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在線辦公自動化系統(tǒng)專題

在線辦公自動化系統(tǒng)：協(xié)同管理軟件：企業(yè)管理的秘密武器

在企業(yè)管理思想領(lǐng)域流行著一種“協(xié)同管理”的概念，由“協(xié)同管理”概念衍生出的“協(xié)同管理OA軟件”正逐漸被大中型企業(yè)所青睞，成為這些企業(yè)加強(qiáng)企業(yè)管理者的控制力和執(zhí)行力的“秘密武器”。

對不同行業(yè)的企業(yè)來講，管理工作要實現(xiàn)的目標(biāo)是加強(qiáng)內(nèi)控、控制成本、降低風(fēng)險、提升工作效率，從而將收益最大化，首當(dāng)其沖是“內(nèi)控”，這已經(jīng)成為眾多企業(yè)的共識。目前，很多企業(yè)已經(jīng)逐步構(gòu)建了內(nèi)控與風(fēng)險管理的各種制度體系，但真正借助信息化系統(tǒng)剛性實施內(nèi)控與風(fēng)險管理者，還為數(shù)甚少。對于“信息數(shù)據(jù)100%電子化”的大中型企業(yè)來說，配套IT系統(tǒng)的落實就變得很有必要�！皡f(xié)同管理軟件”正是產(chǎn)生于這樣的背景。

“協(xié)同管理軟件”的應(yīng)用目前主要集中在OA的層面，其表現(xiàn)是在企業(yè)內(nèi)部，企業(yè)和客戶、供應(yīng)商、合作伙伴等之間實現(xiàn)協(xié)同工作，造就一個高效的辦公體系。

企業(yè)管理成敗終究還是要看企業(yè)的執(zhí)行力，只要企業(yè)有好的管理模式、管理制度，好的領(lǐng)頭羊，充分調(diào)動全體員工的積極性，就能發(fā)揮最大的管理執(zhí)行力，企業(yè)就一定能創(chuàng)造百年企業(yè)的目標(biāo)。
 
近二十余年來，OA辦公系統(tǒng)以其日益強(qiáng)大的辦公自動化功能倍受管理者的青睞，成為國內(nèi)眾多企業(yè)的必備軟件。從第一代OA的硬件配置階段到第七代的移動OA，發(fā)展至今，OA辦公系統(tǒng)已經(jīng)不僅僅局限于作為內(nèi)部溝通或信息發(fā)布的平臺，還提供一系列強(qiáng)大的功能，如文檔管理自動化、工作流程自動化、行政日常事務(wù)處理等很多企業(yè)對OA系統(tǒng)的需求隨著企業(yè)發(fā)展壯大而有了新的變化。

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不僅僅關(guān)心辦公自動化，更著眼于辦公室管理，OA不應(yīng)該只是一個辦公自動化的平臺，還應(yīng)該是一個運(yùn)營管理的平臺，可以實時管控辦公人員的工作效率和質(zhì)量，實現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)的精細(xì)化管理。然而，許多管理者逐步發(fā)現(xiàn)：傳統(tǒng)的OA雖然能夠?qū)崿F(xiàn)辦公室辦公的全面自動化，但已無法滿足對辦公的效率和質(zhì)量的提升。在方便辦公室人員辦公的同時，往往未能帶來企業(yè)真正意義上的效益提升。

管理學(xué)大師湯姆.彼得斯曾說:“所有的白領(lǐng)工作都是項目工作”，換句話講，要管好辦公室的工作效率和質(zhì)量，需要有一個比OA更精細(xì)化、更有力度的項目管理平臺�？偟膩碚f，優(yōu)化的OA通過以下三個功能實現(xiàn)對人員辦公時間、成本及質(zhì)量的管控：   
1、細(xì)化工作分解與責(zé)任分解。 
我們可以知道傳統(tǒng)OA的待辦事務(wù)功能相對比較簡單，通常都是領(lǐng)導(dǎo)指派一個任務(wù)，或者制定一個計劃的標(biāo)準(zhǔn)，由企業(yè)員工執(zhí)行，并在執(zhí)行完成后上傳工作匯報，只完成了辦公管理中文件流轉(zhuǎn)的功能，卻無法覆蓋工作執(zhí)行范疇。而優(yōu)化的OA除了實現(xiàn)辦公自動化外，成功將觸角延生到了策略以及計劃的執(zhí)行范疇，不僅支持計劃和任務(wù)的審批、通知，通過引入項目管理功能，還能對任務(wù)、工作進(jìn)行劃分、指派以及進(jìn)度的跟進(jìn)。在系統(tǒng)上，管理層可工作任務(wù)功能實現(xiàn)任務(wù)布置、任務(wù)審批、任務(wù)接受、任務(wù)匯報、任務(wù)督辦、任務(wù)總結(jié)和任務(wù)評閱等任務(wù)事情跟蹤，同時，管理者可統(tǒng)計任務(wù)數(shù)量和監(jiān)控部門任務(wù)完成情況。
  
2、量化工作與成本。 
OA能夠?qū)�項目時間以及成本進(jìn)行管控。首先，工作計劃功能下面的若干個小活動的執(zhí)行時間和使用資源計劃，包括每一個小活動需要多少時間完成、申請多少資源(人力資源、設(shè)備、物資等)。其次，在實際執(zhí)行中若出現(xiàn)逾期或超支的情況，這些數(shù)據(jù)均會在項目的頁面顯示。管理層只需要通過項目頁面即可對項目進(jìn)度一目了然，清楚地了解到項目是否按照進(jìn)度完成，有效監(jiān)控項目成員的工作效率及資源是否使用過度，實現(xiàn)事中監(jiān)控和調(diào)整。
 
3、跟蹤工作進(jìn)度與質(zhì)量。 
OA是一個實時跟進(jìn)的一體化管理工作平臺。對于不同活動負(fù)責(zé)人更新的信息，系統(tǒng)會實時匯總，并自動關(guān)聯(lián)相關(guān)活動，形成一張實時關(guān)聯(lián)的概覽地圖，清晰的展示項目進(jìn)度，極大地方面管理人員進(jìn)行執(zhí)行跟進(jìn)。