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在線辦公自動(dòng)化系統(tǒng)專題

在線辦公自動(dòng)化系統(tǒng)：企業(yè)部署bpm架構(gòu)的十大關(guān)鍵步驟

第1步：確立流程目標(biāo)

　　流程就是各部門之間間進(jìn)行工作的條理與順序的規(guī)范，一個(gè)確定的流程就代表了一個(gè)公司的制度。流程目標(biāo)的確立，是進(jìn)行BPM建設(shè)的首要工作。這個(gè)過程可能僅需要word就可以了。當(dāng)然更好的過程是將相關(guān)業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人召集到一起，進(jìn)行“腦力激蕩”，確立此次業(yè)務(wù)變革的目標(biāo)和明確的指針，這將成為BPM永久性的宗旨目標(biāo)，它將一直指導(dǎo)我們的BPM執(zhí)行工作。

第2步：流程組織整理

　　公司內(nèi)的流程不是明確的，不是顯而易見的，它需要分析調(diào)整，確立流程的原則就要依賴于公司特點(diǎn)、公司發(fā)展目標(biāo)、公司現(xiàn)實(shí)情況等諸多因素。流程往往代表著公司戰(zhàn)略。

第3步：流程編制

　　經(jīng)過整理后的流程需要一種通用的形式、規(guī)范，并且按照一定的規(guī)格編制、繪制出來，以便所有參與者都能看懂。這就是流程格式規(guī)范。規(guī)范包括流程形式、順序、組織、特例、流程狀態(tài)、參與者、待辦列表等等。

第4步：流程建置

　　經(jīng)過整理后的流程按照一定的規(guī)范進(jìn)行了編制，但這些流程還是靜態(tài)的、不可執(zhí)行的文本。為了讓它能夠執(zhí)行，BPM流程建置工具把編制好的流程利用符合邏輯的理論進(jìn)行建置。置后，流程就變成了可執(zhí)行的、有邏輯保障的流程。

第5步：流程仿真

　　利用系統(tǒng)仿真建立后的流程，是否是我們需要的了？該流程是否準(zhǔn)確的表達(dá)了公司所需要的BPM目標(biāo)？這需要在流程實(shí)際部署到公司之前進(jìn)行試跑。就是對(duì)流程進(jìn)行仿真執(zhí)行，以檢驗(yàn)是否與公司期望的流程一致。
第6步：建立流程軟件系統(tǒng)

　　編制好的流程就需要考慮如何去執(zhí)行，比如成立一個(gè)流程辦公室，管理、監(jiān)督公司內(nèi)的各個(gè)流程。還可以發(fā)布公司文，規(guī)定各種業(yè)務(wù)的流程樣例，比如銷售業(yè)務(wù)，跟單、立項(xiàng)、簽訂合同、下訂單、回款、評(píng)審等流程。

第7步：流程部署執(zhí)行

　　建立起來流程軟件系統(tǒng)以后，這些軟件需要在特定的環(huán)境下進(jìn)行部署，以便其執(zhí)行。而且在執(zhí)行BPM的時(shí)候，還需要一些通知發(fā)布、制度制訂、推廣、培訓(xùn)的工作，這對(duì)保障BPM的啟用，是非常重要的。

第8步：流程監(jiān)督監(jiān)控

　　流程確立了，并不一定代表你的業(yè)務(wù)一定會(huì)按照流程規(guī)定的順序進(jìn)行，所以流程需要監(jiān)督監(jiān)控。監(jiān)督監(jiān)控就是看流程在實(shí)際執(zhí)行過程中，有什么樣的問題，有哪些不合理的地方。并且隨時(shí)發(fā)現(xiàn)哪些流程在影響業(yè)務(wù)。監(jiān)督監(jiān)控過程中，要對(duì)這些問題進(jìn)行記錄、匯總，它是對(duì)流程進(jìn)行優(yōu)化改善的重要的第一手?jǐn)?shù)據(jù)。

　　流程不是一成不變的，正如你的公司一樣，隨著競(jìng)爭環(huán)境的變化你的公司在變，因此你的流程也應(yīng)該跟隨你公司的變化而變。這就是快速化公司，快速化公司需要能進(jìn)行敏捷變化的流程，敏捷流程就是能夠緊密跟隨變化的流程。

第9步：流程統(tǒng)計(jì)

　　流程確立了，并不一定表明這個(gè)流程代表的這個(gè)業(yè)務(wù)就是高效率的了、就是合適的了，它的運(yùn)行價(jià)值需要度量與評(píng)估。評(píng)估我的業(yè)務(wù)按照目前這樣固定下來的流程或者叫做固化的流程進(jìn)行運(yùn)行后，要看是否達(dá)到了我的期望，是否降低了我的成本，是否提高了效率，是否減少了庫存、增加了利潤，或者是減少了人工。這就需要度量。度量是要按照業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的。業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)包括成本、工作量考核、利潤等等業(yè)務(wù)指標(biāo)。通過對(duì)這些指標(biāo)的度量，是可以發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)中的一些問題的，比如某個(gè)部門的效率很低等。

第10步：流程分析優(yōu)化

　　流程在經(jīng)過分析、整理確定下來后，經(jīng)由BPMS在公司內(nèi)進(jìn)行了執(zhí)行。執(zhí)行一段時(shí)間后，也對(duì)流程進(jìn)行了監(jiān)督監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)并記錄了問題。同時(shí)也對(duì)流程進(jìn)行了度量，發(fā)現(xiàn)了在公司組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)處理、人員安排等方面的問題（哪些環(huán)節(jié)效率較低、哪些成本較高、哪些組織方式不合適等等）�？偨Y(jié)所有這些問題，即可以很明確的知道了我業(yè)務(wù)調(diào)整的方向，也就知道了下一步流程調(diào)整的方向。因此在流程的周期中，最重要的一步就是優(yōu)化、完善。你要根據(jù)度量結(jié)果及發(fā)現(xiàn)的問題，進(jìn)行針對(duì)性的調(diào)整。這種調(diào)整包括調(diào)整組織方式、調(diào)整流程環(huán)節(jié)、整合分解流程等。

　　經(jīng)過優(yōu)化后的流程，將進(jìn)入執(zhí)行，由此又開始一個(gè)循環(huán)周期。在這個(gè)循環(huán)過程中，流程在不斷接近業(yè)務(wù)目標(biāo)，也在不斷促進(jìn)你的業(yè)務(wù)發(fā)展。綜上所述，BPM就是一個(gè)為了提高公司效率與利潤，利用流程的方式對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行不斷優(yōu)化與調(diào)整的過程。在這個(gè)過程中，不斷的提高業(yè)務(wù)目標(biāo)與人參與的重要性。