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在線辦公自動(dòng)化系統(tǒng)：物流管理系統(tǒng)對(duì)與企業(yè)庫(kù)存管理的啟示 |
| 作者：佚名 來(lái)源：網(wǎng)絡(luò) |
| 導(dǎo)讀：在線辦公自動(dòng)化系統(tǒng)專題：物流管理系統(tǒng)對(duì)與企業(yè)庫(kù)存管理的啟示：目標(biāo) 該企業(yè)在庫(kù)存管理以及物流方面存在管理手段落后，庫(kù)站分散、信息溝通不暢，同類設(shè)備多、備件重復(fù)儲(chǔ)備、數(shù)據(jù)“孤島”無(wú)法共享等問題。這些問題有其單位自身的特性，但大部分屬于我國(guó)企業(yè)庫(kù)存管理上的共性問題。企業(yè)決定嘗試通過(guò)信息化建設(shè)加強(qiáng)對(duì)物流網(wǎng)絡(luò)管理。設(shè)計(jì)企業(yè)以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為手段，通過(guò)再造業(yè)務(wù)流程，建立，在線辦公自動(dòng)化系統(tǒng)專題，免費(fèi)辦公自動(dòng)化系統(tǒng) |
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在我國(guó)物流服務(wù)企業(yè)中，僅有39%的企業(yè)擁有物流信息系統(tǒng)，絕大多數(shù)物流服務(wù)企業(yè)尚不具備運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)處理物流信息的能力。一方面是缺乏信息化管理的意識(shí)，沒有超前的觀念和技術(shù)創(chuàng)新的原動(dòng)力，也沒有全面地了解管理信息化給企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)的推動(dòng)作用。物流管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)從物流決策、業(yè)務(wù)流程、客戶服務(wù)的全程信息化，對(duì)物流進(jìn)行科學(xué)管理。
一、企業(yè)物流管理現(xiàn)狀及信息化管理物流的目標(biāo)
該企業(yè)在庫(kù)存管理以及物流方面存在管理手段落后，庫(kù)站分散、信息溝通不暢，同類設(shè)備多、備件重復(fù)儲(chǔ)備、數(shù)據(jù)“孤島”無(wú)法共享等問題。這些問題有其單位自身的特性，但大部分屬于我國(guó)企業(yè)庫(kù)存管理上的共性問題。企業(yè)決定嘗試通過(guò)信息化建設(shè)加強(qiáng)對(duì)物流網(wǎng)絡(luò)管理。設(shè)計(jì)企業(yè)以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為手段，通過(guò)再造業(yè)務(wù)流程，建立規(guī)章制度，整合管理資源，扁平化管理和軟件研發(fā)，通過(guò)開發(fā)已實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化物流”系統(tǒng)，同時(shí)通過(guò)接口開發(fā)與企業(yè)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)，努力實(shí)現(xiàn)企業(yè)資金流、物流、信息流和業(yè)務(wù)流的“四流合一”。通過(guò)系統(tǒng)建設(shè)，預(yù)計(jì)庫(kù)房流動(dòng)資金周轉(zhuǎn)將提高一倍，周轉(zhuǎn)天數(shù)降低46.4天，節(jié)約庫(kù)房流動(dòng)資金占用5000萬(wàn)元，節(jié)約銀行利息250萬(wàn)元。
二、企業(yè)現(xiàn)狀要求通過(guò)信息化建設(shè)加強(qiáng)物流管理
首先從物資管理自身需求來(lái)看，一是分散的物資管理，會(huì)造成庫(kù)存流動(dòng)資金占用較大，企業(yè)上年度庫(kù)存流動(dòng)資金占用1.86億元；二是庫(kù)存積壓物資龐大，重復(fù)采購(gòu)。由于信息不能共享，同類儲(chǔ)備很難綜合調(diào)劑。積壓物品，將影響生產(chǎn)成本；三是手工記賬，無(wú)法高效準(zhǔn)確地對(duì)物品進(jìn)行分類管理。倉(cāng)庫(kù)盤點(diǎn)往往出現(xiàn)物品數(shù)量和賬目不符的情況，管理人員多，工作效率低；四是單個(gè)微機(jī)庫(kù)存管理，形成企業(yè)內(nèi)部封閉的信息孤島，很難全面及時(shí)地掌握庫(kù)存物資的動(dòng)態(tài)信息。
其次從物資使用單位需求來(lái)看，一是計(jì)劃處理反饋不及時(shí)。計(jì)劃上報(bào)后，是否正常處理、合同簽訂情況、供應(yīng)商情況、到貨情況使用單位不掌握，以致計(jì)劃重復(fù)上報(bào)；二是對(duì)單位物資庫(kù)存分布情況和實(shí)時(shí)成本情況無(wú)法監(jiān)控，調(diào)劑成本的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，成本不實(shí)；三是分散的采購(gòu)和儲(chǔ)備管理，不能發(fā)揮集中采購(gòu)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)；四是成本實(shí)時(shí)監(jiān)控管理的要求越來(lái)越迫切，部分制造部門已經(jīng)提出物資核算到車間班組機(jī)臺(tái)的內(nèi)部管理要求。 最后從監(jiān)管的角度看，一是財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)沒有實(shí)現(xiàn)一體化，不能及時(shí)準(zhǔn)確的反映市場(chǎng)的價(jià)格變動(dòng)情況、物資到貨情況、估價(jià)入賬的明細(xì)情況，財(cái)務(wù)核算不及時(shí)；二是管理手段的落后，造成了管理機(jī)制上的漏洞。急需的物資進(jìn)不來(lái)，不急需的長(zhǎng)線物資占用庫(kù)存，計(jì)劃上報(bào)和預(yù)算管理脫節(jié)；三是供應(yīng)商及付款管理不夠規(guī)范；四是傳統(tǒng)的手工統(tǒng)計(jì)方法，滯后的信息反饋，難以滿足現(xiàn)代化管理的需要。
三、提出的具體解決手段
通過(guò)對(duì)企業(yè)物流庫(kù)存管理進(jìn)行重新流程設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)流程全程計(jì)算機(jī)規(guī)范化管理，通過(guò)計(jì)算機(jī)控制物流工作。首先用料部門直接在內(nèi)部網(wǎng)上提出物資需求計(jì)劃，單位專業(yè)人員進(jìn)行網(wǎng)上匯總，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在網(wǎng)上審批，交庫(kù)領(lǐng)用后的質(zhì)量監(jiān)控反饋網(wǎng)上閉環(huán)管理流程。其次規(guī)范招標(biāo)采購(gòu)流程，加強(qiáng)供應(yīng)商管理，實(shí)現(xiàn)中標(biāo)信息網(wǎng)上傳遞。同時(shí)約束合同標(biāo)底、供應(yīng)商，由計(jì)算機(jī)生成合同，依據(jù)合同按照生產(chǎn)進(jìn)度需求合理交庫(kù)。第三規(guī)范交庫(kù)、應(yīng)付款掛帳的業(yè)務(wù)流程。交庫(kù)單全部依據(jù)合同生成，應(yīng)付款依據(jù)發(fā)票和驗(yàn)收入庫(kù)單自動(dòng)生成，ABC方式付款結(jié)果自動(dòng)形成。通過(guò)上述流程規(guī)范了庫(kù)房管理的業(yè)務(wù)流程，徹底甩掉傳統(tǒng)的手工記賬流程。同時(shí)審計(jì)建議配合新業(yè)務(wù)流程完善各項(xiàng)規(guī)章制度，形成各環(huán)節(jié)工作人員相互監(jiān)督制約機(jī)制，加強(qiáng)系統(tǒng)制約功能。 具體實(shí)施思路。業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)通過(guò)建立預(yù)算、計(jì)劃、招投標(biāo)、合同、交庫(kù)、資金、統(tǒng)計(jì)七大功能模塊，從而形成涵蓋企業(yè)全部業(yè)務(wù)流程的四個(gè)閉環(huán)控制系統(tǒng)。
（一）計(jì)劃閉環(huán)控制系統(tǒng)
計(jì)算機(jī)系統(tǒng)依據(jù)年度預(yù)算指標(biāo)，按月均形成分類預(yù)算，限定月需求計(jì)劃。各用料部門上報(bào)月需求計(jì)劃，匯總后網(wǎng)上三級(jí)審核上傳計(jì)劃到供銷部門。超預(yù)算計(jì)劃，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)鎖定無(wú)法輸入審核。計(jì)劃必須在指定日期前在網(wǎng)絡(luò)上傳遞。通過(guò)上述控制提高上報(bào)需求計(jì)劃的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，使物資管理部門對(duì)月消耗做到心中有數(shù)，由事后統(tǒng)計(jì)轉(zhuǎn)為事前控制。
（二）合同閉環(huán)控制系統(tǒng)
采購(gòu)人員接到月需求計(jì)劃后，要先利用庫(kù)房管理系統(tǒng)，查詢當(dāng)時(shí)全部庫(kù)存信息，進(jìn)行利庫(kù)處理，無(wú)庫(kù)存由計(jì)劃人員確定采購(gòu)方案，由招標(biāo)人員審核投標(biāo)方資格，提交招標(biāo)管理委員會(huì)進(jìn)行招標(biāo)。采購(gòu)人員、計(jì)劃人員、招標(biāo)人員三方職權(quán)分離，形成互相監(jiān)督、制約的透明機(jī)制。一旦招標(biāo)委員會(huì)確定中標(biāo)渠道和價(jià)格后，由采購(gòu)人員在系統(tǒng)中起草機(jī)制采購(gòu)合同文本，合同管理人員按中標(biāo)通知書，審核機(jī)制合同。任何人無(wú)權(quán)修改中標(biāo)結(jié)果。
（三）入庫(kù)核銷資金閉環(huán)控制系統(tǒng)
采購(gòu)人員依據(jù)計(jì)劃及采購(gòu)合同，在網(wǎng)上開具機(jī)制入庫(kù)單。入庫(kù)單上標(biāo)明供應(yīng)商名稱、合同編號(hào)、品名規(guī)格、計(jì)量單位、計(jì)劃入庫(kù)數(shù)量等。保管員直接在網(wǎng)絡(luò)上填寫實(shí)際交庫(kù)量，系統(tǒng)自動(dòng)在合同中減去所開具的物資數(shù)量，入庫(kù)單數(shù)量必須小于等于合同所剩數(shù)量，超合同數(shù)量與無(wú)合同不能開具機(jī)制入庫(kù)單。
（四）查詢閉環(huán)控制系統(tǒng)
供銷部門物資管理工作業(yè)務(wù)，全部通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)完成，計(jì)算機(jī)完成的每一項(xiàng)操作在系統(tǒng)中都留有記載，從面實(shí)現(xiàn)通過(guò)系統(tǒng)對(duì)計(jì)劃、招標(biāo)、合同、入庫(kù)、出庫(kù)、資金占用、掛賬、付款信息的查詢，為實(shí)時(shí)了解各環(huán)節(jié)工作狀態(tài)起到了關(guān)鍵作用，并形成了監(jiān)督制約保證體系，促進(jìn)了規(guī)范化管理。
物流管理信息系統(tǒng)能給企業(yè)帶來(lái)的好處有：
1、提高企業(yè)物流綜合競(jìng)爭(zhēng)力
2、內(nèi)部運(yùn)作效率提高，能夠從容處理各種復(fù)雜物流業(yè)務(wù)
3、通過(guò)與客戶的實(shí)時(shí)信息共享，提高了客戶服務(wù)質(zhì)量
4、在對(duì)大量的客戶業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析的基礎(chǔ)上，使得向客戶提供增值服務(wù)成為可能，并挖掘出巨大的銷售潛力
5、加強(qiáng)總部對(duì)分支機(jī)構(gòu)的管理以及與股東單位、合作伙伴、支持資源的信息溝通、業(yè)務(wù)合作，向管理層、決策層提供實(shí)時(shí)的統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)，提高了市場(chǎng)反映速度和決策效率。
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