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在線OA協(xié)同辦公系統(tǒng)專(zhuān)題

在線OA協(xié)同辦公系統(tǒng)：分析企業(yè)信息化風(fēng)險(xiǎn)管理

        目前一些典型的信息化產(chǎn)品或模型，如企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)、物料需求計(jì)劃(MRP)、制造資源計(jì)劃(MRPII)、計(jì)算機(jī)輔助制造(CAM)等，已經(jīng)在技術(shù)上成熟，成為有效的管理模式和重要的技術(shù)手段，用的得當(dāng)可以使企業(yè)實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)流程中的資源進(jìn)行有效利用，從而達(dá)到改善管理水平與管理效率目標(biāo)。在注意到信息化項(xiàng)目的優(yōu)點(diǎn)的同時(shí)，我們也要看到信息化項(xiàng)目相對(duì)于一般的項(xiàng)目而言在管理、技術(shù)、時(shí)間、資金、實(shí)施和維護(hù)等方面存在更多的風(fēng)險(xiǎn)因素。以ERP為例，據(jù)統(tǒng)計(jì)，在其實(shí)施項(xiàng)目中，一般只有15%左右的能按期、按預(yù)算成功實(shí)施，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成;約一半左右的實(shí)施項(xiàng)目遭到失敗。

　　我國(guó)中小企業(yè)明顯存在著人才缺乏、資金短缺、技術(shù)落后、信息滯后、管理水平低和協(xié)同能力差等一系列問(wèn)題，嚴(yán)重影響著中小企業(yè)的快速、穩(wěn)定和持續(xù)發(fā)展。一些企業(yè)由于對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)和管理理念上的落后，不能夠適應(yīng)信息化管理，不能有效地發(fā)揮信息整合的效能。另外，企業(yè)部門(mén)之間缺乏有效的溝通與聯(lián)系，信息缺乏合理的規(guī)范性，不能夠有效共享。與信息化相匹配的業(yè)務(wù)流程再造的失敗通常是信息化項(xiàng)目失敗的重要原因。

　　為了進(jìn)一步提高中小企業(yè)的生存與發(fā)展能力，中小企業(yè)必須理性的面對(duì)和把握當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)全球化和全球信息化環(huán)境，以及中國(guó)企業(yè)缺乏有效管理帶來(lái)的挑戰(zhàn)和壓力，并從企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略高度審視企業(yè)信息化建設(shè)的作用與價(jià)值，盡快、科學(xué)的做出應(yīng)用協(xié)同商務(wù)、供應(yīng)鏈管理、企業(yè)資源計(jì)劃、業(yè)務(wù)模式重組、產(chǎn)品協(xié)同研發(fā)和信息技術(shù)的決策，并逐步落到實(shí)處。具體而言，就是將企業(yè)的管理技術(shù)、研發(fā)技術(shù)、制造技術(shù)、信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，通過(guò)有效的應(yīng)用，推動(dòng)供應(yīng)鏈協(xié)同商務(wù)模式、相互信任和雙贏機(jī)制的創(chuàng)新、企業(yè)管理模式和業(yè)務(wù)流程的創(chuàng)新、產(chǎn)品研發(fā)模式和設(shè)計(jì)理念的創(chuàng)新、產(chǎn)品制造模式和方法的創(chuàng)新，從而全面提升中小企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

　　增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，積極地防范風(fēng)險(xiǎn)，是實(shí)施信息化項(xiàng)目中必須認(rèn)真考慮的事項(xiàng)。風(fēng)險(xiǎn)管理是一種特殊的管理功能，它通過(guò)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、評(píng)估與控制，以較低的成本獲得較多的安全保障。由于人們對(duì)于信息化項(xiàng)目的認(rèn)知不夠完整，另外，信息技術(shù)的載體不容易被人們直接感知，以至人們對(duì)于包括技術(shù)、溝通、管理的一些重要因素的變化情況很難預(yù)先完全把握，在項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中容易造成對(duì)于企業(yè)組織架構(gòu)的損害和經(jīng)濟(jì)上的損失。進(jìn)行有效的風(fēng)險(xiǎn)管理是減少損失的重要手段。在實(shí)際的風(fēng)險(xiǎn)管理的過(guò)程中，除了要有較強(qiáng)的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和按照科學(xué)的方法有步驟地提出系統(tǒng)防范風(fēng)險(xiǎn)和解決問(wèn)題的措施之外，更重要的是通過(guò)合理的方法辨識(shí)風(fēng)險(xiǎn)、分析風(fēng)險(xiǎn)、控制風(fēng)險(xiǎn)，找出不同的風(fēng)險(xiǎn)來(lái)源，區(qū)分風(fēng)險(xiǎn)因索對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的影響，并且對(duì)于不同的風(fēng)險(xiǎn)采取相應(yīng)的防范與化解的措施。

　　企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理的目的是讓相關(guān)人員提出合適的問(wèn)題，在風(fēng)險(xiǎn)和收益的平衡上作出恰當(dāng)?shù)呐袛嗯c選擇。那么，中小企業(yè)開(kāi)展信息化應(yīng)如何降低或規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)呢?筆者將從以下幾個(gè)方面與中小企業(yè)主和廣大讀者朋友們進(jìn)行交流：

　　公司內(nèi)部管理部門(mén)存在的風(fēng)險(xiǎn)：

　　成功的信息化系統(tǒng)的建設(shè)首先需要管理層對(duì)信息化的價(jià)值透徹理解，不能急于求成，不能為上信息化而信息化。企業(yè)高層必須要在人力、物力、財(cái)力及戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃上給予信息化建設(shè)高度重視，并明確項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)和職能。領(lǐng)導(dǎo)的重視，勢(shì)必帶動(dòng)各級(jí)員工的積極性和參與意識(shí)，為信息化項(xiàng)目的實(shí)施奠定良好的基礎(chǔ)，確保信息建設(shè)的順利實(shí)施。

　　信息化是一個(gè)管理理念上的改變，而不僅僅是一個(gè)項(xiàng)目。不少中小企業(yè)高層管理人員尚未認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)。項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中僅由技術(shù)主管負(fù)責(zé)，缺少管理人員和業(yè)務(wù)人員的積極參與，項(xiàng)目經(jīng)理由技術(shù)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任。管理觀念的轉(zhuǎn)變還體現(xiàn)在信息化系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程對(duì)企業(yè)原有的管理思想的調(diào)整上。信息化不僅僅是用一個(gè)系統(tǒng)或買(mǎi)一套軟件，更重要的是帶來(lái)了整套先進(jìn)的管理思想。只有深刻理解、全面消化吸收了新的管理思想，并結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況加以運(yùn)用，才能充分發(fā)揮系統(tǒng)帶來(lái)的效益。因此，在實(shí)施過(guò)程中中小企業(yè)管理人員和業(yè)務(wù)人員轉(zhuǎn)變管理思想是一個(gè)必不可少的痛苦過(guò)程。順利轉(zhuǎn)變管理思想，在某種意義上是信息化成功推行的最關(guān)鍵的因素。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層要站在企業(yè)整體戰(zhàn)略規(guī)劃的高度來(lái)考慮信息化。站的越高看得越遠(yuǎn)，做出的規(guī)劃實(shí)施成功的把握就越大，信息化為企業(yè)做出的貢獻(xiàn)也將越大。

　　許多企業(yè)投入大量資金卻并沒(méi)有提高效率，往往是專(zhuān)注與如何用軟件實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)，其結(jié)果往往不如人意，沒(méi)有把軟件的實(shí)施真正同管理的改進(jìn)結(jié)合起來(lái)。信息化的過(guò)程涉及到企業(yè)管理方法、經(jīng)營(yíng)機(jī)制、生產(chǎn)組織方式、人員素質(zhì)、管理基礎(chǔ)和國(guó)家經(jīng)濟(jì)管理體制等諸多因素，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，具有典型的項(xiàng)目管理的特征，需要有一套規(guī)范的實(shí)施原則和方法來(lái)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程進(jìn)行有效的組織和管理，需要各相關(guān)部門(mén)問(wèn)的緊密配合與相互協(xié)調(diào)。

　　在制定信息化戰(zhàn)略時(shí)，首先，企業(yè)要對(duì)安全性、實(shí)用性、先進(jìn)性等方面進(jìn)行全面統(tǒng)籌和權(quán)衡，把企業(yè)信息系統(tǒng)依據(jù)操作層、運(yùn)營(yíng)層和決策層三個(gè)層次來(lái)規(guī)劃，緊緊圍繞企業(yè)中長(zhǎng)期發(fā)展戰(zhàn)略，以支持企業(yè)實(shí)現(xiàn)使命為主要目標(biāo)，建設(shè)和不斷完善相應(yīng)的硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)。其次，制定具體實(shí)施推進(jìn)策略是，在做好整體規(guī)劃的前提下，分步實(shí)施、重點(diǎn)突破、持續(xù)改進(jìn)。最后，在關(guān)鍵環(huán)節(jié)、關(guān)鍵機(jī)構(gòu)、關(guān)鍵業(yè)務(wù)進(jìn)行實(shí)施，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)關(guān)鍵點(diǎn)的信息化，然后連點(diǎn)成線，織線成面，接面成體，最終構(gòu)成立體化、高度集成、高度集中的企業(yè)級(jí)智能信息應(yīng)用系統(tǒng)。