偉創(chuàng)軟件：辦公軟件專家

在線辦公自動(dòng)化系統(tǒng)專題

在線辦公自動(dòng)化系統(tǒng)：協(xié)同辦公軟件信息化建設(shè)中不可或缺的組成部分

協(xié)同辦公軟件已經(jīng)成為企業(yè)信息化建設(shè)中不可或缺的重要組成部分，但是，很多用戶協(xié)同辦公軟件的應(yīng)用情況不容樂觀，大多數(shù)企業(yè)用戶只用到OA系統(tǒng)20%的功能，剩下80%的功能很少甚至從未被使用過，或者是已有的功能應(yīng)用不深入、不能很好的解決企業(yè)實(shí)際問題。如何深化協(xié)同辦公軟件的應(yīng)用是企業(yè)信息化的值得探討的問題。深化協(xié)同辦公軟件的應(yīng)用有很多措施，但主要的還是在以下幾個(gè)方面：

一、協(xié)同辦公軟件的應(yīng)用服務(wù)是保障
首先最終用戶在使用協(xié)同辦公軟件的過程中，會(huì)遇到系統(tǒng)的使用問題、系統(tǒng)BUG等系列問題，需要有軟件廠商提供相應(yīng)的服務(wù)和保障；另一方面，隨著協(xié)同辦公軟件應(yīng)用的深入和企業(yè)處理不同的發(fā)展階段，用戶新需求卻是不定時(shí)、不定性產(chǎn)生的，需要在原有系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行功能完善和擴(kuò)充。 

二、協(xié)同辦公軟件的應(yīng)用領(lǐng)導(dǎo)帶頭是關(guān)鍵
協(xié)同辦公軟件的實(shí)施是企業(yè)的全員行為，涉及到企業(yè)各個(gè)部門和所有的員工，因此領(lǐng)導(dǎo)的重要決定了OA軟件應(yīng)用的深入程度和效果，系統(tǒng)的使用不能僅憑員工個(gè)人的興趣和積極性。
應(yīng)該說在開始推廣時(shí)需要領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和推動(dòng)，一般員工對(duì)系統(tǒng)使用有一個(gè)熟悉的過程，甚至部分人會(huì)有抵觸情緒（特別是系統(tǒng)在存在缺陷有待完善時(shí)），當(dāng)所有人員都習(xí)慣于這種協(xié)同辦公模式之后，整個(gè)系統(tǒng)應(yīng)用將進(jìn)入一個(gè)良性循環(huán)的模式，在使用過程中能夠?qū)ΜF(xiàn)有的應(yīng)用不斷提出良好的建議。

三、協(xié)同辦公軟件的應(yīng)用需求是根本
在前期OA系統(tǒng)的規(guī)劃特別是需求的規(guī)劃期間，企業(yè)的核心業(yè)務(wù)人員和管理人員必須全力參與，否則系統(tǒng)建成后往往就很難投入正常運(yùn)行，發(fā)揮實(shí)際應(yīng)用效果。首先，OA系統(tǒng)需求不能貪大求全，一個(gè)單位建設(shè)協(xié)同辦公軟件，不能貪大求全求新，需要立足于本單位的實(shí)際需求，就是最好的；其次，在實(shí)施前進(jìn)行充分有效的溝通必不可少，軟件實(shí)施方通常會(huì)進(jìn)行一定程度的定制開發(fā)，這就要求用戶方和軟件實(shí)施方保持充分和有效的溝通，以需求引導(dǎo)開發(fā)，避免不必要的誤解和錯(cuò)誤。

四、選擇適合自身的協(xié)同辦公軟件
協(xié)同辦公軟件的應(yīng)用過程往往都要經(jīng)歷由淺到深、由簡(jiǎn)到繁的過程，用戶需求也可以分階段、有規(guī)劃的進(jìn)行，因此，建議選擇功能實(shí)用、系統(tǒng)成熟、安全、性能穩(wěn)定、價(jià)格適中的OA產(chǎn)品。一方面其功能簡(jiǎn)單實(shí)用、便于用戶快速上手，OA也降低了系統(tǒng)維護(hù)的成本和技術(shù)難度；其次，OA軟件具備極好的擴(kuò)展性和靈活性，可以為深化應(yīng)用階段的OA運(yùn)用打好良好基礎(chǔ)。

企業(yè)用戶在協(xié)同辦公軟件的實(shí)施過程，經(jīng)過需求的規(guī)劃整理、OA系統(tǒng)選型、開發(fā)、測(cè)試、培訓(xùn)、上線、服務(wù)等相關(guān)環(huán)節(jié)，可以說每個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)系統(tǒng)的應(yīng)用都有一定的影響，處理好關(guān)鍵的環(huán)節(jié)從而達(dá)到深化系統(tǒng)的應(yīng)用。