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在線辦公自動化系統(tǒng)專題

在線辦公自動化系統(tǒng)：企業(yè)如何做好電子文檔管理

一、企業(yè)實行電子文檔管理的必要性和優(yōu)勢
         (一)提升辦公速度。在企業(yè)的檔案管理工作中，電子文檔以其快捷的辦文速度和傳輸速度等優(yōu)勢逐漸取代了紙質(zhì)文件。通過計算機軟、硬件設(shè)備將電子文檔進行存儲、查詢和修改，使辦公變得越來越輕松和快捷。只有實現(xiàn)文檔的電子化，才能夠改變文檔使用的種種局限，實現(xiàn)文檔信息資源的合理配置、科學(xué)管理和高效使用。

    (二)方便文檔歸類。企業(yè)電子文檔的使用將傳統(tǒng)的文書檔案、會計檔案、人事檔案等分類打破，取而代之的是以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的企業(yè)文檔可以分散在幾個管理系統(tǒng)中，分類也變得更加的詳細、科學(xué)和規(guī)范。從文檔保存的角度來講，傳統(tǒng)的紙制文件可能具有很強的優(yōu)勢，但在資源存儲與利用的角度來說，電子文檔是具有明顯的優(yōu)勢的。

    (三)保密性強。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，電子文檔具有一定的保密性，可以通過計算機加密軟件對電子文檔進行加密，也可以使用文檔管理系統(tǒng)對文檔進行加密或者進行級次授權(quán)，從而可以控制電子文檔的使用和閱讀。當前計算機的新技術(shù)還可以采用密鑰和文檔分離管理技術(shù)，密鑰與密文分離存儲，密鑰的下放與解密由系統(tǒng)控制。對企業(yè)核心文件進行驅(qū)動級加密，只有通過文檔安全系統(tǒng)的身份認證之后，才能獲取密鑰，對機密文件進行解密。否則，拷貝到的是加密后的文件，無法使用。

二、企業(yè)電子文檔管理存在的問題
        (一)沒有保存文檔的意識，文檔原稿的修改隨意性大。在計算機上起草和撰寫文件，這是當前辦公室工作的常事。但是，如果一旦將文件從紙上打印出來后， 電子文檔就會常常被忽略，多數(shù)文檔被刪除。另一方面，很多企業(yè)沒有采取很好的措施來保護文檔，有些職員甚至對原稿內(nèi)容進行隨意的增寫、刪除和修改等操作，使文檔底稿的內(nèi)容發(fā)生不斷的改變，失去了電子文檔保存的意義。

    (二)文檔分類不明確，沒有采用“雙重備份”。計算機電子文檔的歸檔工作是依據(jù)文檔的歸檔范圍和價值程度，將電子文檔進行收集、篩選、分類并將其轉(zhuǎn)化為“文件序列數(shù)字化檔案” 的過程。但是目前，很多企業(yè)沒有將電子文檔進行科學(xué)合理的類別分類和價值分類 。另外，在保存工作上，重要的電子文檔沒有能夠做到“雙重備份”(即將電子文檔備份到兩塊物理硬盤上或者一份電子文檔備份到硬盤上，另一份電子文檔備份到其它存儲介質(zhì)上)。這樣，如果一旦計算機系統(tǒng)出現(xiàn)問題，特別是計算機硬盤損壞時，一些重要的電子文檔就會遭遇丟失的危險。

    (三)缺乏專業(yè)的電子文檔管理人才。計算機電子文檔管理工作，不但要求管理人員具有專業(yè)的檔案管理知識，而且要有較好的計算機操作能力，更重要的是管理人員需要耐心、認真和判斷能力。

三、提高企業(yè)電子文檔管理水平的對策
        (一)加強企業(yè)電子文檔的收集與整理工作。對于電子文檔管理來講，收集工作是最基本的。電子文檔的特性不同于以往的紙質(zhì)文件，在收集的范圍、渠道、方法上都與紙質(zhì)文件存在著差異。比如草稿文件，由于其不具備正式文件的功能，并且不易保存，所以在一般的情況下是不進行保留的 。而電子文檔相對紙質(zhì)文件是容易保存的，所以要注意電子文檔的管理和收集，可以將與正式文件相關(guān)的一些草稿文件進行收集、整理和保存。

    (二)加強電子文檔的歸檔工作。電子文檔的歸檔管理工作，是將電子文檔進行整理并確定文檔屬性后，將其保存在儲存介質(zhì)上，以便長期保存的過程。加強電子文檔的歸檔管理工作，注意電子文檔的歸檔時間，一般以一個年度為一個周期和時限保存，將電子文檔的最終成稿刻錄到光盤等存儲介質(zhì)上，以便日后進行反復(fù)查閱和使用。對于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務(wù)電子文檔，宜采用備份的方法，在網(wǎng)絡(luò)上進行，但不宜將備份文件和原電子文檔存放在同一臺網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上。

    (三)加強電子文檔的辨別、審核工作�！峨娮庸�文傳輸管理暫行辦法》中明確指出，電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力。因此，要制定詳細的工作制度，加強對電子文檔的定期核對、辨別和審核工作。主要是審核電子文檔的內(nèi)容是否完整，文檔形成的過程是否合規(guī)，是否符合歸檔和存儲的要求等。

    (四)加強計算機設(shè)備的軟硬件管理。做好電子文檔的管理工作，加強計算機設(shè)備的軟硬件管理也是重要一環(huán)。例如，創(chuàng)新電子文檔的存儲手段，為檔案管理部門配備必要的計算機設(shè)備，且盡量采用光盤刻錄的保存方式，而且要確保是“雙重備份”。還要定期對計算機的安全漏洞進行維護，及時升級殺毒軟件。另外，計算機硬件設(shè)備也要達到一定的環(huán)境要求，溫度要保持在18~20℃之間，相對濕度要達到35％～40％之間 ，
不斷加強防磁設(shè)備的完善和維護工作，從而保證電子文檔信息數(shù)據(jù)的安全和穩(wěn)定。

    (五)加強電子文檔管理人才培養(yǎng)工作。計算機電子文檔管理是一門新興的專業(yè)，從事電子文檔管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識和計算機信息技術(shù)等方面的技能。因此，檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)科學(xué)知識，逐步掌握日新月異的信息技術(shù)，順應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐，才能更出色地為企業(yè)的檔案管理工作服務(wù)。