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在線辦公自動(dòng)化系統(tǒng)：全面剖析導(dǎo)致OA系統(tǒng)失敗的五大原因 |
| 作者：佚名 來源：網(wǎng)絡(luò) |
| 導(dǎo)讀：在線辦公自動(dòng)化系統(tǒng)專題：全面剖析導(dǎo)致OA系統(tǒng)失敗的五大原因：進(jìn)展情況，總體預(yù)算情況等等。管理的一個(gè)重要方面就是對(duì)真實(shí)的、全局信息的了解，而協(xié)同管理無疑提供了這樣的可能性。一、誰是失敗的元兇?OA系統(tǒng)的失敗案例在網(wǎng)上很少見，但并不能隱藏OA系統(tǒng)相當(dāng)高的實(shí)施失敗率。如果將完全廢棄和沒有產(chǎn)生應(yīng)有效果的OA系統(tǒng)都算作失敗項(xiàng)目，估計(jì)這個(gè)失敗率將高達(dá)80%左右。一直以來，在線辦公自動(dòng)化系統(tǒng)專題，免費(fèi)辦公自動(dòng)化系統(tǒng) |
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關(guān)鍵詞：
協(xié)同辦公
ERP軟件
檔案
客戶管理
知識(shí)管理
項(xiàng)目管理
合同管理
進(jìn)銷存
設(shè)備管理
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協(xié)同管理則提供了更好的解決方案，它將各種分散的、不規(guī)則存在的信息整合成一張"信息網(wǎng)"，每個(gè)信息節(jié)點(diǎn)之間依靠某種，或某幾種業(yè)務(wù)邏輯關(guān)系進(jìn)行關(guān)聯(lián)，訪問者就可以完全突破信息孤島的困擾從而輕松自如的穿梭在這張信息網(wǎng)中并獲取自己關(guān)心的信息。
在協(xié)同管理平臺(tái)中，審批者可以從這張報(bào)銷單開始，迅速了解各種關(guān)聯(lián)信息，包括費(fèi)用花費(fèi)的時(shí)間、地點(diǎn)、金額，并進(jìn)而了解這筆費(fèi)用花費(fèi)后的項(xiàng)目進(jìn)展情況，總體預(yù)算情況等等。管理的一個(gè)重要方面就是對(duì)真實(shí)的、全局信息的了解，而協(xié)同管理無疑提供了這樣的可能性。
一、誰是失敗的元兇?
OA系統(tǒng)的失敗案例在網(wǎng)上很少見，但并不能隱藏OA系統(tǒng)相當(dāng)高的實(shí)施失敗率。如果將完全廢棄和沒有產(chǎn)生應(yīng)有效果的OA系統(tǒng)都算作失敗項(xiàng)目，估計(jì)這個(gè)失敗率將高達(dá)80%左右。
一直以來，信息化項(xiàng)目實(shí)施失敗的主因似乎都?xì)w咎于用戶，而非產(chǎn)品。比如說用戶缺乏一把手推動(dòng)、用戶需求變更太頻繁、用戶的管理太混亂等等理由……我覺得這對(duì)于用戶來說是不公平的，因?yàn)轫?xiàng)目失敗他們是最大甚至唯一的犧牲者，再讓他們對(duì)失敗負(fù)全責(zé)，有點(diǎn)"太不人道了"。
用戶成為替罪羊，往往是廠家推卸責(zé)任的后果。廠家是媒體信息的主導(dǎo)者，他們控制著輿論導(dǎo)向，哪個(gè)公司會(huì)說是自己產(chǎn)品的原因呢?而用戶則喪失了話語權(quán)，而且他們也不好意思將自己的失敗案例拿出來討論，時(shí)間一長，連用戶都覺得似乎真的是自己的問題了。
不否認(rèn)用戶問題是項(xiàng)目失敗的重要因素之一，但我們更想讓大家全面了解一下導(dǎo)致項(xiàng)目失敗的主要原因，并盡量去規(guī)避。歸結(jié)起來有四個(gè)主要原因：技術(shù)缺陷、功能缺陷、選型失誤、管理不善。
二、技術(shù)缺陷
技術(shù)缺陷主要包括以下三種情況：
1、不支持大規(guī)模并發(fā)
這種情況主要發(fā)生在大型企業(yè)和特大型企業(yè)，他們?cè)谧畛跎像ROA系統(tǒng)的時(shí)候，用戶數(shù)還不是很多，但用了幾年后，用戶數(shù)劇增，使用用戶會(huì)達(dá)到萬人左右，并發(fā)數(shù)(同時(shí)在線的用戶)能達(dá)到2000-3000人左右。這時(shí)候系統(tǒng)的開發(fā)架構(gòu)和運(yùn)行平臺(tái)就無法支撐了，系統(tǒng)訪問會(huì)變得非常非常慢，而且很容易出現(xiàn)掉線或鏈接不上的現(xiàn)象，自然也就無法使用。
2、服務(wù)成本太高
因?yàn)镺A系統(tǒng)的服務(wù)成本太高而被迫放棄的用戶很慘，他們已經(jīng)習(xí)慣了這套系統(tǒng)，但有需求沒法做，有問題沒法改，只能使用最簡單的功能
3、不能和其他系統(tǒng)整合
這種情況在近幾年內(nèi)越來越多，因?yàn)镺A系統(tǒng)涉及面廣，包容性強(qiáng)，所以用戶需要將OA系統(tǒng)作為企業(yè)的中心平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一入口和整合數(shù)據(jù)的作用。但一些OA系統(tǒng)因?yàn)榧夹g(shù)架構(gòu)不合理或者設(shè)計(jì)水平欠缺，導(dǎo)致這種需求無法實(shí)現(xiàn)，這種問題也屬于軟件的先天性缺陷，后期是很難改進(jìn)的。
這樣用戶得到的只是一個(gè)功能單一的OA系統(tǒng)，而且加重了企業(yè)信息孤島的問題，被廢掉就不可避免了。
三、功能欠缺
功能缺陷也包括三種情況：
1、功能不細(xì)致
現(xiàn)在OA系統(tǒng)的功能普遍存在一個(gè)誤區(qū)就是求全不求細(xì)，看起來林林總總各種功能都有，但深入的使用后才發(fā)現(xiàn)有很多欠缺，比如發(fā)送通知時(shí)不能設(shè)置自動(dòng)回執(zhí)、接收文件時(shí)不能直接歸檔、工作流不支持多種類型的跳轉(zhuǎn)、表單不支持交叉匯總等等。
2、功能不易用
這個(gè)問題一直被廠家所忽略，但卻在很大程度上影響了OA系統(tǒng)的實(shí)施成功率。OA涉及面廣，各類型人員電腦水平千差萬別，OA實(shí)施是一鼓作氣，再而衰，三而竭，如果不能夠快速的讓使用者產(chǎn)生興趣，他們的熱情就會(huì)很快冷卻，再好的功能和技術(shù)都是空談。
3、功能不適用
OA系統(tǒng)里面的很多功能模塊只是做做樣子，并不能真正滿足用戶的業(yè)務(wù)辦公需要，典型如資產(chǎn)管理、人力資源、客戶關(guān)系、會(huì)議管理、項(xiàng)目管理等，用戶發(fā)現(xiàn)不適用后又不愿意花錢做二次開發(fā)，慢慢的也就導(dǎo)致OA系統(tǒng)功能的閑置。
功能的欠缺可能不會(huì)導(dǎo)致用戶完全廢棄OA系統(tǒng)，但只能勉強(qiáng)的使用一些最基本的功能，如信息發(fā)布等，遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有發(fā)揮OA系統(tǒng)應(yīng)有的價(jià)值，無疑也是一種失敗。這種類型的客戶太多了。
四、選型失誤
因?yàn)檫x型失誤而造成項(xiàng)目失敗，這能怪誰呢，廠家?用戶?我更喜歡各打五十大板。
用戶在選型的時(shí)候一般都是不成熟、不理性的，過于理想化，但幾乎所有的廠家為了取悅用戶、盡快成單，都在一味的迎合用戶的需求，甚至在明知不合理的情況下誤導(dǎo)、欺騙用戶。比如很多客戶在購買時(shí)讓廠家給自己開發(fā)一些業(yè)務(wù)模塊，等實(shí)施后，才發(fā)現(xiàn)功能不適用，業(yè)務(wù)部門根本不用，白白花錢了。
還有很多用戶只看重OA系統(tǒng)的表面，過分關(guān)注管理理念，以為先進(jìn)的管理思想必然帶來先進(jìn)的管理工具，于是試用的時(shí)候走馬觀花，不夠深入產(chǎn)品的功能和技術(shù)，結(jié)果產(chǎn)品和理念嚴(yán)重脫節(jié)，跟自己的預(yù)期落差太大，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)上上下下的不滿，OA系統(tǒng)成了擺設(shè)。
產(chǎn)品不對(duì)路，實(shí)施再努力也是徒勞，所以因?yàn)檫x型失誤而導(dǎo)致項(xiàng)目失敗的例子比比皆是。
五、管理不善
在五個(gè)失敗原因中，管理不善的問題確實(shí)屬于用戶自身的問題。軟件只是一個(gè)工具，不是救命稻草，要服務(wù)人的管理，管理是好的，軟件可以讓你變得更好;管理是壞的，軟件就沒有用武之地。
如果一個(gè)企業(yè)因?yàn)槁毮苤丿B、工作推諉、人浮于事而導(dǎo)致效率低下，那么首要的任務(wù)是先通過組織變革來解決管理問題，當(dāng)然，解決過程可以借助OA系統(tǒng)這個(gè)工具，但不能寄希望于OA系統(tǒng)，它的作用只是輔助性的。管理沒有理順，軟件是不可能用起來的。
最后，選型的時(shí)候要關(guān)注未來發(fā)展，而不是眼前問題;關(guān)注綜合成本，而不是購買價(jià)格;關(guān)注親身試用，而不是廠家介紹。這樣，系統(tǒng)的失敗幾率就會(huì)大大降低。
OA辦公系統(tǒng)即OA，指辦公室自動(dòng)化或自動(dòng)化辦公。其實(shí)OA辦公系統(tǒng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的概念，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，關(guān)于OA辦公系統(tǒng)的描述也在不斷充實(shí)，至今還沒有人對(duì)其下過最權(quán)威、最科學(xué)、最全面、最準(zhǔn)確的定義。當(dāng)今世界是信息爆炸的知識(shí)經(jīng)濟(jì)統(tǒng)治的時(shí)代，在這種情況下結(jié)合技術(shù)的各種進(jìn)步所產(chǎn)生的OA辦公系統(tǒng)已與十幾年前的OA發(fā)生了很大的變化。
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