偉創(chuàng)軟件：辦公軟件專(zhuān)家

在線(xiàn)無(wú)紙化辦公系統(tǒng)專(zhuān)題

在線(xiàn)無(wú)紙化辦公系統(tǒng)：選擇OA系統(tǒng)的誤區(qū)

     誤區(qū)一：自己開(kāi)發(fā) 自己開(kāi)發(fā)OA更能夠滿(mǎn)足自身要求，還可以隨時(shí)升級(jí)、維護(hù)，可控性強(qiáng)，能避免上當(dāng)受騙，但實(shí)際上呢？首先，OA系統(tǒng)已經(jīng)涉及到越來(lái)越多的學(xué)科技術(shù)，包括計(jì)算機(jī)、通信、網(wǎng)絡(luò)、管理與行為、多媒體、數(shù)據(jù)庫(kù)、圖形圖像等等，是一個(gè)需要綜合各種人才的團(tuán)隊(duì)工程，一個(gè)或者幾個(gè)普通程序員已經(jīng)很難做好。

     其次，單位內(nèi)部的程序員受行業(yè)和職位限制，無(wú)法掌握最新的管理理念及其發(fā)展趨勢(shì)，往往只能對(duì)市面上的OA系統(tǒng)和自己?jiǎn)挝坏霓k公流程進(jìn)行簡(jiǎn)單模仿和克隆，不能夠真正實(shí)現(xiàn)提升管理水平的目的； 再次，頻繁調(diào)整OA系統(tǒng)會(huì)嚴(yán)重影響員工的快速掌握和正常使用，延長(zhǎng)融合期；最后，開(kāi)發(fā)OA系統(tǒng)需要耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力、管理、時(shí)間成本，不可控因素很多，綜合費(fèi)用最低也要幾萬(wàn)元，很多都要數(shù)十萬(wàn)元，顯然得不償失。因此除了個(gè)別特大型企業(yè)和敏感性單位，建議普通企業(yè)不必自己開(kāi)發(fā)。

    誤區(qū)二：功能越全越好 只要你肯付錢(qián)，軟件的功能是可以無(wú)限擴(kuò)充的，但這是你必需的么？ 首先，容易造成功能閑置，系統(tǒng)空洞； 其次，功能越全，系統(tǒng)越復(fù)雜，使用越困難，維護(hù)越麻煩；再次，功能多一點(diǎn)，價(jià)格多一片，一次性投入太大 最后，服務(wù)成本直線(xiàn)上升，隱形風(fēng)險(xiǎn)增大，甚至使應(yīng)用半途而廢。 選購(gòu)OA系統(tǒng)時(shí)應(yīng)該考慮一下自己的實(shí)際需求和支付能力，如果以適用為出發(fā)點(diǎn)，那么就堅(jiān)決砍掉那些可有可無(wú)、利用率低的“雞肋”功能，選一個(gè)功能緊湊，滿(mǎn)足自己核心需求的既便宜又容易二次開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)。

     而OA的功能每增加10%，價(jià)格至少會(huì)增加100%-300%，經(jīng)理人要看看自己有沒(méi)有必要為剩下的20%多付那么多的費(fèi)用。 需要注意的是，為滿(mǎn)足中小企業(yè)客戶(hù)“小而全”的特點(diǎn)，有的OA集成了人事、客戶(hù)、財(cái)務(wù)等功能模塊，這些模塊往往是“看起來(lái)很美”，并不能代替專(zhuān)業(yè)的管理軟件，只能做最簡(jiǎn)單的記錄和備份工作 。

     誤區(qū)三：價(jià)格越貴越好 選擇的OA系統(tǒng)越貴，可能發(fā)生的問(wèn)題就越少？ 首先，判斷一個(gè)OA系統(tǒng)好不好的根本原則不是看它的價(jià)格，而是看它是否適合自己； 其次， 價(jià)格越高，投入越大，負(fù)擔(dān)越重，風(fēng)險(xiǎn)越高；再次，選擇價(jià)格昂貴的名牌產(chǎn)品，其實(shí)是在替廠家支付廣告費(fèi)； 最后，產(chǎn)品可能沒(méi)有產(chǎn)品化，開(kāi)發(fā)商還是按照項(xiàng)目在做，沒(méi)有成本優(yōu)勢(shì)。我曾經(jīng)看到一個(gè)小公司在網(wǎng)站上給自己的OA標(biāo)價(jià)360000元，而銷(xiāo)售人員居然連它的功能都說(shuō)不清楚，在線(xiàn)試用了一下，簡(jiǎn)直是一塌糊涂。這就告誡選購(gòu)者千萬(wàn)擦亮眼睛，別迷信“一分價(jià)錢(qián)一分貨”，小心被奸商砸著 對(duì)中小型單位而言，我認(rèn)為萬(wàn)元左右的OA系統(tǒng)性?xún)r(jià)比最高，因?yàn)楣δ苄�、穩(wěn)定性、價(jià)格方面結(jié)合得最好。比如極品的OA，除滿(mǎn)足日常辦公需求外，還實(shí)現(xiàn)了信息流、工作流、知識(shí)流的協(xié)同管理，同時(shí)具有易上手、不限用戶(hù)、權(quán)限管理、簡(jiǎn)易客戶(hù)端、自定義工作流、終身免費(fèi)服務(wù)等特點(diǎn)，而價(jià)格僅為6980元，這些特點(diǎn)很適合中小型單位。

     誤區(qū)四：價(jià)格越低越好 價(jià)格低固然是好事，但是如果低到4000元以下就值得懷疑了，這里面是否有貓膩？ 首先，質(zhì)量問(wèn)題。這種價(jià)格極低的OA多是小公司和個(gè)人開(kāi)發(fā)的，還有是個(gè)人離職后從原來(lái)的企業(yè)里帶出來(lái)的，產(chǎn)品的穩(wěn)定性、升級(jí)性、版權(quán)等都沒(méi)有保障； 其次，隱性成本。有的軟件看起來(lái)便宜，但是有用戶(hù)數(shù)限制，比如某OA軟件報(bào)價(jià)5800元，但是只支持20個(gè)初始用戶(hù)，另外每增加10個(gè)人需付2000元，這樣50個(gè)人的單位就得11800元，還有比這個(gè)更高的用戶(hù)費(fèi)呢。

     最后，服務(wù)問(wèn)題。這種軟件一般無(wú)法提供可靠的服務(wù)，即使提供服務(wù)也要付出高昂的服務(wù)費(fèi)。軟件的服務(wù)是和產(chǎn)品融為一體的，軟件報(bào)價(jià)應(yīng)該包括一個(gè)合理的后續(xù)服務(wù)的費(fèi)用，不然用戶(hù)利益得不到有效的保障，服務(wù)費(fèi)就成了一個(gè)無(wú)底洞。 記住，過(guò)低的報(bào)價(jià)往往損失了軟件應(yīng)用的功能和服務(wù)，是對(duì)客戶(hù)的不負(fù)責(zé)任。 還有很多原因?qū)е庐a(chǎn)品低于正常價(jià)格銷(xiāo)售，比如惡性競(jìng)爭(zhēng)、搶占市場(chǎng)、爭(zhēng)奪用戶(hù)、產(chǎn)品剛上市或準(zhǔn)備退出市場(chǎng)等等，這就要求用戶(hù)不能貪圖便宜，最終損害了自己的利益。

     誤區(qū)五：系統(tǒng)越透明、開(kāi)放、越自由越好 網(wǎng)絡(luò)辦公就是讓一切都變得透明、開(kāi)放、自由么？ 開(kāi)放必須是相對(duì)的，如果所有員工都可以在網(wǎng)上隨意瀏覽單位的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶(hù)資料、成本信息、配方工藝等重要文件，就很容易造成泄密，給企業(yè)帶來(lái)不可估量的損失。

     為解決開(kāi)放和保密的矛盾，好的OA系統(tǒng)都可以讓用戶(hù)很方便的進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，這樣既方便各種文件在系統(tǒng)內(nèi)的統(tǒng)一管理又保證安全，管理者根據(jù)職位高低給員工設(shè)置不同的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，只有具有相應(yīng)權(quán)限的人才能夠看到這些資料，其他人則看不到，極品的OA權(quán)限管理就可以滿(mǎn)足到這種需求。