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在線辦公自動化系統(tǒng)專題

在線辦公自動化系統(tǒng)：ERP、OA、文檔管理系統(tǒng)對于企業(yè)的用處

隨著企業(yè)建設(shè)需求的不斷升級，更為簡化員工的工作，避免重復(fù)工作的，提高辦公效率， 企業(yè)也要對信息化不斷升級。首要任務(wù)是制定適合我們企業(yè)的OA（辦公系統(tǒng)）、ERP（業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)系統(tǒng)）、CRM（客戶關(guān)系管理系統(tǒng)）、HR（人事系統(tǒng)）、EIP（考勤系統(tǒng)），這些項(xiàng)目管理系統(tǒng)等管理軟件在企業(yè)內(nèi)部承擔(dān)著不同的重任，這些系統(tǒng)可能是在不同時期引入和構(gòu)建的，一般都來源于不同的軟件提供商。盡管我們的企業(yè)有這樣那樣的系統(tǒng)，但隨著應(yīng)用的深入，多系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)之間缺乏關(guān)聯(lián)性，多系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)重復(fù)維護(hù)管理等，成了企業(yè)信息化新的困擾，特別是對財(cái)務(wù)人員的困擾。（當(dāng)前沒有哪家的一個軟件就能把企業(yè)的所有問題都解決了的，這需要多系統(tǒng)并存，并對多系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)劃，這也是當(dāng)前我們很多企業(yè)面臨的問題）
因此，企業(yè)系統(tǒng)集成與整合的問題也成很多企業(yè)用戶必須解決的重要問題。解決這個問題首要的思路是要做到數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性與系統(tǒng)平臺的可擴(kuò)展性，只有這樣才利于財(cái)務(wù)人員的核算和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的可控性管理。
一個ERP系統(tǒng)，動輒上百萬，便宜的也要幾十萬。一些幾萬塊錢所做出的ERP系統(tǒng)，則是漏洞百出，白白浪費(fèi)企業(yè)資金。而且每年高額的維護(hù)費(fèi)，也讓一些小企業(yè)捉襟見肘。OA雖然相對便宜一些，但是OA的作用更加偏向于管理人員。使人員工作規(guī)范化。對于企業(yè)運(yùn)作和辦公優(yōu)化則無太大實(shí)質(zhì)性改變。
其實(shí)與ERP和OA同為管理系統(tǒng)的，還有一種，叫做文檔管理系統(tǒng)。這種系統(tǒng)最大的優(yōu)點(diǎn)是通用性。它的通用性體現(xiàn)在兩方面。一方面是行業(yè)的通用，每個行業(yè)都可以應(yīng)用。另一方面是企業(yè)發(fā)展時期的通用性。不管是剛成立的小公司或是跨國大集團(tuán)。這個系統(tǒng)都會起到關(guān)鍵的作用。而且全部采用B/S架構(gòu)，方便企業(yè)辦公，價格較低，每個企業(yè)都可以選擇。與OA、ERP并列為當(dāng)今企業(yè)管理的“三大殺手锏”。
企業(yè)管理可分為管人、管事、管物。OA系統(tǒng)針對于對人員進(jìn)行約束和管理。在企業(yè)中負(fù)責(zé)管人。ERP系統(tǒng)是整合單位各種流程，使其信息化、電子化。增加工作效率。在企業(yè)中管事。剩下的企業(yè)資料、信息文檔等數(shù)據(jù)，則是由文檔管理系統(tǒng)負(fù)責(zé)管理。 聽完朋友的介紹，我私下對文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行了了解。文檔管理系統(tǒng)發(fā)展到2013年，基于B/S架構(gòu)的文檔管理系統(tǒng)已經(jīng)出現(xiàn)。通過上傳到服務(wù)器中進(jìn)行集中存儲，管理更加方便，查找更快，而且只要有互聯(lián)網(wǎng)的地方，就可以通過瀏覽器直接訪問系統(tǒng)。功能眾多，包括文檔的權(quán)限管理、全文搜索、存儲加密、審批流程、文檔審計(jì)、版本管理、規(guī)則應(yīng)用、在線編輯和統(tǒng)計(jì)報表等。
反觀ERP系統(tǒng)。其實(shí)是一個流程系統(tǒng)。把企業(yè)經(jīng)營多年的流程模式使其信息化、電子化。一定要確�，F(xiàn)有流程的準(zhǔn)確、高效。所以ERP系統(tǒng)比較適合已經(jīng)成長穩(wěn)定，規(guī)模較大，發(fā)展多時的大企業(yè)。加之價錢昂貴，不是一般企業(yè)可以承受的。所以ERP系統(tǒng)并不是中小企業(yè)的最佳選擇。
OA、ERP和文檔管理系統(tǒng)，這三者的關(guān)系可以舉個例子來說明。就像是古代武林高手所懷的絕技一樣。我們需要內(nèi)功和招式。就像易筋經(jīng)，九陽神功，用來護(hù)住我們的身體、增加內(nèi)力，并輔助攻擊招數(shù)，增強(qiáng)威力。這就是文檔管理系統(tǒng)。在確保自身安全的時候，我們需要一定的招數(shù)去對敵。這就需要類似于降龍十八掌、六脈神劍等武功。這就是OA系統(tǒng)。至于ERP，則是我們手中的神兵利器，類似于屠龍刀、倚天劍。三者相輔相成。沒有哪個重要或不重要。只是時間先后、自身經(jīng)驗(yàn)等來決定哪個更適合。一點(diǎn)武功不會的人，得到屠龍刀倚天劍，也無法使用，很可能會把自己誤傷。只有內(nèi)力，也只能挨打。光會招數(shù)則容易被別人打死。 ERP、OA或文檔管理系統(tǒng)的選擇，直接關(guān)系到企業(yè)的成敗。選擇一個不適合自己現(xiàn)階段發(fā)展的系統(tǒng)，則會導(dǎo)致自己直接出局！
科學(xué)有效的管理是現(xiàn)代企業(yè)賴以生存爭發(fā)展的重要基礎(chǔ)。企業(yè)管理就是對企業(yè)的人、財(cái)、物等方面進(jìn)行有效的管理，使企業(yè)的各種資源達(dá)到合理有效的配置。企業(yè)管理的核心是決策，而決策的過程實(shí)際上是對信息掌握的過程。因此，企業(yè)管理的本質(zhì)就是對信息的掌握、控制和有效利用。企業(yè)管理信息化是指企業(yè)廣泛利用現(xiàn)代信息技術(shù)，充分開發(fā)信息資源。把先進(jìn)技術(shù)、管理理念和方法引入到管理流程中，實(shí)現(xiàn)管理自動化，提高企業(yè)管理效率和水平。