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在線辦公自動(dòng)化系統(tǒng)：決議督辦管理系統(tǒng)，鍛造高效執(zhí)行力 |
| 作者：佚名 來(lái)源：轉(zhuǎn)載 |
| 導(dǎo)讀：在線辦公自動(dòng)化系統(tǒng)專題：決議督辦管理系統(tǒng)，鍛造高效執(zhí)行力：依靠傳統(tǒng)的督辦方式和工作手段（紙制文件、電話、郵件、Excel等）已經(jīng)難以滿足企業(yè)實(shí)時(shí)、全面、體系化的督辦業(yè)務(wù)管理要求： 1、傳統(tǒng)方式下，企業(yè)決策者和辦公室領(lǐng)導(dǎo)想要快速定位、查詢、獲取督辦進(jìn)展，只能通過詢問或上會(huì)，難以實(shí)時(shí)了解； 2、督辦事項(xiàng)所涉及的業(yè)務(wù)范疇越來(lái)越廣泛，如何將來(lái)源多樣、啟動(dòng)時(shí)間不同、，在線辦公自動(dòng)化系統(tǒng)專題，免費(fèi)辦公自動(dòng)化系統(tǒng) |
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據(jù)相關(guān)機(jī)構(gòu)統(tǒng)計(jì)，全球企業(yè)的發(fā)展20%靠企業(yè)的策劃，60%靠企業(yè)各層級(jí)人員的執(zhí)行力，還有20%靠的是機(jī)遇與環(huán)境等不確定因素。由此可見，成功的企業(yè)一定是具備了正確的戰(zhàn)略和卓越的戰(zhàn)略執(zhí)行力，而督辦則是貫徹決策部署、保障工作落實(shí)的重要手段，是鍛造、提升執(zhí)行力的中心環(huán)節(jié)。 企業(yè)督辦管理面臨的問題 隨著經(jīng)濟(jì)環(huán)境日益轉(zhuǎn)變，企業(yè)集團(tuán)精細(xì)化管理的不斷推進(jìn)，IT技術(shù)的日新月異，依靠傳統(tǒng)的督辦方式和工作手段（紙制文件、電話、郵件、Excel等）已經(jīng)難以滿足企業(yè)實(shí)時(shí)、全面、體系化的督辦業(yè)務(wù)管理要求：
1、傳統(tǒng)方式下，企業(yè)決策者和辦公室領(lǐng)導(dǎo)想要快速定位、查詢、獲取督辦進(jìn)展，只能通過詢問或上會(huì)，難以實(shí)時(shí)了解；
2、督辦事項(xiàng)所涉及的業(yè)務(wù)范疇越來(lái)越廣泛，如何將來(lái)源多樣、啟動(dòng)時(shí)間不同、持續(xù)周期不同、涉及部門不同的各類督辦事項(xiàng)進(jìn)行有效、實(shí)時(shí)的統(tǒng)籌與管控，成為企業(yè)督辦業(yè)務(wù)研究的重要難題；
3、督辦管理人員需要定期整理撰寫督辦執(zhí)行報(bào)告或統(tǒng)計(jì)督辦效能數(shù)據(jù)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。靠手工在Excel上記錄不僅繁瑣，還可能出現(xiàn)遺漏，想要整理統(tǒng)計(jì)一個(gè)或多個(gè)、一類或多類事項(xiàng)的辦理情況或歷史信息更需要投入大量的工作，難以快速支持領(lǐng)導(dǎo)決策和管理優(yōu)化。
督辦信息化工具的探索
為了解決督辦管理過程中面臨的各類問題，一些企業(yè)開始尋求信息化工具的支持，利用協(xié)同OA產(chǎn)品里的相關(guān)模塊（如決議、任務(wù)流程管理等類似模塊）實(shí)現(xiàn)了管理的在線電子化。但企業(yè)督辦部門在實(shí)際管理過程中卻發(fā)現(xiàn)，基于模塊的督辦管理內(nèi)容并不完整，應(yīng)用不夠深入，難以形成閉環(huán)式管理，對(duì)督辦業(yè)務(wù)水平的提升效果很有限。企業(yè)非常期待能有一款成熟的產(chǎn)品，能夠?qū)崿F(xiàn)會(huì)議組織、督辦統(tǒng)籌、分解下達(dá)、協(xié)作溝通、執(zhí)行跟蹤、成果確認(rèn)、效能統(tǒng)計(jì)等決議督辦業(yè)務(wù)的全生命周期管理，同時(shí)能夠支持集團(tuán)企業(yè)多層級(jí)管理業(yè)務(wù)的貫穿，從而幫助企業(yè)尤其是集團(tuán)型企業(yè)有效地提升督辦管理效能。然而具備如此功能并獨(dú)立完整的決議督辦管理系統(tǒng)在國(guó)內(nèi)可謂是一品難求。
主要表現(xiàn)為：
1、全鏈條
全生命周期的業(yè)務(wù)固化 有別于市場(chǎng)上簡(jiǎn)單滿足任務(wù)管理或只重視結(jié)果管理的類似產(chǎn)品與模塊，慧點(diǎn)科技決議督辦管理系統(tǒng)既能服務(wù)于企業(yè)重要會(huì)議的無(wú)紙化會(huì)議管理和督辦管理，又能實(shí)現(xiàn)各類型督辦事項(xiàng)的督辦統(tǒng)籌、分解下達(dá)、協(xié)作溝通、執(zhí)行反饋、督辦跟蹤、辦結(jié)確認(rèn)、效能統(tǒng)計(jì)在內(nèi)的全過程、全生命周期閉環(huán)管理。
2、統(tǒng)一的管理視圖
決議督辦管理系統(tǒng)向決策層、管理層及執(zhí)行層提供了統(tǒng)一、體系化、關(guān)聯(lián)化的督辦管理視圖，能夠快速、實(shí)時(shí)地了解各類督辦事項(xiàng)的執(zhí)行進(jìn)展、關(guān)聯(lián)信息。同時(shí)，通過與OA、會(huì)議管理、公文管理系統(tǒng)/模塊的集成，系統(tǒng)可以自動(dòng)同步用戶及組織機(jī)構(gòu)，并自動(dòng)匯集與用戶相關(guān)的各類議題、督辦事項(xiàng)信息，在平臺(tái)上統(tǒng)一展示；還能自動(dòng)生成督辦事項(xiàng)辦理或管理的個(gè)性化用戶日程，讓決策、業(yè)務(wù)處理更加高效、協(xié)同。
3、基于實(shí)際工作場(chǎng)景的特色應(yīng)用
決議督辦管理系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)充分考慮了企業(yè)督辦實(shí)際場(chǎng)景下的應(yīng)用需求，如系統(tǒng)提供了督辦事項(xiàng)的體系化監(jiān)控、自動(dòng)預(yù)警和自動(dòng)提醒功能，能夠在任務(wù)到期前自動(dòng)發(fā)起催辦提醒，在任務(wù)延期時(shí)自動(dòng)發(fā)起預(yù)警，從而避免了人工督辦可能導(dǎo)致的業(yè)務(wù)過程疏漏，保障督辦任務(wù)的高效執(zhí)行。
不僅如此，系統(tǒng)為權(quán)限范圍內(nèi)的用戶提供了個(gè)性化的事項(xiàng)關(guān)注功能，實(shí)現(xiàn)督辦事項(xiàng)的一鍵關(guān)注，進(jìn)展推送。對(duì)延期申請(qǐng)、終止辦理與變更等特殊督辦業(yè)務(wù)也提供了相應(yīng)的能力支持。
4、加強(qiáng)業(yè)務(wù)與管理的協(xié)同
借助決議督辦管理系統(tǒng)，企業(yè)能對(duì)各類督辦事項(xiàng)進(jìn)行體系化統(tǒng)籌，實(shí)現(xiàn)不同級(jí)企業(yè)間、不同部門間、不同級(jí)人員間的業(yè)務(wù)協(xié)同。通過督辦事項(xiàng)辦理協(xié)同與管控的有效融合，全面保障了督辦事項(xiàng)的科學(xué)、高效辦理。 基于協(xié)同空間的事項(xiàng)處理模型，系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)不同角色人員在同一時(shí)間對(duì)同一督辦任務(wù)的協(xié)作與溝通，如：督辦事項(xiàng)發(fā)起者的查看與催辦、分管領(lǐng)導(dǎo)的點(diǎn)評(píng)與溝通、主辦人的持續(xù)反饋、協(xié)辦人的協(xié)助辦理與協(xié)作等。事項(xiàng)逐級(jí)分解模型則讓系統(tǒng)支持督辦事項(xiàng)的逐級(jí)分解細(xì)化與逐級(jí)的反饋匯總，進(jìn)一步縮減了督辦事項(xiàng)的處理周期。
5、多維度的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)查詢
此外，針對(duì)企業(yè)督辦管理中面臨的督辦事項(xiàng)定位、查詢和統(tǒng)計(jì)難的問題，慧點(diǎn)科技決議督辦管理系統(tǒng)創(chuàng)新應(yīng)用的“立體信箱式”督辦管理模型，能夠支持從多維度（如督辦來(lái)源、業(yè)務(wù)類型、組織人員、時(shí)間維度等）快速定位、查詢和統(tǒng)計(jì)督辦事項(xiàng)信息，為企業(yè)各級(jí)用戶提供更為便捷、全面、易用的執(zhí)行和決策支持，實(shí)現(xiàn)“人在找督辦事項(xiàng)”向“督辦事項(xiàng)主動(dòng)找人”的轉(zhuǎn)變。
管理軟件作為一種實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)管理的手段，與社會(huì)生產(chǎn)關(guān)系和社會(huì)生產(chǎn)制度沒有直接關(guān)系，屬生產(chǎn)力范疇，旨在提高企業(yè)的管理水平和生產(chǎn)力水平。因此，大力推廣應(yīng)用管理軟件，并使其迅速轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，乃是世界各國(guó)企業(yè)所共同追求的目標(biāo)，不受任何國(guó)界、國(guó)情、廠情的影響和限制。
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