遠程辦公系統(tǒng)可以理解為：通過網(wǎng)絡(luò)連接員工，組織架構(gòu)作為結(jié)構(gòu)、以員工為中心、以工作流程為主導(dǎo)、以信息數(shù)據(jù)為支撐，使組織內(nèi)外的各個部門、各個人員協(xié)同運作起來達成組織目標(biāo)的信息系統(tǒng)。

1.節(jié)省工作成本，利于文件傳閱管理

與過去對紙質(zhì)文件的審閱方式相比，通過遠程辦公系統(tǒng)處理收發(fā)文件及共享信息資源可以節(jié)省大量紙張，降低辦公成本。領(lǐng)導(dǎo)可直接在遠程辦公系統(tǒng)上閱讀、審批和修訂電子文件，并保留閱讀和修改的痕跡，解決了過去因反復(fù)修改文件草稿而浪費大量紙張的問題;而且，電子文件在遠程辦公系統(tǒng)上可同時向多人傳閱，縮短了文件傳閱的周期，避免了紙質(zhì)文件丟失的可能性。

2.方便檢索查閱，促進信息共享

遠程辦公系統(tǒng)中的公用文檔、公共信息和通知公告等功能模塊是各部門共享信息資源的平臺，員工可通過遠程辦公系統(tǒng)及時了解全院的新信息，有利于部門之間的溝通與合作。遠程辦公系統(tǒng)上強大的條件檢索功能為員工快速查找文件資料提供了的便利，解決了過去花費大量時間翻查紙質(zhì)文件的問題，從而提高搜集文件資料的效率。

3.增強監(jiān)控能力，提高行政管理水平

遠程辦公系統(tǒng)能及時有效地監(jiān)控各個部門、各位員工的日程安排、辦文情況以及會議室、車輛和辦公用品的使用情況，并具有催辦督辦和自動提醒的功能，一方面防止了延誤業(yè)務(wù)辦理時間的情況，另一方面有利于管理員的全局監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)問題并及時協(xié)調(diào)解決。此外，在遠程辦公系統(tǒng)上處理的流程步驟都留有審批痕跡，具有可追溯性，方便日后的查閱和管理。