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在線辦公自動(dòng)化系統(tǒng)專(zhuān)題

在線辦公自動(dòng)化系統(tǒng)：差旅管理系統(tǒng)選型注意事項(xiàng)

      而在差旅這一塊，企業(yè)的成本控制方法更是有限，除了制定差旅管理辦法，通過(guò)預(yù)算控制來(lái)節(jié)制成本之外再無(wú)他法；然而我們都知道除了頂層設(shè)計(jì)之外，過(guò)程控制更加重要，同時(shí)也要通過(guò)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的分析處理事后避免同樣的錯(cuò)誤再次發(fā)生。

      我們經(jīng)�？吹胶芏鄤�(chuàng)業(yè)公司一拿到融資，就瘋狂的招兵買(mǎi)馬、無(wú)目的的花費(fèi)巨額的成本，如果下一次的融資沒(méi)到位，很可能這家公司就倒閉了！去年的一起唱就是一個(gè)鮮明的例子。大部分企業(yè)的成本管理和控制水平低下、視野局限，觀念和方法均未能適應(yīng)快速變化發(fā)展的外部環(huán)境和企業(yè)自身的戰(zhàn)略需要，在中小企業(yè)尤為如此。

      現(xiàn)在有很多企業(yè)已經(jīng)意識(shí)到成本控制尤其是差旅費(fèi)用管控的重要性，那我們現(xiàn)在就可以使用現(xiàn)代的差旅管理系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行過(guò)程控制，從而達(dá)到控制成本的目的。一個(gè)好的差旅管理系統(tǒng)應(yīng)該具備哪些特征呢？我們?cè)撊绾芜x擇差旅管理系統(tǒng)呢？這里我們以全程費(fèi)控作為簡(jiǎn)單的例子進(jìn)行分析。通過(guò)事前預(yù)定、事中控制、事后處理的邏輯順序一目了然的了解差旅管理系統(tǒng)中理應(yīng)具備哪些功能。

     合理的差旅管理系統(tǒng)應(yīng)該具備的模塊
              1、好的差旅管理系統(tǒng)差旅采購(gòu)范圍廣、一站式、成本低：借助于差旅管理系統(tǒng)，我們可以利用供應(yīng)商（提供差旅管理系統(tǒng)的一方）的渠道資源，降低差旅采購(gòu)成本。比如全程費(fèi)控當(dāng)中的預(yù)定系統(tǒng)覆蓋范圍非常廣，小到禮品，大到預(yù)定賓館，一站式為你解決；并且相關(guān)的資源提供方都是與全程費(fèi)控有著長(zhǎng)期穩(wěn)定合作關(guān)系的。

     2、好的差旅系統(tǒng)差旅審批流程便捷化：現(xiàn)在很多出差的人員會(huì)攜帶手提電腦，但是手提電腦不可能一直提著，而手機(jī)則是無(wú)時(shí)無(wú)刻陪伴在出差人員的左右。因此基于移動(dòng)端的審批流程則是更加方便與快捷的，全程費(fèi)控由于采用的是SaaS模式（不了解SaaS的可以查看SaaS與傳統(tǒng)軟件的區(qū)別一文），在移動(dòng)端也有app，因此差旅申請(qǐng)審批流程均可在移動(dòng)端快速完成。

     3、好的差旅系統(tǒng)差旅報(bào)銷(xiāo)審批流程可控化：審批完之后，重點(diǎn)就移向報(bào)銷(xiāo)過(guò)程了。就報(bào)銷(xiāo)而言，傳統(tǒng)的方法需要報(bào)銷(xiāo)方提供差旅過(guò)程當(dāng)中的相關(guān)憑證，回司后提交與直屬上司與財(cái)會(huì)人員進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。在以往，相關(guān)的憑證也只是限于而已，但現(xiàn)在我們或許有了更加科學(xué)的工具，比如全程費(fèi)控差旅管理系統(tǒng)中的簽到工具，在員工的許可下可獲取實(shí)時(shí)地理位置信息，從而增加了可信性。除此之外，還有其他非常多的功能促進(jìn)報(bào)銷(xiāo)流程的合規(guī)化。

     4、好的差旅管理系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)清晰化

     按照公司的具體情況設(shè)置不同的單元進(jìn)行差旅成本的核算以及在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)形成特定的報(bào)表，針對(duì)不同性質(zhì)的人群提供分門(mén)別類(lèi)的財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)，并且相關(guān)數(shù)據(jù)均可導(dǎo)出，減輕了財(cái)務(wù)人員的手工工作負(fù)擔(dān)。同時(shí)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)也可以便于相關(guān)人員進(jìn)行事后數(shù)據(jù)分析，更加科學(xué)的完善相關(guān)制度。

     上述的四點(diǎn)是一個(gè)優(yōu)秀的差旅管理系統(tǒng)應(yīng)該具備的，缺了任何一環(huán)都不能稱(chēng)之為好的差旅管理系統(tǒng)。從差旅過(guò)程當(dāng)中可能的預(yù)定環(huán)節(jié)開(kāi)始到差旅申請(qǐng)到報(bào)銷(xiāo)審批再到數(shù)據(jù)導(dǎo)出，一站式流程如行云流水般真正的將差旅費(fèi)用控制科學(xué)化、高效化，是中小企業(yè)內(nèi)部成本控制的有效工具。