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在線企業(yè)資源計劃系統(tǒng)專題

在線企業(yè)資源計劃系統(tǒng)： ERP淺談——關(guān)于ERP的誤解

  從二十年前負責企業(yè)計算機化開始到信息化如此發(fā)達的現(xiàn)在，在推行ERP的過程中，來自于各單位基層員工的反應(yīng)，其中一些存在多年的迷思就是下面這些內(nèi)容吧。

    1.用了ERP系統(tǒng)會剝奪現(xiàn)有人員的工作?

    相信有不少首次或沒真正接觸過ERP系統(tǒng)的人都可能會以為有了計算機就能替代現(xiàn)有人力，所以有些員工會擔心自己的工作會被計算機取代，甚至有些老板也以為導(dǎo)入ERP系統(tǒng)會節(jié)省人力。

    但事實上在導(dǎo)入ERP的初期需要建制一些基本數(shù)據(jù)，需要大量人力的投入，即使上線完成之后，每天發(fā)生的事還是要靠人工輸入ERP系統(tǒng)，而且最重要的是一些判斷的工作是一定要靠人來完成的，如果計算機發(fā)展到人工智能成熟到可以有創(chuàng)新和判斷的能力時，那時再來擔心工作會被計算機取代吧。

    所以ERP系統(tǒng)不是用來減少人力支出，而是提升每個人的生產(chǎn)力，而提升員工的效率不是用來裁員的，而是讓公司成長二倍三倍時，還可以不需增加人力來完成更多的工作量及提升管理的強度，這才是導(dǎo)入ERP系統(tǒng)的真義。

   2.用了ERP系統(tǒng)會節(jié)省用紙?

    有些人在宣傳ERP或計算機化的好處時，除了說人力會節(jié)省之外還說透過e化可以節(jié)省紙張作環(huán)保等等，但一實際導(dǎo)入ERP之后會發(fā)現(xiàn)，紙張的用量會大量增加，因為真的能夠徹底e化的通常是辦公室人員遠大于生產(chǎn)線人員的公司，如果不是人人都有一臺計算機的話，e化只是個理想，因為各種信息的傳達還是要靠書面，有了ERP可以增加數(shù)據(jù)處理速度，提升查詢及報表的效率，但還是要透過紙張的型式來展示統(tǒng)計分析的結(jié)果，所以實際上大部份的中小企業(yè)ERP的導(dǎo)入會讓紙張的用量增加。

  3. 貴的ERP系統(tǒng)就比較好?

    俗話說一分錢一分貨，在絕大部份的情況下都是成立的，一套數(shù)百萬的ERP系統(tǒng)當然是比幾十萬的ERP系統(tǒng)具有更強大的功能，比起幾萬元的系統(tǒng)更是相去甚遠。但是在大型企業(yè)的信息化都己經(jīng)建制完成之后，大型企業(yè)的ERP就把客層向下延伸到中型企業(yè)而采取降價策略，而有些中型企業(yè)看到大型ERP大降價之后就心動了，加上業(yè)務(wù)員的如簧之舌說要為以后預(yù)作準備之類的話，就可能沒有先以公司現(xiàn)況作完整的評估就引進超過企業(yè)能負荷的大型系統(tǒng)，等到發(fā)現(xiàn)大系統(tǒng)需要的導(dǎo)入成本和日常作業(yè)的重重關(guān)卡所需增加的人力負擔實難負擔時，就容易處于進退維谷的窘境了。

    就好像很多男人都愛汽車，但是不是人人都適合買跑車或高級車，即使有機會便宜買到高級的車子，各項后續(xù)產(chǎn)生的費用卻不一定是人人可以負擔的，因此選擇一套適合目前到未來二年內(nèi)發(fā)展的ERP系統(tǒng)，會比選擇一套名牌或高價的ERP更為恰當。

  4.  量身訂作的ERP比套裝產(chǎn)品好?

    如果今天是個大型企業(yè)或不是一般貿(mào)易或制造業(yè)的特殊產(chǎn)業(yè)，的確大部份會采取量身訂作的信息系統(tǒng)，因為很少ERP廠商會為小眾的客戶設(shè)計套裝產(chǎn)品。但是大部份會使用ERP系統(tǒng)的還是集中在中小型的企業(yè)，而且相當比例的企業(yè)都有ISO認證，較具規(guī)模的則可能會有上市的計劃，而ISO和上市和ERP的共通性就是都會影響到一些現(xiàn)行的工作流程甚或要增加新的工作流程，如果導(dǎo)ERP時沒考慮ISO和上市的話，等到要上市時才發(fā)現(xiàn)要更動流程，到時又要改ERP流程又要改ISO流程才能符合九大循環(huán)的話，就好像作了二次ERP導(dǎo)入或企業(yè)改造。

    而一般熟ERP的人可能對ISO不熟，懂ISO的人對上市可能沒有經(jīng)驗，會上市的可能不了解ERP的功能，而要找同時熟這些工作的人的難度通常比找一套符合ISO和上市的ERP系統(tǒng)來得高出許多。所以量身訂作不一定比套裝差，大型企業(yè)有自己的管理模式，特殊行業(yè)有太多特殊的需求要滿足;軟件包也不一定比不過訂作的軟件，訂作要花時間討論規(guī)格和撰寫程序還要DEBUG，常會緩不濟急，套裝系統(tǒng)隨時可用，而且常是匯集許多家企業(yè)的經(jīng)驗，在導(dǎo)入ERP時還可以學(xué)到一些他人管理的經(jīng)驗，所以那一種好還是看產(chǎn)業(yè)型態(tài)而定，沒有所謂標準答案。

  5.  免費的ERP最節(jié)省成本?

    網(wǎng)絡(luò)上早就出現(xiàn)有免費下載的ERP軟件，表面上似乎十分節(jié)省成本，但是在整個ERP的導(dǎo)入上，軟件只是一個平臺來處理資料，但是Garbage In Garbage Out，如果沒有完整的規(guī)劃和教育培訓(xùn)，綜使空有一套ERP軟件也可能只是個快速垃圾數(shù)據(jù)制造器而己。

    而且天下那里有白吃的午餐?天下沒有什么善心人士會閑到去寫ERP程序送大家用吧，程序可以免費下載使用，但是碰到問題時就會發(fā)現(xiàn)“知識有價”了。所以雖然網(wǎng)絡(luò)上會有很多免費資源可以享用，但那通常僅限于一些小品程序。

   6. ERP不用顧問也可以上線?

    有些公司在采用ERP時，為了節(jié)省一些成本而把顧問的費用完全省下來，可能只憑著公司里一二位曾經(jīng)使用過ERP而非ERP顧問經(jīng)驗的人員就想把ERP導(dǎo)上線，或是找一些在學(xué)校學(xué)過ERP的同學(xué)來幫忙，但通常在二三個月后才發(fā)現(xiàn)問題遠遠超過想象。

    當然，如果是很小的公司用很簡易的系統(tǒng)當然是不用顧問的，而大型的公司人才濟濟加上通常也不會計較這些顧問的費用，因此這樣的情形較有可能發(fā)生在注重成本的小型企業(yè)，但還是要提醒一下就是除非今天的ERP只是用來記流水帳，如果要有物控和成本結(jié)算的效益，還是要有顧問經(jīng)驗的人來輔導(dǎo)上線會比較妥當。

    7.ERP只是MRP的升級版?

    通常如果認為ERP只是MRP的升級版，就可能會以進產(chǎn)銷存為主軸來進行規(guī)劃，最近網(wǎng)絡(luò)上認識一位網(wǎng)友的公司就是這個情況，由生產(chǎn)的主管來主導(dǎo)ERP，的確進產(chǎn)銷存都十分順暢的進行，但是財務(wù)部份卻是完全獨立作業(yè)，沒有辦法和前端的進產(chǎn)銷存串聯(lián)，因此導(dǎo)致ERP系統(tǒng)中一個很大的優(yōu)點「90%以上的傳票由系統(tǒng)自動拋轉(zhuǎn)產(chǎn)生」完全不能發(fā)揮，也就是說財務(wù)人員的負擔并沒有因為ERP而減少，反而是增加的。而且在成本的結(jié)算上也十分困難，因為進產(chǎn)銷存的各個單據(jù)都是可能會影響產(chǎn)品成本的，如果一開始沒有把正確的進產(chǎn)銷存流程納入成本結(jié)算的因素時，等到大家都上手了之后才發(fā)現(xiàn)要結(jié)算成本還缺少很多信息，而這些信息其實都在很多日常的流程中就要進行搜集的，如果流程中沒有納入到最后又會變成在月底用大量的人工來搜集，那么一個應(yīng)該會對企業(yè)各部門都產(chǎn)生正面效益的ERP系統(tǒng)就變成一個MRP的升級版而己。

   8.ERP是財務(wù)部主導(dǎo)的?

    到現(xiàn)在還有不少公司是把ERP納入財務(wù)部的工作范圍或是把信息室建制在財務(wù)部門之下，通常這樣編制的公司ERP都很難推行成功的，因為ERP的推動是一個跨部門的大工程，今天如果ERP是以財務(wù)為主導(dǎo)時，就難免事事都以財務(wù)部門為出發(fā)點，但是像制造業(yè)的生產(chǎn)部門有許多的工作細節(jié)和工作流程并不是財務(wù)人員能夠清楚了解的，因此以財務(wù)為主的規(guī)劃是否真的能夠解決其它部門的問題?

    而以財務(wù)部門出發(fā)點的流程規(guī)劃常常變成把應(yīng)該財務(wù)部作的工作向前分散到各個部門，表面上財務(wù)部門的確享受到了ERP帶來的好處，但其它接了本應(yīng)由財務(wù)部門負責工作的單位會作何感想?而最重要的還是財務(wù)部門的負責人員如果不是很深入了解其它部門的工作細節(jié)，在其它部門提出不合理需求時也無法判斷，只能原封不動的要求信息人員或是軟件公司修改系統(tǒng)，到最后常常變成前端人員打ERP系統(tǒng)只是為了應(yīng)付上級交代，而手里還有一本實際上的賬本，ERP只是為了讓財務(wù)部能出報表的工作而己，這樣其實就失去了ERP真正應(yīng)該有的成效了。

    9.管理ERP人員需要是資管背景?

    這可以說是最多人的迷思吧，總以為ERP是個計算機系統(tǒng)，所以就要很懂計算機的人才能管理ERP，但實際上卻恰恰相反，因為現(xiàn)在的ERP己經(jīng)設(shè)計成十分容易操作且相當穩(wěn)定，只要服務(wù)器不當機網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定，定期作備份，其實沒有太多IT的成本在其中。

    而管理ERP最基本就是要把整個公司組織架構(gòu)和工作職掌都放在腦中，然后把系統(tǒng)的功能了然于胸，再配合上SOP的規(guī)劃，才能算真正的能掌握和管理ERP。而這些東西大部份在企管系的課程中都有提到，但卻較少在資管系的課程中提及，因此如果僅有資管背景的話要管理ERP的話，最好要有三五年以上的實務(wù)經(jīng)驗才比較適合擔任主導(dǎo)ERP的工作。

    10.用其它家成功上線模式套用就能成功?

    這也是要導(dǎo)入ERP的公司在征人時要注意的一個點，如果只有一或二次輔導(dǎo)ERP上線的經(jīng)驗的話，并不能保證在新的公司就能成功，特別是不同產(chǎn)業(yè)型態(tài)時更為明顯。因為即使是相同型態(tài)的產(chǎn)業(yè)也會有企業(yè)文化的不同還有人員特質(zhì)和組織架構(gòu)的不同，還是會造成ERP上線時產(chǎn)生不同的問題需要解決，如果硬是要把之前的成功經(jīng)驗套用在新的公司而沒有納入新的公司的特性的話，很容易處處碰到一些積極或消極的抵抗，如果堅持原則下去的話，除非老板十分的支持，不然很可能就要知難而退了。