完整的知識管理軟件功能包括知識利用和創(chuàng)造、知識存儲與查詢、知識表達。知識管理軟件最起碼應該能夠幫助員工做到在需要知識的時候知道去哪里查找，并簡單方便的找到知識庫、知識地圖，而在工作中產(chǎn)生的知識能夠自動的沉淀、保存員工協(xié)作工具、知識庫，方便利用。

1、可用性與易用性：從知識管理軟件的使用者角度考慮問題，而不僅僅是從完成功能。功能再強大，人們都不愿意使用的知識管理軟件也不是好軟件。

2、功能需求：知識管理軟件既滿足當前顯性的功能需求，也能夠發(fā)現(xiàn)隱性和將來的需求。

3、柔性：知識管理軟件應該具備柔性，支持業(yè)務、組織機構、運營方式的變化。

4、業(yè)務流程：知識管理軟件融入流程并支持流程。知識的產(chǎn)生、存儲能夠在流程中自動實現(xiàn)，知識的創(chuàng)造與共享能夠有推送機制和環(huán)境。

5、知識管理軟件的技術架構需求：技術架構具備先進性，能夠與已有技術架構整合。

知識管理軟件，要滿足當前對知識管理實施的需求，并能夠支撐將來需求的變化，而且要員工樂于使用、簡單、快捷。