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在線辦公自動(dòng)化系統(tǒng)專(zhuān)題

在線辦公自動(dòng)化系統(tǒng)：中小企業(yè)為什么要自己定制管理系統(tǒng)

     中小企業(yè)的管理者都對(duì)定單很重視，很多企業(yè)請(qǐng)很多業(yè)務(wù)員去跑，就是為了多拉定單，但做定單的時(shí)候就會(huì)出現(xiàn)重復(fù)這樣那樣的問(wèn)題，讓管理者很頭痛，客戶(hù)的抱怨以至不再合作，員工總是推脫自己的責(zé)任，最后損失的都是企業(yè)。我見(jiàn)過(guò)有個(gè)企業(yè)經(jīng)常發(fā)錯(cuò)貨，有時(shí)湖南的貨發(fā)到內(nèi)蒙古去了，重新發(fā)貨損失多大，如果企業(yè)采用定單流程信息化管理，誰(shuí)接單，客戶(hù)的需求能否滿(mǎn)足或調(diào)整、誰(shuí)審核、什么時(shí)間生產(chǎn)、誰(shuí)檢驗(yàn)、什么時(shí)間發(fā)貨，當(dāng)然這里還有客戶(hù)信息的自動(dòng)轉(zhuǎn)填、所有的經(jīng)辦的人按照定單信息來(lái)負(fù)責(zé)，出錯(cuò)的幾率會(huì)大大降低，即使出錯(cuò)也很容易找到問(wèn)題，找到解決問(wèn)題的辦法，員工的責(zé)任心也會(huì)增強(qiáng)。

      員工的有序管理，企業(yè)日常管理，管理層和團(tuán)隊(duì)溝通的時(shí)候，往往團(tuán)隊(duì)中有人有對(duì)工作方式有不同方法，那怎樣協(xié)調(diào)統(tǒng)一，我在為幾家企業(yè)做管理系統(tǒng)的時(shí)候?qū)嵺`出一個(gè)方法，就是做基礎(chǔ)數(shù)據(jù)模塊，建一個(gè)模板，讓大家按照自己的方法去填報(bào)和修改，通過(guò)一段時(shí)間的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，那種效果好用那種方法，這樣既磨合了團(tuán)隊(duì)又提高了效率，關(guān)鍵是積累了系統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)這是企業(yè)的財(cái)富。還有就是能力高的員工的方法留在了系統(tǒng)里，即使他離職了，系統(tǒng)的數(shù)據(jù)他是帶不走的。

      大多中型企業(yè)對(duì)公司的底子不清楚，造成公司做決策時(shí)沒(méi)有數(shù)據(jù)參照，只能憑感覺(jué)拍腦袋，由于沒(méi)有實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)依據(jù)往往在日常管理中往往情緒化，造成團(tuán)隊(duì)溝通誤會(huì)和隔閡。采用進(jìn)銷(xiāo)存功能管理就可以完全解決，有了實(shí)時(shí)可查詢(xún)的數(shù)據(jù)，管理者做到心中有數(shù)，做決策的時(shí)候就會(huì)有依據(jù)，實(shí)際工作中如果有偏差只要是在可控的范圍就會(huì)心平氣和的溝通。

      中小企業(yè)采用信息化管理系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)精確管理，系統(tǒng)是沒(méi)有情感不會(huì)說(shuō)謊的，不會(huì)出現(xiàn)人工交辦的誤差。出現(xiàn)講對(duì)了辦錯(cuò)了，沒(méi)聽(tīng)到，忘記了、聽(tīng)錯(cuò)了。有了作業(yè)流程，即使有人出錯(cuò)也很容易發(fā)現(xiàn)。還能減少團(tuán)隊(duì)溝通的誤會(huì)。企業(yè)的信息資源是企業(yè)的寶貴財(cái)富，成功的企業(yè)都是在歷史的數(shù)據(jù)上建立了很好的制度和標(biāo)準(zhǔn)發(fā)展起來(lái)的。

      內(nèi)部網(wǎng)功能，公司內(nèi)部工作聯(lián)系交接，工作成績(jī)?cè)u(píng)價(jià)。依靠口頭講的方式有時(shí)很傷情面，在管理系統(tǒng)中建立日常管理內(nèi)部交接模塊，工作上的事通過(guò)數(shù)據(jù)表體現(xiàn)就很規(guī)范，相互評(píng)價(jià)還可以是匿名的方式，這樣企業(yè)團(tuán)隊(duì)成員中有不規(guī)范的問(wèn)題，拿到系統(tǒng)中“曬”下，能實(shí)現(xiàn)陽(yáng)光化管理。

      中小企業(yè)實(shí)際管理工作中往往會(huì)出現(xiàn)這樣的尷尬局面，就是管理者往往在其位謀不了其政，或者是權(quán)限不清晰造成管理混亂，采用電腦信息化管理系統(tǒng)，能做到權(quán)限合理分配，比如：什么職位的人能不能辦什么事，能不能看什么是由系統(tǒng)定的，操作者是完全按系統(tǒng)的要求來(lái)做的。小企業(yè)還有個(gè)問(wèn)題就是后勤管理人員少，很多崗位是要兼的，這叫一人多崗，很多中小企業(yè)也推行一人多崗，但到實(shí)施上變成無(wú)人無(wú)崗，在管理系統(tǒng)中設(shè)置兼職崗位，系統(tǒng)會(huì)把他該辦的事項(xiàng)匯集到他的待辦事項(xiàng)中，讓他做到及時(shí)辦理。這樣就不會(huì)出現(xiàn)斷崗的問(wèn)題。

       中小企業(yè)采用信息化管理系統(tǒng)能提高工作效率，傳統(tǒng)的手工表單填寫(xiě)、交辦手續(xù)復(fù)雜，信息重復(fù)填寫(xiě)，查找不容易，采用電腦信息化管理系統(tǒng)，能對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)轉(zhuǎn)填，智能處理、重復(fù)利用，出錯(cuò)提醒、大大提高員工工作效率和便捷。
很多中小企業(yè)同時(shí)在應(yīng)用進(jìn)銷(xiāo)存管理軟件、客戶(hù)關(guān)系管理軟件、OA辦公自動(dòng)化軟件等多套軟件，本人也曾經(jīng)在一段時(shí)間內(nèi)應(yīng)用過(guò)上述軟件，確實(shí)給管理帶來(lái)一些便利，但同時(shí)也產(chǎn)生了信息不能共享的問(wèn)題，信息切換不方便，容易形成信息孤島。同時(shí)如果正版化的話成本也比較高。

       信息化管理系統(tǒng)能解決企業(yè)信息安全的問(wèn)題，傳統(tǒng)的手工單在工作流轉(zhuǎn)中不容易隱藏，經(jīng)常會(huì)被不該知道的人知道，電腦管理系統(tǒng)可以對(duì)員工權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，看不看得到時(shí)系統(tǒng)設(shè)置的，填報(bào)、修改、刪除、轉(zhuǎn)填都可以進(jìn)行權(quán)限指定，比如：團(tuán)隊(duì)中的某個(gè)人只能看到一部分?jǐn)?shù)據(jù)，部門(mén)主管看本部門(mén)的數(shù)據(jù)，企業(yè)負(fù)責(zé)人能看到全部的關(guān)鍵數(shù)據(jù)�，F(xiàn)在的軟件技術(shù)發(fā)展到今天能全面解決保密的問(wèn)題，數(shù)據(jù)可以進(jìn)行備份、轉(zhuǎn)移、隱藏、刪除等操作，企業(yè)的信息安全比手工表單統(tǒng)計(jì)更有保證。

       中小企業(yè)還有個(gè)現(xiàn)實(shí)的問(wèn)題就是怎樣滿(mǎn)足客戶(hù)的需求非標(biāo)的問(wèn)題，這就需要系統(tǒng)非常靈活，比方說(shuō)客戶(hù)的單量小而且散、色號(hào)雜品種多、配置復(fù)雜、下單不規(guī)范等這是小企業(yè)天天遇到的問(wèn)題。如果用傳統(tǒng)手工開(kāi)單，人工去溝通的話肯定會(huì)出現(xiàn)好多混亂的問(wèn)題。采用電腦信息化系統(tǒng)管理就很好的解決這些問(wèn)題，比如：用電腦管理系統(tǒng)可以把不同客戶(hù)的定單分拆再匯總成比較批量的定單，根據(jù)客戶(hù)的手工單轉(zhuǎn)成規(guī)范的定單或讓客戶(hù)根據(jù)規(guī)范的格式填報(bào)訂單，按照公司實(shí)際的操作方式設(shè)置流程、權(quán)限。員工在待辦事項(xiàng)中辦理和交辦協(xié)調(diào)，比較容易實(shí)現(xiàn)精確管理。