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在線檔案管理系統(tǒng)： 檔案管理系統(tǒng)對(duì)企業(yè)來說有什么樣的優(yōu)勢(shì)？ |
| 作者：偉創(chuàng)軟件 來源：原創(chuàng) |
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隨著科技的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理的弊端已經(jīng)無法滿足企業(yè)的使用了，隨之而來的是電子化的檔案管理，也就是檔案管理系統(tǒng)，相對(duì)于紙質(zhì)化的檔案管理，電子化的檔案管理系統(tǒng)有著傳統(tǒng)方式所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)，那么這些優(yōu)勢(shì)是什么呢？
檔案管理系統(tǒng)給企業(yè)帶來的優(yōu)勢(shì)
檔案管理系統(tǒng)能夠極大地提升企業(yè)工作效率以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理，在需要查找某一類型指定文檔的時(shí)候都要去檔案室根據(jù)該檔案的類型進(jìn)行篩選查找，不但查找效率底下，而且可能還找不全，電子化的檔案管理系統(tǒng)只需要在系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞或者進(jìn)行條件篩選即可查找出庫中所有的相關(guān)文檔，不但花費(fèi)的時(shí)間少，而且查找出的文檔類型也非常全面。
檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)υ嘉募M(jìn)行快速添加編輯很多檔案管理人員不可避免的都會(huì)遇到更新原始文檔數(shù)據(jù)的問題，如果是以往的傳統(tǒng)方式，那么首先需要找出這個(gè)需要更新的文檔，然后在原始文檔上進(jìn)行修改或者是將修改的內(nèi)容另外添加，而檔案管理系統(tǒng)能夠直接在原始數(shù)據(jù)上進(jìn)行更新、添加、刪減等操作，而且還會(huì)有相應(yīng)的修改記錄（時(shí)間、修改人員等），不但詳實(shí)而且美觀。
檔案管理系統(tǒng)能夠提升文件安全系數(shù)文檔數(shù)據(jù)最擔(dān)心的一點(diǎn)就是損壞或者丟失，對(duì)紙質(zhì)化的文檔來說更是如此，并且丟失或者損壞以后如果沒有備份，那么就可能造成很嚴(yán)重的損失，而專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)則是能夠?qū)⑦@種情況發(fā)生的幾率降到極低，每一份文檔上傳至檔案管理系統(tǒng)中以后，系統(tǒng)都會(huì)在本地和云端服務(wù)器做好相應(yīng)的備份，并且檔案管理系統(tǒng)可以另外對(duì)特殊文件做權(quán)限處理，沒有相應(yīng)級(jí)別的賬號(hào)是無法查閱相關(guān)文檔的。
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