一、企業(yè)物流管理現(xiàn)狀及信息化管理物流的目標(biāo)
該企業(yè)在庫(kù)存管理以及物流方面存在管理手段落后，庫(kù)站分散、信息溝通不暢，同類設(shè)備多、備件重復(fù)儲(chǔ)備、數(shù)據(jù)“孤島”無(wú)法共享等問(wèn)題。這些問(wèn)題有其單位自身的特性，但大部分屬于我國(guó)企業(yè)庫(kù)存管理上的共性問(wèn)題。企業(yè)決定嘗試通過(guò)信息化建設(shè)加強(qiáng)對(duì)物流網(wǎng)絡(luò)管理。設(shè)計(jì)企業(yè)以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為手段，通過(guò)再造業(yè)務(wù)流程，建立規(guī)章制度，整合管理資源，扁平化管理和軟件研發(fā)，通過(guò)開發(fā)已實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化物流”系統(tǒng)，同時(shí)通過(guò)接口開發(fā)與企業(yè)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)，努力實(shí)現(xiàn)企業(yè)資金流、物流、信息流和業(yè)務(wù)流的“四流合一”。
通過(guò)系統(tǒng)建設(shè)，預(yù)計(jì)庫(kù)房流動(dòng)資金周轉(zhuǎn)將提高一倍，周轉(zhuǎn)天數(shù)降低46.4天，節(jié)約庫(kù)房流動(dòng)資金占用5 000萬(wàn)元，節(jié)約銀行利息250萬(wàn)元。
二、企業(yè)現(xiàn)狀要求通過(guò)信息化建設(shè)加強(qiáng)物流管理
首先從物資管理自身需求來(lái)看，一是分散的物資管理，會(huì)造成庫(kù)存流動(dòng)資金占用較大，企業(yè)上年度庫(kù)存流動(dòng)資金占用1.86億元；二是庫(kù)存積壓物資龐大，重復(fù)采購(gòu)。由于信息不能共享，同類儲(chǔ)備很難綜合調(diào)劑。積壓物品，將影響生產(chǎn)成本；三是手工記賬，無(wú)法高效準(zhǔn)確地對(duì)物品進(jìn)行分類管理。倉(cāng)庫(kù)盤點(diǎn)往往出現(xiàn)物品數(shù)量和賬目不符的情況，管理人員多，工作效率低；四是單個(gè)微機(jī)庫(kù)存管理，形成企業(yè)內(nèi)部封閉的信息孤島，很難全面及時(shí)地掌握庫(kù)存物資的動(dòng)態(tài)信息。 其次從物資使用單位需求來(lái)看。
一是計(jì)劃處理反饋不及時(shí)。計(jì)劃上報(bào)后，是否正常處理、合同簽訂情況、供應(yīng)商情況、到貨情況使用單位不掌握，以致計(jì)劃重復(fù)上報(bào)；
二是對(duì)單位物資庫(kù)存分布情況和實(shí)時(shí)成本情況無(wú)法監(jiān)控，調(diào)劑成本的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，成本不實(shí)；
三是分散的采購(gòu)和儲(chǔ)備管理，不能發(fā)揮集中采購(gòu)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)；
四是成本實(shí)時(shí)監(jiān)控管理的要求越來(lái)越迫切，部分制造部門已經(jīng)提出物資核算到車間班組機(jī)臺(tái)的內(nèi)部管理要求。
最后從監(jiān)管的角度看，一是財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)一體化，不能及時(shí)準(zhǔn)確的反映市場(chǎng)的價(jià)格變動(dòng)情況、物資到貨情況、估價(jià)入賬的明細(xì)情況，財(cái)務(wù)核算不及時(shí)；二是管理手段的落后，造成了管理機(jī)制上的漏洞。急需的物資進(jìn)不來(lái)，不急需的長(zhǎng)線物資占用庫(kù)存，計(jì)劃上報(bào)和預(yù)算管理脫節(jié)；三是供應(yīng)商及付款管理不夠規(guī)范；四是傳統(tǒng)的手工統(tǒng)計(jì)方法，滯后的信息反饋，難以滿足現(xiàn)代化管理的需要。
三、提出的具體解決手段
通過(guò)對(duì)企業(yè)物流庫(kù)存管理進(jìn)行重新流程設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)流程全程計(jì)算機(jī)規(guī)范化管理，通過(guò)計(jì)算機(jī)控制物流工作。首先用料部門直接在內(nèi)部網(wǎng)上提出物資需求計(jì)劃，單位專業(yè)人員進(jìn)行網(wǎng)上匯總，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在網(wǎng)上審批，交庫(kù)領(lǐng)用后的質(zhì)量監(jiān)控反饋網(wǎng)上閉環(huán)管理流程。其次規(guī)范招標(biāo)采購(gòu)流程，加強(qiáng)供應(yīng)商管理，實(shí)現(xiàn)中標(biāo)信息網(wǎng)上傳遞。同時(shí)約束合同標(biāo)底、供應(yīng)商，由計(jì)算機(jī)生成合同，依據(jù)合同按照生產(chǎn)進(jìn)度需求合理交庫(kù)。第三規(guī)范交庫(kù)、應(yīng)付款掛帳的業(yè)務(wù)流程。交庫(kù)單全部依據(jù)合同生成，應(yīng)付款依據(jù)發(fā)票和驗(yàn)收入庫(kù)單自動(dòng)生成，ABC方式付款結(jié)果自動(dòng)形成。
通過(guò)上述流程規(guī)范了庫(kù)房管理的業(yè)務(wù)流程，徹底甩掉傳統(tǒng)的手工記賬流程。同時(shí)審計(jì)建議配合新業(yè)務(wù)流程完善各項(xiàng)規(guī)章制度，形成各環(huán)節(jié)工作人員相互監(jiān)督制約機(jī)制，加強(qiáng)系統(tǒng)制約功能。 具體實(shí)施思路。業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)通過(guò)建立預(yù)算、計(jì)劃、招投標(biāo)、合同、交庫(kù)、資金、統(tǒng)計(jì)七大功能模塊，從而形成涵蓋企業(yè)全部業(yè)務(wù)流程的四個(gè)閉環(huán)控制系統(tǒng)。
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