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在線辦公自動化系統(tǒng)：企業(yè)上oa系統(tǒng)的主要作用？ |
| 作者：佚名 來源：網絡 |
| 導讀：在線辦公自動化系統(tǒng)專題：企業(yè)上oa系統(tǒng)的主要作用？：整體效率不高且存在辦公費用高的問題。 OA解決辦法：建立內部統(tǒng)一的信息發(fā)布平臺。 公司的新聞、公告、通知等信息均統(tǒng)一通過OA平臺進行有針對性的發(fā)布，用戶可在其權限范圍內查看與自己相關的信息。同時可結合手機短信方式對部分重要信息進行及時發(fā)布。，在線辦公自動化系統(tǒng)專題，免費辦公自動化系統(tǒng) |
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關鍵詞：
協(xié)同辦公
ERP軟件
檔案
客戶管理
知識管理
項目管理
合同管理
進銷存
設備管理
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OA可解決的問題：
1、統(tǒng)一信息發(fā)布平臺：
由于公司在日常經營管理工作中需要上傳和下達各類公文文件，目前隨著公司的發(fā)展壯大，各分公司、項目部和駐外機構設立在各處，而以往所有的相關工作都是通過傳統(tǒng)的手工打印、人工遞送、發(fā)送傳真等方式進行。這樣一來就導致日常公司文件的上傳下達時效性相對較低，工作量較大，整體效率不高且存在辦公費用高的問題。 OA解決辦法：建立內部統(tǒng)一的信息發(fā)布平臺。
公司的新聞、公告、通知等信息均統(tǒng)一通過OA平臺進行有針對性的發(fā)布，用戶可在其權限范圍內查看與自己相關的信息。同時可結合手機短信方式對部分重要信息進行及時發(fā)布。
2、溝通與記錄存檔：
目前公司內部各機構間的溝通主要是通過電話、手機短信、QQ等方式進行溝通，沒有完善的平臺可方便地保存和快速地查詢以往的歷史溝通記錄，事后的信息確認缺乏依據。
OA解決方法：建立公司統(tǒng)一溝通平臺。
OA提供了內部消息、內部郵件、外部郵件、手機短信等各種溝通渠道，構建了完善的內部溝通平臺。總公司及分公司、項目部可統(tǒng)一在上面進行溝通交流，且可隨時查看歷史溝通記錄等。
3、內部審批與手機批示：
目前公司內部審批使用的是傳統(tǒng)的手工遞送簽批方式。這種傳統(tǒng)的方式需要將各類簽批文件逐級遞送給各個相關領導依次進行簽批。其次是公司在各地有分公司、項目部，因此辦公地點分散，加上公司領導因工作需要經常出差在外地時，難免會出現(xiàn)簽批不及時、信息不對稱而導致工作延誤的情況。因此公司需要一個有效的平臺解決異地審批的問題。
OA解決辦法：建立統(tǒng)一的審批平臺。
OA提供的強大的基于互聯(lián)網的表單和工作流程引擎對跨地域審批提供了完善的支持。OA首先會對公司的內部工作流程進行梳理和調研，之后會根據雙方確認的調研文檔將各種需要領導進行審批的內部請示、公文流轉、合同審批等事務處理的表單和流程在OA系統(tǒng)中進行相應的配置，從而實現(xiàn)流程審批的“規(guī)范化、無紙化、電子化和自動化”。異地的分公司和項目部都可以實現(xiàn)在同一個平臺上進行辦公。領導即使出差在外地也可以通過登錄系統(tǒng)進行相關文件的審批。同時OA系統(tǒng)提供了手機WAP審批功能，當領導在不方便上網的地方也可通過手機WAP功能登錄OA系統(tǒng)來完成審批，大大提高了領導的審批效率，真正實現(xiàn)移動辦公。
4、公司文檔管理方面：
目前對于公司內部的文檔管理方面沒有一套完善的系統(tǒng)來進行文件的分類管理，文件的共享和利用率不高，沒有實現(xiàn)電子化的管理。
OA解決方法：建立統(tǒng)一的文檔管理平臺。 OA提供了完善的文檔管理和查詢功能，可對公司的文檔進行分門別類的管理（如公司的項目合同、圖紙、各類受控文件等可以集中的管理起來），并能實現(xiàn)快速的查詢。針對文檔的安全性，OA還提供了完善的權限設置（可針對部門、崗位和特定人員的方式進行控制）對文檔進行管理，只有擁有相應權限的人才能查看對應的文檔，這樣一來可以極大地提高了文件的保密性和避免非授權人員的查閱，同時也免去了日常繁瑣的文檔借閱工作，提高了工作效率。
5、項目協(xié)作方面：
對于臨時發(fā)起的一些臨時工作或公司內部需要多部門協(xié)作參與討論的一些項目，傳統(tǒng)的做法都是通過召集各部門人員開會等方式進行。然而這種方法效率不高且時間安排不靈活，同時項目的進展和溝通情況沒有歷史記錄可查，遇到周期性重復進行的工作不能很好的進行知識和經驗的沉淀。 OA解決方法：建立協(xié)作平臺。
對于有些臨時發(fā)起的項目需要不同部門及不同崗位人參與的項目，可臨時成立項目組，對項目進行實時的進展溝通，同時跟項目相關的文檔、合同、圖紙等可上傳到項目協(xié)作區(qū)上。
無論企業(yè)處于發(fā)展中的哪一個階段，都需要借助信息化的工具和軟件來解決上述企業(yè)內部存在的問題，即“企業(yè)內控”問題，在特殊的經濟形勢下，挖掘和利用企業(yè)已有的各種資源，控制企業(yè)在各方面的成本減少不必要的支出更是企業(yè)要優(yōu)先解決的問題。借助協(xié)同辦公（OA）軟件來完成企業(yè)管理目標的實現(xiàn)、減少人員流失帶來的損失、進行工作任務的執(zhí)行跟蹤、控制成本和預算等，實現(xiàn)文檔電子化，以轉變工作方式為核心，使數據集中，便于分析和管理；實現(xiàn)網上辦公，以效率為核心，快速找到客戶，促進員工內部溝通加快響應，促進協(xié)作提高工作質量，網絡、移動辦公可以節(jié)省時間；實現(xiàn)制度規(guī)范，以提高執(zhí)行力為核心，讓制度來規(guī)避風險，用標準來提高效率，通過執(zhí)行來發(fā)現(xiàn)問題；促進企業(yè)全面提升，以企業(yè)效益提升為核心，讓客戶更滿意，員工效率更高，企業(yè)管理模式更標準，管理成本更低廉，擴張更迅速。協(xié)同辦公（OA）軟件使企業(yè)在經濟危機的艱難時刻，提升效率和降低成本，節(jié)省人力、物力、財力。
所以企業(yè)的文化不是掛在墻上，也不是靠咨詢公司給與指導，不是靠幾個拓展訓練可以完成的，他需要依靠一個長期的過程，以及一個好的載體。OA就是一個好的載體，它不但可以提供一個共同讓他們打破時間與空間的限制，在一起工作，在一起分享，在一起奮斗，同時也是員工展現(xiàn)自己的最好平臺，因為你在OA系統(tǒng)中做過的任何一個痕跡，你的領導，您的管理層甚至你的老板都可以看到，那怕只是一個計劃，一個文檔。
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