偉創(chuàng)軟件：辦公軟件專家

在線辦公自動化系統(tǒng)專題

在線辦公自動化系統(tǒng)：協(xié)同管理與協(xié)同軟件的區(qū)別

  任何現(xiàn)代社會中的組織，無論政府機關還是企事業(yè)單位，其機構設置都是依據(jù)職能來的，基本是每個部門對應承擔某種特定的職能，各部門之間靠流程相互銜接運轉自成為一個系統(tǒng)，并且各職能部門又以特定的流程與組織外部保持聯(lián)系構成更大的生態(tài)圈。由于信息化的進程不同，這些職能部門的信息化的進化速度也不同，早期的軟件多以某個部門的結構化信息處理效率為中心而設計，這樣便有了我們熟知的財務軟件、進銷存軟件、人力資源軟件、項目管理軟件等等，但不幸的是軟件用戶最終發(fā)現(xiàn)由于這些軟件的廠商各不相同，所以軟件之間互不聯(lián)通，形成了所謂孤島效應，這種令人煩惱的因素最終促進了從MIS的產(chǎn)生到MRP直至ERP的進化過程。

  然而，ERP廠商還沒有來得及開始慶祝自己一統(tǒng)天下的時候，問題卻更多地暴露出來了，即使出庫單能自動變成財務憑證被記帳、匯總、統(tǒng)計、查詢，但顯然組織管理中有大量影響組織發(fā)展如公文、合同、會議紀要、工作計劃之類的非結構化信息既不能在ERP中存檔也無法分享給更多非ERP軟件的使用者。另外大約有不超過50本管理大師的管理經(jīng)典著作影響著當今全球的組織管理者，這些經(jīng)典中既無提高庫存周轉率的絕招，也沒有合理避稅的秘籍，但毋庸置疑，諸如行為職業(yè)化導向、執(zhí)行力建設、文化建設之類的價值觀和方法論卻是任何一個組織管理者都不敢忽視的管理精髓。相比具體而形象的業(yè)務流程而言，這些無形而有力的東西更像空氣，雖然看不到，卻不可或缺。更令人沮喪的是，對ERP廠商的知識和能力而言，實現(xiàn)這些范疇的軟件應用如同讓魯班作詩，勉為其難了點。

　最終，協(xié)同管理軟件應運而生！

　對普通用戶而言，與協(xié)同管理軟件的理念相比，傳統(tǒng)OA軟件不過是對組織中辦公室這類部門的業(yè)務（如公文、考勤之類的）的簡單解釋，再加上email和bbs照顧一下其他人通訊的需求的小兒科玩具。在協(xié)同軟件的設計理念中，傾向于將整個組織（而不是一個個部門）作為一個整體去考慮，并最終以人（而不是類似采購員這樣業(yè)務角色）為中心最終展現(xiàn)功能和應用。OA中常見的工作流（workflow）技術不再是與公文處理相關的少數(shù)人的專用功能了，而成為了無需學習（對以復雜著稱的工作流技術，這顯然是很大的挑戰(zhàn)）、最常用的組織內部人人必要的協(xié)同功能首選，文檔管理不再是辦公室內某個上了年紀的女同事的專用按鈕，知識管理成了組織內用戶的基本功能，憑借互聯(lián)網(wǎng)和無線通訊技術，協(xié)同管理軟件也許更像內部電話（其實比電話費更便宜、比電話更直觀、更可控），幾乎除了ERP擅長的結構化數(shù)據(jù)的計算之外的任何組織內對任何人的協(xié)調、溝通、分享之類的愿望或行為都可以通過它來完成，無論組織成員是在本地或者分散在地球的任何一個角落。

   就技術管理者的偏好評價，協(xié)同管理軟件會是一個非�？岬某�級發(fā)燒平臺，不僅在技術層面以SOA、MVC之類的理念和技術在悄然演化中奠定了協(xié)同的技術實現(xiàn)基礎，在應用層面，協(xié)同管理軟件也以PORTAL、協(xié)同OA之類的應用概念橫空出世般扮演著管理軟件中的核心角色。

   對整個組織來說，協(xié)同管理軟件不僅將對整個組織的行為基于先進的管理思想或理念進行再造，建立更富有執(zhí)行力的組織行為習慣，還將肩負整合ERP或局部應用的使命成為組織的數(shù)字化信息的中樞，甚至更進一步將組織外部的使用者囊括到系統(tǒng)的使用者范疇中來，從而在更大的范圍內實現(xiàn)協(xié)同。我們可以預見，協(xié)同管理軟件在未來必改變信息化系統(tǒng)布署的順序，用戶不會選擇重走"先財務后業(yè)務再ERP"這樣的傳統(tǒng)道路，完全可能選擇首先建立以組織管理為核心的協(xié)同OA再配上一些急需的局部業(yè)務應用軟件的新模式。

   也許對未來誕生的新組織籌建時對工作環(huán)境的標準要求是－電話、網(wǎng)絡設施、協(xié)同管理軟件，一個都不能少！