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在線辦公自動(dòng)化系統(tǒng)專題

在線辦公自動(dòng)化系統(tǒng)：OA辦公系統(tǒng)成為解除管理危機(jī)的終結(jié)者

OA辦公系統(tǒng)涉及全員應(yīng)用，對(duì)于企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)來說，會(huì)用到哪些基本功能呢？上至企業(yè)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)，下至普通員工又是如何應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)的呢？接下來，就通過具體的OA功能模塊，來帶大家體驗(yàn)高效的OA辦公系統(tǒng)。
1、OA工作流程
企業(yè)普遍應(yīng)用的OA基本功能模塊包括：協(xié)同工作、工作流程、表單應(yīng)用、報(bào)表處理、公文管理、公共信息、計(jì)劃管理、會(huì)議管理、任務(wù)管理、項(xiàng)目管理、知識(shí)管理等等，其中企業(yè)日常辦公中應(yīng)用頻率最高的當(dāng)屬OA辦公流程。
我們了解到OA廠商中，廣受OA客戶青睞的“中國(guó)管理軟件項(xiàng)目成功率第一品牌”九思軟件，其OA工作流程主要功能包括流程定制、流程門戶、發(fā)起流程、待發(fā)流程、流程監(jiān)控、辦結(jié)查閱、流程代理、流程轉(zhuǎn)辦等。可以方便以管理和制度為中心，規(guī)范各單位的分工和協(xié)作秩序，并且對(duì)業(yè)務(wù)過程進(jìn)行關(guān)注（工作流執(zhí)行過程的每一步變化可自動(dòng)發(fā)通知給關(guān)注人）、監(jiān)控、催辦，對(duì)業(yè)務(wù)結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、查詢和分析。
2、OA知識(shí)管理
鐵打的營(yíng)盤流水的兵，OA知識(shí)管理已經(jīng)成為組織的核心競(jìng)爭(zhēng)能力之一。企業(yè)通過OA辦公系統(tǒng)可以把隱形知識(shí)顯性化，顯性知識(shí)電子化，對(duì)知識(shí)進(jìn)行企業(yè)級(jí)的收集、分類、沉淀、授權(quán)、分享、學(xué)習(xí)和持續(xù)創(chuàng)新，成為領(lǐng)導(dǎo)者構(gòu)建企業(yè)知識(shí)競(jìng)爭(zhēng)力的思考點(diǎn)。
OA辦公系統(tǒng)知識(shí)管理可以通過對(duì)角色的分類，來輔助新員工學(xué)習(xí)企業(yè)知識(shí)，或者是幫助重新分配工作的員工迅速了解辦公內(nèi)容。企業(yè)員工使用OA知識(shí)管理，可以清晰了解自己在企業(yè)中的地位，明確權(quán)職，找到可以使用的資源，同時(shí)關(guān)注企業(yè)的其他部分，從而了解到整個(gè)企業(yè)是如何實(shí)際運(yùn)作的。這大大提高了新員工的融入速度，降低了新員工的培訓(xùn)成本。
3、明確你的OA
OA知識(shí)管理涉及到分角色明確工作內(nèi)容。所以，企業(yè)每個(gè)員工工作性質(zhì)不同，工作內(nèi)容也各有不同。通過OA辦公系統(tǒng)權(quán)限設(shè)定，規(guī)范員工工作內(nèi)容必不可少。 比如說集團(tuán)企業(yè)的CEO，通過OA辦公系統(tǒng)可以直觀了解到自身的工作內(nèi)容及時(shí)處理緊急事務(wù)，查看員工工作匯報(bào)，了解員工工作進(jìn)度，績(jī)效完成情況，精確規(guī)劃整個(gè)企業(yè)下一步工作目標(biāo)。 如果是企業(yè)的行政總監(jiān)，登錄OA辦公系統(tǒng)完全可以輕松掌握企業(yè)行政事務(wù)，按時(shí)安排工作會(huì)議，總結(jié)會(huì)議內(nèi)容，收發(fā)公文等等；若是普通員工，早上一來登錄OA辦公系統(tǒng)，就能看到企業(yè)的新聞公告，通過OA知識(shí)管理及時(shí)了解工作崗位內(nèi)容，快速投入工作，為企業(yè)沉淀積累新知識(shí)，與其他員工溝通交流等。
隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，社會(huì)進(jìn)步正在不斷加速，組織迫切需要一個(gè)可以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外資源
整合的高效的信息系統(tǒng)，從而提升其管理水平。具體表現(xiàn)在：
1）需要一個(gè)高效的協(xié)同管理工作平臺(tái)
能夠?qū)⒔M織管理中的業(yè)務(wù)活動(dòng)、管理活動(dòng)及活動(dòng)產(chǎn)生的信息在組織、部門、個(gè)人之間進(jìn)行及時(shí)高效、有序可控、全程共享的溝通和處理。
2）需要一個(gè)有效的知識(shí)資產(chǎn)管理平臺(tái)
過去在組織的信息化建設(shè)過程往往重視人、財(cái)、物這些有形的物質(zhì)資產(chǎn)管理，忽視了知識(shí)資產(chǎn)的管理，需要借助知識(shí)管理工具對(duì)組織內(nèi)外的知識(shí)進(jìn)行有效的獲取、沉淀、共享、應(yīng)用、學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，從而提高員工的素質(zhì)和技能、執(zhí)行力。
3）需要一個(gè)個(gè)性化的系統(tǒng)訪問門戶
傳統(tǒng)的OA功能比較單一，員工容易使用，隨著功能的不斷擴(kuò)展，員工對(duì)功能的需求也不盡相同，這就要求系統(tǒng)必須具有人性化設(shè)計(jì)，能夠根據(jù)不同員工的需要進(jìn)行功能組合，將合適的功能放在合適的位置給合適的員工訪問，實(shí)現(xiàn)真正的人本管理。
4）需要一個(gè)良好的組織文化管理平臺(tái)
開放的社會(huì)造就了開放的社會(huì)人，組織規(guī)模的不斷擴(kuò)大，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)與員工、員工與員工間的直接溝通機(jī)會(huì)越來越少，組織需要構(gòu)建新的文化環(huán)境，便于員工相互溝通、增進(jìn)了解、發(fā)現(xiàn)思想傾向并及時(shí)加以引導(dǎo)。
5）需要一個(gè)集中的信息整合呈現(xiàn)平臺(tái)
辦公系統(tǒng)是組織內(nèi)使用面最廣泛、頻率最高的信息系統(tǒng)，希望能夠通過辦公系統(tǒng)實(shí)時(shí)、直觀地了解到組織的運(yùn)營(yíng)狀況（如生產(chǎn)、營(yíng)銷、財(cái)務(wù)等數(shù)據(jù)），同時(shí)有效地解決組織內(nèi)“信息孤島”問題。
6）需要一個(gè)靈活的業(yè)務(wù)流程整合平臺(tái)
當(dāng)組織面臨客戶不斷提出端到端的服務(wù)時(shí)，員工辦公環(huán)境將會(huì)越來越復(fù)雜，因此需要將日常工作活動(dòng)、管理活動(dòng)、業(yè)務(wù)活動(dòng)有機(jī)的結(jié)合，以快速響應(yīng)客戶需求，同時(shí)減少不必要的重復(fù)工作，將管理流程與業(yè)務(wù)流程進(jìn)行有效的整合。
綜合上述各種新的需求不難發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段的OA系統(tǒng)將以知識(shí)管理為核心、以實(shí)時(shí)協(xié)作為技術(shù)支撐手段，以統(tǒng)一的知識(shí)門戶為展現(xiàn)方式。