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在線企業(yè)ERP系統(tǒng)專題

在線企業(yè)ERP系統(tǒng)：如何在ERP系統(tǒng)環(huán)境下完善內(nèi)部控制

        1、制度控制。
                制度控制一般是以管理制度的形式實施的，即由主管部門制定一系列的規(guī)章制度，監(jiān)督會計部門實行，以保證會計軟件的正常、安全運行，免遭外界干擾破壞。主要包括：組織和人事管理制度、操作管理制度、文檔管理制度、機房管理制度、系統(tǒng)開發(fā)和維護制度等。
　　
                 2.程序控制。
                 程序控制是指依靠計算機程序(軟件)對會計核算進行內(nèi)部控制，以實現(xiàn)系統(tǒng)的自我保護。這種自我保護的內(nèi)部控制往往比通過各種管理制度實現(xiàn)的控制更為有效，主要包括：身份和權(quán)限控制：對用戶、設(shè)備、文件分別授予不同級別的特權(quán)，以防止未經(jīng)授權(quán)的人員有意進入系統(tǒng)或無意誤入系統(tǒng)，不允許合法用戶使用權(quán)限之外的設(shè)備、文件或程序，不允許進行各種越權(quán)操作。另外，對ERP軟件更換、修改、升級時，要有一定的審批手續(xù)，并由有關(guān)人員進行監(jiān)督，以保證ERP數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全。同時要定期對計算機程序及軟件進行維護，建立防治計算機病毒、黑客等入侵的措施。
　　
               3.建立健全的ERP崗位設(shè)置。
               建立ERP崗位責任制，就是要明確每個工作的職責范圍，便于企業(yè)更便捷地進行內(nèi)部控制。ERP崗位設(shè)置可以根據(jù)企業(yè)的實際情況按照不同的思路劃分為不同的崗位。比如可以把工作崗位分為基本職能崗位和ERP系統(tǒng)崗位。其中基本職能崗位可以設(shè)置為銷售、生產(chǎn)、庫存、采購、財務(wù)、出納、審核、物流、投資、戰(zhàn)略等崗位。ERP系統(tǒng)崗位分為直接管理、操作、維護ERP系統(tǒng)及計算機軟、硬件人員等。各企業(yè)可以根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求和本單位的工作需要，在保證數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設(shè)置崗位，各崗位應(yīng)保持相對獨立，但又相互聯(lián)系，相互制約。
　　
              4.操作控制。
               通過ERP操作管理制度的建立，明確規(guī)定上機操作人員對ERP軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限。一般包括輸入和輸出兩部分控制，首先輸入控制要保證輸入到計算機中的會計數(shù)據(jù)都經(jīng)過了嚴格的審核，并且所有的會計信息都是正確的，例如在ERP運行中，預(yù)防未經(jīng)審核的各種原始憑證輸入系統(tǒng)以及對錯誤的原始憑證拒絕輸入、及時更正和再輸入;凡上機操作人員必須經(jīng)過授權(quán);禁止原系統(tǒng)開發(fā)人員接觸或操作計算機，熟悉計算機的無關(guān)人員不允許任意進入機房;在輸出控制方面最重要的目標是保證各種輸出結(jié)果的正確性、真實性、完整性，保證輸出的接觸人員僅限于經(jīng)過授權(quán)的人員。

      建立輸出記錄;建立輸出文件及報告的簽章制度;建立輸出授權(quán)制度;嚴格減少資產(chǎn)的文件輸出，如開支票、提貨單要經(jīng)過有關(guān)人員授權(quán)，并經(jīng)過有關(guān)人員審核簽章。此外，運用數(shù)據(jù)文件的保護和數(shù)據(jù)加密存儲也可以保護數(shù)據(jù)的安全;對重要的ERP檔案進行雙備份，應(yīng)存放在不同的地點，并做好ERP數(shù)據(jù)的防磁、防火、防潮和防塵等工作。
　
              5.充分發(fā)揮審計職能。
              由于審計是以內(nèi)部控制系統(tǒng)為基礎(chǔ)的，外部審計人員為了對被審計單位會計資料的公正性發(fā)表意見，必須首先研究和評價內(nèi)部控制。內(nèi)部審計人員亦如此，他們從評價各部門的內(nèi)部控制制度入手，在生產(chǎn)、采購、銷售、財務(wù)會計、人力資源管理等各個領(lǐng)域查找管理漏洞，識別并防范風險，查錯糾弊，對既成損失提出應(yīng)對策略等，而且有時內(nèi)部審計還直接以完善內(nèi)部控制為目的。因此被審計單位應(yīng)認真聽取審計人員的寶貴意見，不斷完善內(nèi)部控制系統(tǒng)。
　　
               6.提高人員素質(zhì)。
               一方面ERP帶來內(nèi)控工作的革新，內(nèi)部控制工作由傳統(tǒng)的以人為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂嬎銠C軟件為主。相對于傳統(tǒng)控制業(yè)務(wù)量大、效率低、出錯率高、重復(fù)勞動等嚴重缺陷而言，ERP是對傳統(tǒng)內(nèi)控人員的極大解放。另一方面ERP又對企業(yè)員工提出了新的要求，特別是分析并提出管理需求的能力，企業(yè)需要的是跨計算機專業(yè)、財會專業(yè)、管理專業(yè)及企業(yè)相關(guān)專業(yè)的復(fù)合型人才，這也為員工的個人發(fā)展提供了更大的活動舞臺。