國(guó)內(nèi)各個(gè)行業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域，都在思索目前面臨的安全威脅及應(yīng)對(duì)措施。但是，解決問(wèn)題只有不再孤立地看待安全事件，把控好信息安全的各個(gè)環(huán)節(jié)，構(gòu)建協(xié)同、感知、主動(dòng)的防御體系，才能應(yīng)對(duì)新形勢(shì)下、無(wú)處不在的安全威脅。但是，企業(yè)、政府部門究竟應(yīng)該怎么做，致得文檔安全專家給出了一個(gè)答案。
對(duì)企業(yè)和政府部門而言，所謂電子信息安全，主要是指企業(yè)文件、數(shù)據(jù)等，這其中就包含企業(yè)機(jī)密、企業(yè)資產(chǎn)和商業(yè)機(jī)密等信息。這些文件一旦發(fā)生意外，將會(huì)帶來(lái)不可估量的損失，甚至?xí)䦷?lái)毀滅性的的事故。而對(duì)于政府部門，更是嚴(yán)重。它們的文檔如若發(fā)生事故，那么帶來(lái)的危害將是覆滅的。
所以對(duì)于資料應(yīng)該是全方位保護(hù)，保證每一份文檔、文件的全生命周期均受到保護(hù)，方可稱為完美。經(jīng)專家總結(jié)，若要做到保密、安全，同時(shí)保證企業(yè)運(yùn)作高效，則需做到以下幾點(diǎn)：
1.集中儲(chǔ)存，實(shí)時(shí)備份。文件太過(guò)分散，則不好管理，而且不易于備份管理。所有將所有文件集中存儲(chǔ)，并且實(shí)時(shí)進(jìn)行備份，可保證文件杜絕意外丟失、損壞風(fēng)險(xiǎn)。
2.權(quán)限管理，登陸限制。針對(duì)員工不同級(jí)別或是部門，給予對(duì)集中存儲(chǔ)的文檔的操作權(quán)限，從根本降低文件的曝光度。同時(shí)根據(jù)使用地點(diǎn)，限制登陸。
3.加密存儲(chǔ)，保護(hù)周到。集中存儲(chǔ)的文件，在服務(wù)器中存儲(chǔ)是進(jìn)行加密存儲(chǔ)的。如發(fā)生意外，被人搶先拷走，在其他地方是無(wú)法正常打開(kāi)。保護(hù)周到，無(wú)死角。
4.快速搜索，加快效率。文檔管理系統(tǒng)所提供的搜索功能，應(yīng)實(shí)現(xiàn)毫秒級(jí)別搜索。加快搜索速度，使辦公更快、更方便。
5.自動(dòng)辦公，協(xié)同功能。系統(tǒng)具備自動(dòng)化辦公功能，針對(duì)許多簡(jiǎn)易的操作可自動(dòng)完成。無(wú)需浪費(fèi)人力。節(jié)省企業(yè)資源，提高辦公效率。同時(shí)擁有強(qiáng)大的協(xié)同功能，助企業(yè)高速發(fā)展。
6.文檔審計(jì)，記錄明確。完整的文檔審計(jì)，可針對(duì)文檔全生命周期進(jìn)行記錄。可清楚、明確的記錄系統(tǒng)中每一份文檔，被何人在何時(shí)進(jìn)行過(guò)何種操作。
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