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在線辦公自動(dòng)化系統(tǒng)專題

在線辦公自動(dòng)化系統(tǒng)：信息技術(shù)在現(xiàn)代學(xué)校管理中的應(yīng)用

  產(chǎn)生這種現(xiàn)狀的原因,固然有信息技術(shù)管理系統(tǒng)的建設(shè)滯后,學(xué)校管理人員的信息技術(shù)素質(zhì)也是不可忽視的問題。信息技術(shù)管理系統(tǒng)主要指管理活動(dòng)中的各種信息技術(shù)設(shè)備及其相應(yīng)的軟件,下面?zhèn)��?chuàng)軟件為大家介紹一下，而學(xué)校管理人員的信息技術(shù)素質(zhì)主要包括管理觀念、信息技術(shù)技能等內(nèi)容。

  一、信息技術(shù)在學(xué)校管理中的地位和作用
            1、信息技術(shù)是學(xué)校管理化代化的重要標(biāo)志
  信息技術(shù)主要是通過對(duì)各種學(xué)校管理信息的收集、處理、傳送、分析等來實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)校管理的。它在學(xué)校管理中具有信息收集全面、處理準(zhǔn)確、傳送快捷、分析科學(xué)等特點(diǎn)。因此它在學(xué)校管理中的運(yùn)用是學(xué)校管理現(xiàn)代的重要標(biāo)志。用系統(tǒng)科學(xué)的觀點(diǎn)來看,學(xué)校是社會(huì)這個(gè)大系統(tǒng)中的一個(gè)子系統(tǒng),構(gòu)成學(xué)校這個(gè)子系統(tǒng)的要素有人、財(cái)、物、事和信息。要素中的人主要包括教育者與受教育者,他們通過信息技術(shù)環(huán)境的相互作用形成了學(xué)校的教學(xué)、管理等一系列活動(dòng);財(cái)與物是指為滿足學(xué)校的各項(xiàng)活動(dòng)所需的資金和學(xué)校的設(shè)施、材料等。這些財(cái)與物通過信息技術(shù)手段的介入才能實(shí)現(xiàn)物盡其用,財(cái)盡所為;信息則是指與學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)有關(guān)的數(shù)據(jù)、知識(shí)和資料。學(xué)校中的各種信息只有通過快捷、準(zhǔn)確的處理才能實(shí)現(xiàn)學(xué)校的科學(xué)管理。

  從學(xué)校管理過程來看,所謂學(xué)校管理,是學(xué)校管理人員圍繞學(xué)�；�本目標(biāo),對(duì)學(xué)校各項(xiàng)工作、各種因素進(jìn)行計(jì)劃、組織、指導(dǎo)和控制等項(xiàng)活動(dòng)的過程。學(xué)校的基本目標(biāo)可分為學(xué)校總體目標(biāo)和分類目標(biāo),前者包括辦學(xué)和教育的總方針、定量目標(biāo)和保證措施。不認(rèn)是學(xué)校的總體目標(biāo)還是學(xué)校的分類目標(biāo)都要量化后,落實(shí)在每一部門和人員身上,只有做到"千斤重?fù)?dān)眾人挑,人人身上有目標(biāo)",才能使學(xué)校工作目標(biāo)一致、達(dá)成度高。對(duì)學(xué)校管理目標(biāo)的量化、管理、分析等只有以信息技術(shù)為手段,才能做到公證、公平、科學(xué)、合理。

  對(duì)學(xué)校管理實(shí)現(xiàn)目標(biāo)管理的同時(shí),還要做到學(xué)校管理方法和管理手段的現(xiàn)代化。學(xué)校管理方法與手段的現(xiàn)代化,首先要保證學(xué)校管理思想的現(xiàn)代化,就是從學(xué)校實(shí)際出發(fā),確立與現(xiàn)代教育相適應(yīng)的、融入信息技術(shù)理念的管理思想;其次是學(xué)校管理方法現(xiàn)代化。學(xué)校管理中應(yīng)該運(yùn)用系統(tǒng)論、信息論和控制論的理論和方法,借鑒現(xiàn)代管理科學(xué)的成果并加以充實(shí)和發(fā)展;再次,管理手段的現(xiàn)代化也是不容忽視的,隨著社會(huì)的發(fā)展和教育信息化步伐的的加快,學(xué)校管理的信息量不斷增加,對(duì)管理信息處理的時(shí)效性要求以及管理的復(fù)雜程度大大提高,在這種情況下,只有應(yīng)用信息技術(shù)輔助進(jìn)行管理,才能使大量的信息處理能夠準(zhǔn)確、及時(shí)地進(jìn)行,才能使前述的現(xiàn)代化管理思想和方法付諸實(shí)現(xiàn)。因此可以說,信息技術(shù)的應(yīng)用是學(xué)校管理現(xiàn)代化的一個(gè)重要標(biāo)志。

  2、信息技術(shù)是學(xué)校管理科學(xué)化的有效手段
  學(xué)校各項(xiàng)管理工作是通過對(duì)學(xué)校人、財(cái)、物、事等的管理來實(shí)現(xiàn)的,而信息始終貫穿于學(xué)校的各項(xiàng)管理活動(dòng)之中,可以說,學(xué)校管理過程就是對(duì)學(xué)校管理信息進(jìn)行分析、處理的過程。學(xué)校管理人員運(yùn)用信息技術(shù)手段來收集信息了解管理對(duì)象,通過信息技術(shù)手段對(duì)信息加工處理制訂工作計(jì)劃或進(jìn)行學(xué)校工作決策,通過指導(dǎo)信息實(shí)施對(duì)學(xué)校工作的調(diào)度與控制,通過反饋信息來檢查和評(píng)價(jià)學(xué)校工作的效果。

  學(xué)校管理活動(dòng)中所涉及到的信息大體上可分為教職工信息、學(xué)生信息、各種活動(dòng)信息以及學(xué)校財(cái)、物信息、科研等五種類型:教職員工信息主要指教職工的人事、教學(xué)業(yè)績(jī)和科研水平檔案等;學(xué)生信息通常包括學(xué)生基本情況、學(xué)習(xí)成績(jī)、健康狀況、思想品行的記錄等;活動(dòng)信息主要包括學(xué)校舉辦和組織的各類課內(nèi)、課外活動(dòng)等。這些信息以及對(duì)它們加工的結(jié)果能反映學(xué)校教學(xué)工作和行政管理工作的當(dāng)前狀況,從而為管理人員提供決策依據(jù)。學(xué)校的財(cái)、物信息主要指上級(jí)教育行政部門的撥款、各種渠道捐款、其它收入以及學(xué)校的支出,學(xué)校經(jīng)費(fèi)的預(yù)算、圖書資料、儀器設(shè)備、電教器材及其它固定資產(chǎn)的信息,這些信息的管理和使用,對(duì)管理人員掌握學(xué)校財(cái)務(wù)收支情況,改進(jìn)和提高財(cái)、物資源的利用效益,起著重要作用�？蒲行畔⒅饕�指,教職工在教育教學(xué)過程所開展的教學(xué)研究的信息、學(xué)生在課內(nèi)外從事的小發(fā)明、小創(chuàng)造活動(dòng)信息。

   對(duì)這部分信息的掌握和分析,對(duì)于師生從事創(chuàng)造性的教與學(xué)活動(dòng)有著激勵(lì)作用。對(duì)上述信息的收集、處理、分析可以通過校園電視系統(tǒng),也可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或校園網(wǎng)進(jìn)行。運(yùn)用這些信息技術(shù)手段處理學(xué)校管理信息比人工處理要準(zhǔn)確、高效、快捷得多。
除上述學(xué)校內(nèi)部管理信息以外,各級(jí)政府以及教育行政管理部門對(duì)學(xué)校教育的指示、安排等信息也是學(xué)校管理不可缺少的內(nèi)容,如果通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸,實(shí)現(xiàn)管理信息的共享,能提高管理的透明度,對(duì)于實(shí)現(xiàn)民主管理、科學(xué)管理等具有重要意義。

   二、運(yùn)用信息技術(shù)構(gòu)建學(xué)校管理信息系統(tǒng)
   學(xué)校管理信息系統(tǒng)主要以計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)為手段,對(duì)學(xué)校管理信息進(jìn)行全面管理的人機(jī)系統(tǒng),它由硬件和軟件兩部分構(gòu)成,硬件主要由學(xué)校管理資源庫、管理信息網(wǎng)、用戶終端等構(gòu)成,軟件部分主要由系統(tǒng)軟件、操作平臺(tái)、管理軟件組成。學(xué)校管理系統(tǒng)能準(zhǔn)確、及時(shí)地反映學(xué)校各項(xiàng)工作的當(dāng)前狀態(tài),能利用過去的數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)未來,能從全局出發(fā)輔助學(xué)校各職能部門以及校長(zhǎng)管理學(xué)校。

   由此可見,學(xué)校管理信息系統(tǒng)首先必須具有強(qiáng)大的電子數(shù)據(jù)處理功能,能大大提高學(xué)校管理人員的工作效率,減輕勞動(dòng)強(qiáng)度,同時(shí),學(xué)校管理信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)采用管理數(shù)學(xué)模型,將仿真、優(yōu)化結(jié)合起來,為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的決策提供有效信息。

   根據(jù)學(xué)校管理各職能部門及其工作任務(wù),通常可將學(xué)校管理信息系統(tǒng)劃分為教學(xué)管理、學(xué)生管理、教職工信息、圖書管理、財(cái)務(wù)管理、其它事務(wù)管理等,這些系統(tǒng)既是學(xué)校管理信息系統(tǒng)中的分系統(tǒng),偉創(chuàng)軟件的信息管理系統(tǒng)，同時(shí)又是功能相對(duì)獨(dú)立的職能管理系統(tǒng)。

   1、教學(xué)管理信息系統(tǒng)
   教學(xué)管理信息系統(tǒng)通常包括學(xué)生編班、學(xué)籍管理、課程表編排與調(diào)度、選課、教學(xué)檔案管理等子系統(tǒng)。系統(tǒng)要注意學(xué)生編班是按照年齡、性別、入學(xué)成績(jī)等情況分析處理,并按照某些給定的原則把新生分配到各個(gè)平行班級(jí)。編班處理的原始數(shù)據(jù)來自學(xué)生管理系統(tǒng)中的招生管理子系統(tǒng);學(xué)籍管理是教務(wù)行政管理工作的重要內(nèi)容,主要包括學(xué)生在校期間各科學(xué)習(xí)成績(jī)的登錄,統(tǒng)計(jì)處理,各種成績(jī)表冊(cè)及成績(jī)報(bào)告單打印和保存,提供各種查詢功能以便及時(shí)了解各科教學(xué)情況和各班學(xué)習(xí)質(zhì)量;課程表是學(xué)校進(jìn)行教學(xué)活動(dòng)的依據(jù),是教學(xué)工作的時(shí)間、空間和人力的總調(diào)度。課程表編排與調(diào)度要涉及學(xué)生、教師、教室和設(shè)備等多方面因素,因而它是教務(wù)管理系統(tǒng)中一個(gè)十分重要也是比較復(fù)雜的子系統(tǒng); 選課系統(tǒng)主要是為學(xué)生在選修課程時(shí),提供查詢,保證學(xué)生有效地選課而設(shè)置,該系統(tǒng)主要是將學(xué)校提供的選修課程、授課教師、選修人數(shù)提供給師生。教學(xué)檔案管理包括各年級(jí)、班級(jí)和各課程的教學(xué)計(jì)劃、教師教學(xué)情況、有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表及教學(xué)文件的登錄、整理、查詢與存貯等。

   2、學(xué)生管理信息系統(tǒng)
   這里的學(xué)生管理指的是對(duì)學(xué)生工作的綜合性管理。由于招生、培養(yǎng)、分配是學(xué)校教育的三個(gè)基本環(huán)節(jié),因而該系統(tǒng)通常包括招生管理信息、學(xué)生操行及獎(jiǎng)懲管理信息、畢業(yè)去向信息等。學(xué)生操行及獎(jiǎng)懲管理子系統(tǒng)主要輔助學(xué)生管理部門進(jìn)行各學(xué)期末或?qū)W年末的學(xué)生操行綜合測(cè)評(píng)、三好學(xué)生和優(yōu)秀學(xué)生干部的評(píng)選,各項(xiàng)獎(jiǎng)金的評(píng)定以及學(xué)生處分情況記錄等項(xiàng)工作,包括對(duì)上述有關(guān)數(shù)據(jù)的登錄、統(tǒng)計(jì)、排序、查詢和存檔等。

   3、教職工信息系統(tǒng)
   教職工信息系統(tǒng)主要由教職工基本情況檔案和教師業(yè)務(wù)信息兩個(gè)子系統(tǒng)組成,它主要是完成上述內(nèi)容的登錄、分類、檢索查詢和各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表輸出等。基本情況包括教職工本人的基本情況及其家庭簡(jiǎn)要情況,教師業(yè)務(wù)信息則主要記載教師的專業(yè)方向、外語能力、教學(xué)情況、科研成果和業(yè)務(wù)進(jìn)修情況等項(xiàng)內(nèi)容。

   4、圖書資料管理系統(tǒng)
   圖書資料管理系統(tǒng)通常由采編管理、流通管理和報(bào)刊雜志管理三個(gè)子系統(tǒng)組成,用以輔助學(xué)校圖書館及資料室的日常管理業(yè)務(wù)。采編管理子系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)圖書訂購(gòu)、查詢和訂單備案等功能;流通管理子系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)書庫快速檢索、登錄、編制日、月、年報(bào)表等功能;報(bào)刊雜志管理子系統(tǒng)則主要完成各種報(bào)刊、雜志的征訂、統(tǒng)計(jì)匯總和檢索。

   5、學(xué)校財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)
   財(cái)務(wù)管理是學(xué)校管理的重要任務(wù)之一,它直接關(guān)系到執(zhí)行國(guó)家的財(cái)經(jīng)政策和紀(jì)律、合理使用資金、充分發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益,更好地為學(xué)校教學(xué)服務(wù)。財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)通常包括以下四個(gè)子系統(tǒng):計(jì)劃、預(yù)算管理子系統(tǒng),根據(jù)事業(yè)計(jì)劃需要,對(duì)未來年度的資金進(jìn)行籌集與分配處理;會(huì)計(jì)核算子系統(tǒng),主要進(jìn)行各種財(cái)務(wù)憑證和賬務(wù)的處理、核算,打印科目匯總表和匯總平衡表等各類報(bào)表,實(shí)現(xiàn)預(yù)算和計(jì)劃執(zhí)行情況的統(tǒng)計(jì)和跟蹤;工資核算子系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)工資結(jié)算、分部門匯總、打印工資發(fā)放表冊(cè)、錢幣面值統(tǒng)計(jì)等功能;財(cái)務(wù)分析子系統(tǒng),對(duì)財(cái)務(wù)計(jì)劃和預(yù)算的執(zhí)行狀況進(jìn)行分析并作出決算,以此總結(jié)和考核學(xué)校各方面經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的效果與存在的問題。

   6、學(xué)校財(cái)產(chǎn)管理系統(tǒng)
   學(xué)校財(cái)產(chǎn)就是學(xué)校的設(shè)備物資,這里所說的財(cái)產(chǎn)管理主要由儀器設(shè)備管理和學(xué)校固定資產(chǎn)管理兩個(gè)子系統(tǒng)組成。前者包括實(shí)驗(yàn)室及信息技術(shù)所用的教學(xué)儀器、設(shè)備的管理;后者則指除此以外的教學(xué)、辦公用房、各類家俱及其它固定資產(chǎn)的管理。本系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)上述財(cái)產(chǎn)的登錄,對(duì)使用、維護(hù)、更新改造和報(bào)廢情況的記錄。檢索查詢以及統(tǒng)計(jì)匯總功能。