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在線辦公自動(dòng)化系統(tǒng)專題

在線辦公自動(dòng)化系統(tǒng)：提高企業(yè)效率的方法

前幾天和幾個(gè)做企業(yè)管理咨詢的朋友聊天。聊到了管理系統(tǒng)。幾個(gè)朋友都說，最近幾年接手ERP、OA的項(xiàng)目很多，但大多都比較盲目。根本就不了解ERP和OA，也沒有仔細(xì)了解自身的實(shí)力和目前公司的發(fā)展情況，就準(zhǔn)備開始做系統(tǒng)。最后大多數(shù)公司失敗告終，或是瀕臨破產(chǎn)。

一個(gè)ERP系統(tǒng)，動(dòng)輒上十萬，便宜的也要幾萬。一些幾千塊錢所做出的ERP系統(tǒng)，則是漏洞百出，白白浪費(fèi)企業(yè)資金。而且每年高額的維護(hù)費(fèi)，也讓一些小企業(yè)捉襟見肘。OA雖然相對便宜一些，但是OA的作用更加偏向于管理人員。使人員工作規(guī)范化。對于企業(yè)運(yùn)作和辦公優(yōu)化則無太大實(shí)質(zhì)性改變。

幾個(gè)朋友介紹說，與ERP和OA同為管理系統(tǒng)的，還有一種，叫做文檔管理系統(tǒng)。這種系統(tǒng)最大的優(yōu)點(diǎn)是通用性。它的通用性體現(xiàn)在兩方面。一方面是行業(yè)的通用，每個(gè)行業(yè)都可以應(yīng)用。另一方面是企業(yè)發(fā)展時(shí)期的通用性。不管是剛成立的小公司或是跨國大集團(tuán)。這個(gè)系統(tǒng)都會(huì)起到關(guān)鍵的作用。而且全部采用B/S架構(gòu)，方便企業(yè)辦公，價(jià)格較低，每個(gè)企業(yè)都可以選擇。與OA、ERP并列為當(dāng)今企業(yè)管理的“三大殺手锏”。

企業(yè)管理可分為管人、管事、管物。OA系統(tǒng)針對于對人員進(jìn)行約束和管理。在企業(yè)中負(fù)責(zé)管人。ERP系統(tǒng)是整合單位各種流程，使其信息化、電子化。增加工作效率。在企業(yè)中管事。剩下的企業(yè)資料、信息文檔等數(shù)據(jù)，則是由文檔管理系統(tǒng)負(fù)責(zé)管理。

聽完朋友的介紹，我私下對文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行了了解。文檔管理系統(tǒng)發(fā)展到2013年，基于B/S架構(gòu)的文檔管理系統(tǒng)已經(jīng)出現(xiàn)。通過上傳到服務(wù)器中進(jìn)行集中存儲(chǔ)，管理更加方便，查找更快，而且只要有互聯(lián)網(wǎng)的地方，就可以通過瀏覽器直接訪問系統(tǒng)。功能眾多，包括文檔的權(quán)限管理、全文搜索、存儲(chǔ)加密、審批流程、文檔審計(jì)、版本管理、規(guī)則應(yīng)用、在線編輯和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

為了更好的了解，選擇了市面上較為常見的致得E6協(xié)同文檔管理軟件為例。進(jìn)行了軟件的試用了解。在這里和大家分享一下。

采用B/S架構(gòu)，瀏覽器與服務(wù)器構(gòu)成體系，只要通過瀏覽器輸入域名，便可與服務(wù)器連接。搭建一個(gè)海量文檔資料的集中存儲(chǔ)的平臺(tái)。在這個(gè)平臺(tái)中，所有的文檔資料以及各種文獻(xiàn)都可以安全高效地進(jìn)行管理。實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域作業(yè)，資源共享便捷。

樹形目錄結(jié)構(gòu)，支持根據(jù)部門進(jìn)行目錄的分配，在實(shí)現(xiàn)文檔集中存儲(chǔ)安全共享的同時(shí)，通過對不同人員設(shè)定不同級(jí)別、不同權(quán)限來保證所有相關(guān)機(jī)密資料的安全使用。

支持自動(dòng)備份數(shù)據(jù)庫和完整數(shù)據(jù)備份兩種方式。當(dāng)企業(yè)文檔或硬盤因人員操作失誤或病毒感染等原因?qū)е缕茐臅r(shí)，可以利用完整備份的數(shù)據(jù)在第一時(shí)間進(jìn)行恢復(fù)，保證內(nèi)部核心數(shù)據(jù)的完整和安全。

文件快速定位，搜索功能強(qiáng)大�？梢曰�于資料的正文、文件名、后綴、創(chuàng)建者、編號(hào)、屬性、創(chuàng)建時(shí)間、更新時(shí)間、目錄等屬性組合搜索。

實(shí)時(shí)溝通，系統(tǒng)設(shè)有即時(shí)消息，短信平臺(tái)，并支持郵件發(fā)送，提高資源共享，更加具有便捷性。

修訂版管理功能，可以保留之前修改過的版本，如果新版資料有誤刪除或更改不合理的地方，或需要使用舊版時(shí)，可以退回到所需版本。

審批流程快捷。建立不同的文件流轉(zhuǎn)形式，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。文檔將根據(jù)流程送至相應(yīng)部門及人員進(jìn)行審閱，將公文流轉(zhuǎn)與短信通知結(jié)合，加速文件的審核與批閱，提高效率。

這種軟件的優(yōu)點(diǎn)是可以讓辦公更加簡潔、智能化。非常適用于發(fā)展中企業(yè)�？梢宰龅揭粋�(gè)幫企業(yè)規(guī)范辦公的效果。反觀ERP系統(tǒng)。其實(shí)是一個(gè)流程系統(tǒng)。把企業(yè)經(jīng)營多年的流程模式使其信息化、電子化。一定要確�，F(xiàn)有流程的準(zhǔn)確、高效。所以ERP系統(tǒng)比較適合已經(jīng)成長穩(wěn)定，規(guī)模較大，發(fā)展多時(shí)的大企業(yè)。加之價(jià)錢昂貴，不是一般企業(yè)可以承受的。所以ERP系統(tǒng)并不是中小企業(yè)的最佳選擇。

OA、ERP和文檔管理系統(tǒng)，這三者的關(guān)系可以舉個(gè)例子來說明。就像是古代武林高手所懷的絕技一樣。我們需要內(nèi)功和招式。就像易筋經(jīng)，九陽神功，用來護(hù)住我們的身體、增加內(nèi)力，并輔助攻擊招數(shù)，增強(qiáng)威力。這就是文檔管理系統(tǒng)。在確保自身安全的時(shí)候，我們需要一定的招數(shù)去對敵。這就需要類似于降龍十八掌、六脈神劍等武功。這就是OA系統(tǒng)。至于ERP，則是我們手中的神兵利器，類似于屠龍刀、倚天劍。三者相輔相成。沒有哪個(gè)重要或不重要。只是時(shí)間先后、自身經(jīng)驗(yàn)等來決定哪個(gè)更適合。一點(diǎn)武功不會(huì)的人，得到屠龍刀倚天劍，也無法使用，很可能會(huì)把自己誤傷。只有內(nèi)力，也只能挨打。光會(huì)招數(shù)則容易被別人打死。