文檔管理，是文檔、電子表格、圖形和影象掃描文檔的存儲(chǔ)、分類(lèi)和檢索。而知識(shí)管理主要分為隱性知識(shí)和顯性知識(shí)，圍繞各種來(lái)源的知識(shí)內(nèi)容，利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的生產(chǎn)、分享、應(yīng)用以及創(chuàng)新，并在企業(yè)個(gè)人、組織運(yùn)營(yíng)、客戶(hù)價(jià)值以及經(jīng)濟(jì)績(jī)效等諸方面形成知識(shí)優(yōu)勢(shì)和產(chǎn)生價(jià)值的過(guò)程。它更重要的是隱藏在組織層次或個(gè)人頭腦中的知識(shí)，如企業(yè)的文化、思想，員工的技能、解決問(wèn)題的思路等。

從概念中可以看出，文檔更多僅僅是存儲(chǔ)知識(shí)的一種方式，而知識(shí)管理卻能夠把隱性的知識(shí)轉(zhuǎn)變成顯性的知識(shí),可以實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享、交流、利用并不斷創(chuàng)新，并發(fā)揮其價(jià)值。

在知識(shí)管理系統(tǒng)中建立知識(shí)庫(kù)，企業(yè)可以按照部門(mén)、企業(yè)架構(gòu)來(lái)設(shè)置文檔的目錄。如把不同的部門(mén)發(fā)生的文檔放在不同的業(yè)務(wù)部門(mén)文檔下，即用組織結(jié)構(gòu)設(shè)置知識(shí)文檔目錄（這里與文檔管理相同，收集和統(tǒng)一整理文檔）。但知識(shí)管理更大的功能是能夠形成知識(shí)關(guān)系網(wǎng)絡(luò)和知識(shí)地圖。通過(guò)索引目錄，企業(yè)中的知識(shí)資源的位置能很快的被找到；同時(shí)，它更揭示知識(shí)節(jié)點(diǎn)間的關(guān)系，如相關(guān)、相鄰、包含等；更重要的是揭示了知識(shí)與人之間的聯(lián)系。比如，存在于人頭腦中的隱性知識(shí)，很難顯性表述，或者轉(zhuǎn)化成本太高等制約因素從而難以運(yùn)用隱性知識(shí)，所以找到擁有知識(shí)的人，也就找到了需要的知識(shí)。假如兩個(gè)部門(mén)的人員，技術(shù)部甲以前開(kāi)發(fā)過(guò)銷(xiāo)售管理系統(tǒng)，市場(chǎng)部乙參與過(guò)客戶(hù)跟單，現(xiàn)在需要建立個(gè)CRM系統(tǒng)，把兩方曾經(jīng)掌握的知識(shí)合理的運(yùn)用和組織起來(lái)即可配合完成系統(tǒng)的建設(shè)。

知識(shí)管理系統(tǒng)更具有集成能力。知識(shí)管理絕不僅僅只簡(jiǎn)單的文檔管理，它重點(diǎn)是通過(guò)收集和獲取的知識(shí)加以轉(zhuǎn)化和應(yīng)用，通過(guò)員工的知識(shí)技能的提高為企業(yè)創(chuàng)造效益。通過(guò)提供一個(gè)開(kāi)放學(xué)習(xí)和創(chuàng)作知識(shí)的平臺(tái)。讓平臺(tái)內(nèi)的知識(shí)流動(dòng)起來(lái)，知識(shí)才能不斷的積累與發(fā)展。而最好的就是與業(yè)務(wù)流程集成起來(lái)，流程的執(zhí)行過(guò)程中，伴隨著知識(shí)的獲取、應(yīng)用和創(chuàng)造。實(shí)現(xiàn)“流程管道、知識(shí)活水”。讓知識(shí)發(fā)揮其最大價(jià)值。