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在線無紙化辦公系統(tǒng)專題

在線無紙化辦公系統(tǒng)：企業(yè)應(yīng)用OA系統(tǒng)，四招幫你解決拖延癥

      1、制定工作計(jì)劃

      面對一項(xiàng)工作任務(wù)，我們習(xí)慣于設(shè)定一個截止期限，然后開始著手工作，頭幾天你感覺雞血滿滿，漸漸地，使你分心的干擾和借口讓你投入工作的時間越來越少，最終造成工作無法在規(guī)定的時間內(nèi)完成。

      對于工作任務(wù)，我們不能僅靠一時雞血，而是應(yīng)該確立工作目標(biāo)執(zhí)行計(jì)劃，所以你不妨利用OA系統(tǒng)日程管理功能按天、按周甚至是按月將工作任務(wù)劃分成一個個可以控制的小目標(biāo)，好讓自己知道什么時候該做什么工作，然后按照日程列表逐一完成工作任務(wù)。OA系統(tǒng)在此提醒到，制定工作計(jì)劃不能太貪、太多、太雜，建議制定自己喜歡且能勝任的目標(biāo)，然后利用自己的各種能力、資源來達(dá)成。

      2、清理待辦清單

      通常拖延的主要原因是面對過長的待辦清單而無從下手，你不知道該從哪兒開始，你也不知道要關(guān)注哪里。批表單、開會、見客戶、文件送審、學(xué)習(xí)最新業(yè)務(wù)知識……太長的待辦清單讓你形成一種想要把這些事推遲到某一天去做的沖動，你要做的事情太多，而你的精力卻有限，這時就需要你提高辦公效率了。

      OA系統(tǒng)的誕生，恰好就能幫你提速辦公效能，將一切日常工作業(yè)務(wù)信息化，不論是信息的上傳下達(dá)、流程的流轉(zhuǎn)審批，還是企業(yè)知識的學(xué)習(xí)利用、組織的溝通交流都將在OA系統(tǒng)的作用下快節(jié)奏進(jìn)行。由此一來，工作效率提高了，待辦清單自然變短了，你也就應(yīng)該知道接下來你要開展哪一項(xiàng)工作了，而且，完成你第一項(xiàng)工作任務(wù)所帶來的成就感會成為你開始下一項(xiàng)工作的驅(qū)動力。

      3、營造監(jiān)督環(huán)境

      據(jù)觀察，很多職場人工作拖延是由于自身自制力較低，需要有人監(jiān)督自己工作進(jìn)度和辦理情況。比如，領(lǐng)導(dǎo)讓你寫一個方案，中途突然被電話或者其他討論打斷了，然后你的注意力完全轉(zhuǎn)移，時間不知不覺消耗掉了，你才發(fā)現(xiàn)你的報告只寫了個開頭。你覺得距離方案提交日期還有幾天呢，不如拖到明天再寫吧，然后很可能一直拖到最后一天也沒有完成。

      OA系統(tǒng)督察督辦和任務(wù)管理功能可以實(shí)現(xiàn)對工作、任務(wù)的及時分解、下派、執(zhí)行和完成的督辦，讓企業(yè)管理層可以掌握下屬的工作分配和執(zhí)行情況，隨時查看任務(wù)的簽收和辦理情況，對任務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行及時監(jiān)督反饋和統(tǒng)計(jì)分析，并找到任務(wù)辦理的低效率環(huán)節(jié)和執(zhí)行人，修正任務(wù)執(zhí)行力下降的問題，這樣，員工的工作任務(wù)辦理情況就會處在上級領(lǐng)導(dǎo)的全程監(jiān)控下進(jìn)行，促進(jìn)員工做事的責(zé)任性，從而在無形中防止工作任務(wù)積壓、工作貽誤等問題。

      4、避免時間浪費(fèi)

      絕大多數(shù)的“拖延癥”患者在低效率的漩渦里掙扎時，他們知道自己拖拉做事并不好，但他們覺得是因?yàn)闆]有足夠的時間去完成既定的工作，特別是對于經(jīng)常有外出辦公需求的職場人來說，不在辦公室是造成他們“拖延癥”的罪魁禍?zhǔn)字�一。要避免拖延，提高工作效率，就要掌握好時間，利用好時間，避免時間的浪費(fèi)。這就要求他們不僅要在工作上有效地利用時間、而且還要在除辦公室以外的時空內(nèi)有效的利用碎片化時間進(jìn)行工作。

      最后，OA系統(tǒng)專家建議，要克服拖延癥，要學(xué)會分析利弊，了解提前完成工作有什么好處，拖延又有什么壞處，意識到自己的拖沓是完全沒有必要的，把自己拖拉的原因找出來，逐條客服這些原因，付諸實(shí)踐并持之以恒。