜將備份文件和原電子文檔存放在同一臺網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上。
(三)加強電子文檔的辨別、審核工作�！峨娮庸膫鬏敼芾頃盒修k法》中明確指出，電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力。因此，要制定詳細(xì)的工作制度，加強對電子文檔的定期核對、辨別和審核工作。主要是審核電子文檔的內(nèi)容是否完整，文檔形成的過程是否合規(guī)，是否符合歸檔和存儲的要求等。
(四)加強計算機設(shè)備的軟硬件管理。做好電子文檔的管理工作，加強計算機設(shè)備的軟硬件管理也是重要一環(huán)。例如，創(chuàng)新電子文檔的存儲手段，為檔案管理部門配備必要的計算機設(shè)備，且盡量采用光盤刻錄的保存方式，而且要確保是“雙重備份”。還要定期對計算機的安全漏洞進行維護，及時升級殺毒軟件。另外，計算機硬件設(shè)備也要達到一定的環(huán)境要求，溫度要保持在18~20℃之間，相對濕度要達到35％～40％之間，
不斷加強防磁設(shè)備的完善和維護工作，從而保證電子文檔信息數(shù)據(jù)的安全和穩(wěn)定。
(五)加強檔案管理系統(tǒng)人才培養(yǎng)工作。計算機檔案管理系統(tǒng)是一門新興的專業(yè)，從事檔案管理系統(tǒng)的人員必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識和計算機信息技術(shù)等方面的技能。因此，檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)科學(xué)知識，逐步掌握日新月異的信息技術(shù)，順應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐，才能更出色地為企業(yè)的檔案管理工作服務(wù)。
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