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在線無紙化辦公系統(tǒng)專題

在線無紙化辦公系統(tǒng)：從OA實(shí)施維度看OA項(xiàng)目的成敗幾率

     影響OA項(xiàng)目成功的因素有很多，首先，我們?cè)谶x型階段便要把好關(guān)，對(duì)備選產(chǎn)品的易用性、開放性、擴(kuò)展性綜合把控，為之后的一系列工作打好基礎(chǔ)。其次，在實(shí)施過程中要把握實(shí)施技巧，以最省時(shí)、省力、省人、省錢、省罵的方式推動(dòng)系統(tǒng)上線運(yùn)行，同時(shí)也為接下來的維護(hù)服務(wù)鋪平道路。
           接下來，本文將從OA實(shí)施的維度探討OA項(xiàng)目的成敗幾率究竟如何。
           1、項(xiàng)目人員的選擇
           OA項(xiàng)目組成員不僅包括供應(yīng)商的實(shí)施人員，還需要用戶方人員的參與。相比供應(yīng)商的實(shí)施人員，客戶是自己組織業(yè)務(wù)的專家，由客戶提出基礎(chǔ)管理問題、梳理業(yè)務(wù)流程方案，甚至是各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的采集和調(diào)研、需求的深化，而實(shí)施人員則更多地?fù)?dān)任顧問角色，如此一來可以有效實(shí)現(xiàn)只是和能力的傳遞，培養(yǎng)客戶自行建立、調(diào)整、變更和管理OA系統(tǒng)的能力，從而提高系統(tǒng)活性和生命周期。

    對(duì)用戶方項(xiàng)目組成員的選擇應(yīng)當(dāng)指導(dǎo)企業(yè)根據(jù)人員素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、項(xiàng)目范圍等方面選拔，并保證有技能的人員全職參與到項(xiàng)目中，確保得到高層管理人員的支持。項(xiàng)目人員必須是對(duì)項(xiàng)目大力支持，同時(shí)能夠承受一定工作壓力的員工，否則，內(nèi)部的溝通協(xié)調(diào)成本就會(huì)抵消一部分項(xiàng)目的成功概率。

    2、培訓(xùn)方式的確立
          培訓(xùn)的過程往往是枯燥的，OA項(xiàng)目的培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋規(guī)章制度、協(xié)同管理理念宣傳和協(xié)同辦公系統(tǒng)操作指導(dǎo)等。

    但培訓(xùn)方式可以是靈活的，可以采用通俗易懂的文字說明、生動(dòng)的PPT演示、直觀的視頻等培訓(xùn)教材，并制作培訓(xùn)記錄和效果反饋文檔以保證培訓(xùn)的質(zhì)量。

    還可以是交互的，采用筆試、上機(jī)操作等形式進(jìn)行考核，并及時(shí)將考核結(jié)果反饋給項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)，在培訓(xùn)通報(bào)會(huì)上，可以采用提名表揚(yáng)優(yōu)秀者，不提名闡述不合格情況的方式，帶動(dòng)客戶的學(xué)習(xí)積極性。

    當(dāng)然沒有激勵(lì)就沒有動(dòng)力，OA系統(tǒng)培訓(xùn)還可以配合一定的獎(jiǎng)懲機(jī)制，正負(fù)激勵(lì)并行。

    3、實(shí)施過程的推進(jìn)
           剛開始接觸OA，員工存在抵觸情緒是難免的，如何在安撫中推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)行時(shí)OA項(xiàng)目組成員考慮的問題。

    生搬硬套達(dá)不到好效果，需要有技巧、有步驟的推進(jìn)。偉創(chuàng)軟件就總結(jié)了一個(gè)原則：先易后難、先共性后個(gè)性，先提高上線率、提高黏著度再深化應(yīng)用。條件允許的情況下，還可以通過論壇、即時(shí)通訊、視頻文件分享等交互性較強(qiáng)的版塊，從興趣出發(fā)推動(dòng)OA系統(tǒng)應(yīng)用和推廣。

    4、實(shí)施團(tuán)隊(duì)的能力
          實(shí)施人員在整個(gè)OA項(xiàng)目中是貫穿始終的，其所在的實(shí)施團(tuán)隊(duì)的能力對(duì)OA項(xiàng)目的成功率起著關(guān)鍵作用。一個(gè)OA項(xiàng)目的成功不僅要求實(shí)施團(tuán)隊(duì)對(duì)產(chǎn)品足夠熟悉、融會(huì)貫通，更更強(qiáng)調(diào)非技術(shù)方面的顧問咨詢、項(xiàng)目管理的綜合素質(zhì)。

    OA協(xié)同辦公軟件與財(cái)務(wù)軟件等小規(guī)模應(yīng)用軟件的區(qū)別在于它不僅涉及到軟件產(chǎn)品，還囊括了組織各部門的業(yè)務(wù)流程。OA軟件在企業(yè)中的應(yīng)用效果不僅取決于軟件自身的質(zhì)量，更在于對(duì)實(shí)施過程的理性、成熟把控。