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在線無(wú)紙化辦公系統(tǒng)專(zhuān)題

在線無(wú)紙化辦公系統(tǒng)：四步診斷法助企業(yè)明確OA建設(shè)應(yīng)用需求

     然而，很多用戶(hù)在進(jìn)行需求規(guī)劃時(shí)，難免需求過(guò)于簡(jiǎn)單，或者過(guò)于泛化，甚至貪大求全，最后發(fā)現(xiàn)看似完美的OA系統(tǒng)上線之后，這個(gè)功能不太實(shí)用，那個(gè)功能也不太適用，所應(yīng)用的OA系統(tǒng)根本無(wú)法很好的支撐企業(yè)運(yùn)營(yíng)。那么企業(yè)用戶(hù)應(yīng)該如何明確應(yīng)用需求，正確邁出OA選型第一步呢？

     1、根據(jù)企業(yè)發(fā)展階段明確需求
             企業(yè)各個(gè)階段的信息化需求是連貫的，中間環(huán)節(jié)不應(yīng)該出現(xiàn)任何斷層。而公司不同發(fā)展階段其應(yīng)用需求是不同的，這就要求OA系統(tǒng)的應(yīng)用選擇需要根據(jù)公司的不同發(fā)展階段有目的、有計(jì)劃的進(jìn)行，在公司用戶(hù)需求的引導(dǎo)下，不斷滿(mǎn)足企業(yè)不同發(fā)展階段的管理需求。

     對(duì)此，企業(yè)在初期發(fā)展階段，由于自身?xiàng)l件限制，可選擇功能實(shí)用、性能穩(wěn)定、價(jià)格適中的OA產(chǎn)品;在深化應(yīng)用階段，隨著用戶(hù)對(duì)OA系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)進(jìn)一步加強(qiáng)，必然會(huì)產(chǎn)生一些更為準(zhǔn)確、細(xì)致的新需求，這個(gè)時(shí)候，需要一套能夠緊密貼合用戶(hù)需求進(jìn)行靈活調(diào)整的OA系統(tǒng);在協(xié)同管理階段，公司其信息化管理達(dá)到了一定程度，企業(yè)內(nèi)部往往存在多個(gè)獨(dú)立的信息化系統(tǒng)如 ERP、CRM等，需要一個(gè)集成性、整合性較強(qiáng)的綜合的協(xié)同管理平臺(tái)，比如OA系統(tǒng)顯著的整合性特勢(shì)就能實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)與第三方系統(tǒng)的無(wú)縫整合。

     2、根據(jù)公司存在的問(wèn)題明確需求
             很多企業(yè)在考慮應(yīng)用OA系統(tǒng)時(shí)往往存在盲從的、攀比的心態(tài)。“很多企業(yè)都在上OA系統(tǒng)，我們也上一套OA系統(tǒng)”、“我們的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手上了一套系統(tǒng)，我們也應(yīng)該上一套”，基于這種心態(tài)產(chǎn)生的OA系統(tǒng)應(yīng)用需求不僅不能給企業(yè)帶來(lái)價(jià)值，而且會(huì)浪費(fèi)企業(yè)資源，產(chǎn)生相反的效果。

     在企業(yè)確定OA應(yīng)用需求時(shí)，需要以企業(yè)存在的問(wèn)題為導(dǎo)向，通過(guò)對(duì)企業(yè)充分的調(diào)研找出影響企業(yè)低效甚至是無(wú)效的問(wèn)題所在，并以此為根據(jù)判斷企業(yè)到底需要怎樣的OA系統(tǒng)？比如所在的企業(yè)對(duì)流程流轉(zhuǎn)有著較高的要求，在OA選型時(shí)可有針對(duì)性的選擇工作流程管理功能較為出色的OA系統(tǒng)。

     專(zhuān)家提醒，企業(yè)客戶(hù)要認(rèn)清一點(diǎn)，OA辦公系統(tǒng)并不能解決我們所有的業(yè)務(wù)問(wèn)題，要理性看待OA辦公系統(tǒng)所產(chǎn)生的實(shí)際效果。要學(xué)會(huì)瞄準(zhǔn)重點(diǎn)需求，把我們必需的功能容納進(jìn)來(lái)，把非必需的功能暫擺一邊，這樣既可以節(jié)省成本，有可以提升系統(tǒng)性能。

     3、根據(jù)應(yīng)用的輕重緩急明確需求
             OA系統(tǒng)內(nèi)部需求一般是從各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)采集而來(lái)的，但是，這些部門(mén)的需求通常是從自身角度出發(fā)的，很多需求隸屬于業(yè)務(wù)范疇，比較專(zhuān)業(yè)化，無(wú)法上升到協(xié)同的層面。同時(shí)，世界上也不存在能夠滿(mǎn)足所有部門(mén)所有應(yīng)用需求的OA系統(tǒng)。另外，可能有一些需求，來(lái)自于嚴(yán)厲的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)勢(shì)的部門(mén)或者是不起眼的部門(mén)，倘若無(wú)法權(quán)衡這些需求，不僅將會(huì)在OA系統(tǒng)選擇上有所偏頗，而且也會(huì)因需求的不斷變化導(dǎo)致OA項(xiàng)目實(shí)施周期無(wú)限延長(zhǎng)，無(wú)法把握項(xiàng)目主干進(jìn)度的節(jié)奏，最終造成OA系統(tǒng)無(wú)法實(shí)施。

     所以要想從繁多的應(yīng)用需求中整理出必要的需求，必須衡量這些需求的輕重緩急以及其需求對(duì)于全局的影響程度，這就需要先找到一個(gè)企業(yè)共性的需求——協(xié)同，然后再考慮企業(yè)最關(guān)鍵部門(mén)急需的應(yīng)用需求，比如業(yè)務(wù)部、財(cái)務(wù)部，再是重要角色的需求，最后再是一般部門(mén)的一般應(yīng)用需求。

     4、根據(jù)公司預(yù)算明確需求
             一般而言，根據(jù)以上幾點(diǎn)，企業(yè)用戶(hù)總能找出相對(duì)適合自己的滿(mǎn)足企業(yè)需求的幾套OA辦公系統(tǒng)，那么，可以先把這些系統(tǒng)劃為目標(biāo)范圍內(nèi)。接下來(lái)，是需要根據(jù)自己公司的預(yù)算情況再次進(jìn)行剔除，在初次預(yù)選的OA辦公系統(tǒng)中，有的可能會(huì)在預(yù)算之內(nèi)，有的可能略超預(yù)算或者超額比例較大。這時(shí)，我們可以先剔除OA辦公系統(tǒng)預(yù)算超額比例太大的那些。例如公司預(yù)算20萬(wàn)元，而一些OA系統(tǒng)價(jià)格在50萬(wàn)或者上百萬(wàn)，那么這些遠(yuǎn)超預(yù)算的，可以暫不考慮。

     雖然需求是最根本的，但資金預(yù)算也是必須面對(duì)的問(wèn)題。總的來(lái)說(shuō)，我們必須以大局為重、高瞻遠(yuǎn)矚，面對(duì)一定的預(yù)算，必須毫不妥協(xié)的保留核心關(guān)鍵需求，盡量剔除掉不必要的小需求，在一定的預(yù)算范圍內(nèi)將OA系統(tǒng)應(yīng)用需求合理化。

     最后，無(wú)論我們?cè)趺催x擇OA系統(tǒng)，都要明確企業(yè)的基本應(yīng)用需求，明確引進(jìn)OA系統(tǒng)是為了提升企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率，解決企業(yè)實(shí)際管理問(wèn)題，助推企業(yè)發(fā)展的。在OA選型中，圍繞自身的需求并適當(dāng)考慮技術(shù)因素，只有這樣，才不至于在OA系統(tǒng)的選型中邁錯(cuò)腳步。