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知識(shí)管理系統(tǒng)低代碼專題:知識(shí)管理系統(tǒng)功能及挑選 |
作者:佚名 來(lái)源:轉(zhuǎn)載 |
導(dǎo)讀:知識(shí)管理系統(tǒng)低代碼平臺(tái): 結(jié)構(gòu)化知識(shí)處理能力。對(duì)日常工作運(yùn)行中產(chǎn)生的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù),能夠進(jìn)行自定義發(fā)布為知識(shí),搜索引擎可對(duì)結(jié)構(gòu)化知識(shí)進(jìn)行全文檢索。 3. 征詢管理系統(tǒng)。可實(shí)現(xiàn)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中征詢業(yè)務(wù)的全面應(yīng)用。 4. 便捷的呼入問(wèn)題引導(dǎo)解答應(yīng)用?勺远x問(wèn)題分解步驟,可關(guān)聯(lián)子問(wèn)題關(guān)系,可以預(yù)設(shè)問(wèn)題答案,為有效 |
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知識(shí)管理系統(tǒng)功能介紹就其特點(diǎn)而言,主要可以歸納為2點(diǎn): 1. 強(qiáng)大的非結(jié)構(gòu)化知識(shí)處理能力?蓪F(xiàn)存在大量的文檔和歷史知識(shí),這部分非結(jié)構(gòu)化的文檔,需要能夠進(jìn)行快速的導(dǎo)入和管理起來(lái),并能夠進(jìn)行全文、附件內(nèi)容的檢索。 2. 結(jié)構(gòu)化知識(shí)處理能力。對(duì)日常工作運(yùn)行中產(chǎn)生的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù),能夠進(jìn)行自定義發(fā)布為知識(shí),搜索引擎可對(duì)結(jié)構(gòu)化知識(shí)進(jìn)行全文檢索。 3. 征詢管理系統(tǒng)?蓪(shí)現(xiàn)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中征詢業(yè)務(wù)的全面應(yīng)用。 4. 便捷的呼入問(wèn)題引導(dǎo)解答應(yīng)用?勺远x問(wèn)題分解步驟,可關(guān)聯(lián)子問(wèn)題關(guān)系,可以預(yù)設(shè)問(wèn)題答案,為有效利用知識(shí)庫(kù)內(nèi)已有知識(shí)提供便利工具。 5. 完善的文檔及內(nèi)容管理子模塊。支持對(duì)知識(shí)的管理需要進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、批量導(dǎo)入、版本管理,建立知識(shí)發(fā)布、管理、應(yīng)用及審核處理等流程定義。 6. 權(quán)限管理系統(tǒng)。能夠定義用戶的角色,并對(duì)角色進(jìn)行權(quán)限設(shè)定,不同用戶擁有不同的權(quán)限,保證系統(tǒng)的文件安全性。 7. 知識(shí)維度的自由設(shè)定。支持有權(quán)限的應(yīng)用者自行設(shè)定部門(mén)或板塊的知識(shí)結(jié)構(gòu)。 8. 個(gè)人知識(shí)門(mén)戶。支持對(duì)每個(gè)用戶建立個(gè)人知識(shí)結(jié)構(gòu),知識(shí)文集,知識(shí)收藏等,個(gè)人培訓(xùn)計(jì)劃,便于崗位知識(shí)的傳承與管理。 9. 知識(shí)地圖。支持能夠全局預(yù)覽本企業(yè)知識(shí)架構(gòu)的知識(shí)地圖和不同崗位具有不同知識(shí)結(jié)構(gòu)的崗位知識(shí)地圖。 10. 知識(shí)培訓(xùn)。支持從知識(shí)庫(kù)中選取知識(shí),對(duì)某一類(lèi)用戶進(jìn)行培訓(xùn)。 11. 知識(shí)統(tǒng)計(jì)功能。支持對(duì)知識(shí)庫(kù)的庫(kù)存、使用率的統(tǒng)計(jì)表現(xiàn)。 12. 版本管理功能。支持知識(shí)從發(fā)布起便記錄其歷史版本,能夠查詢每個(gè)修改過(guò)的版本情況 還能為企業(yè)解決以下問(wèn)題: 1)、以解決用戶實(shí)際問(wèn)題為核心理念,以分類(lèi)、搜索、權(quán)限分離為核心的基礎(chǔ)平臺(tái),配合用戶個(gè)性化的知識(shí)應(yīng)用規(guī)則定義,快速解決用戶存在的知識(shí)管理困境; 2)、高效性、高穩(wěn)定性,高擴(kuò)展集成性,荊輪式事件觸發(fā)管理可在穩(wěn)定高效的基礎(chǔ)平臺(tái)上,提供個(gè)性個(gè)功能事件組合; 3)、成熟的系統(tǒng)實(shí)施經(jīng)驗(yàn),政府、電信運(yùn)營(yíng)商、金融、生產(chǎn)企業(yè)等等多行業(yè)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)構(gòu)建一支卓越的系統(tǒng)實(shí)施和項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì); 4)、穩(wěn)定的系統(tǒng)底層架構(gòu),支持大規(guī)模用戶、海量數(shù)據(jù)、多套系統(tǒng)集群。 知識(shí)資產(chǎn)地圖:通過(guò)地圖模式,明晰企業(yè)知識(shí)體系、各部門(mén)知識(shí)結(jié)構(gòu)、各崗位知識(shí)內(nèi)容,評(píng)估企業(yè)知識(shí)資本,企業(yè)運(yùn)行更具條理,效率大幅提高,業(yè)績(jī)不斷增長(zhǎng)。 知識(shí)自動(dòng)存儲(chǔ):公司歷史、團(tuán)隊(duì)活動(dòng)、企業(yè)文化等圖片、影音資料分門(mén)別類(lèi)存檔,隨時(shí)可提取使用,徹底解決資料存放凌亂,用時(shí)找不到的尷尬。 知識(shí)查詢調(diào)用:撰寫(xiě)新的工作方案,隨時(shí)可以找到以前類(lèi)似文檔借鑒,復(fù)雜文檔迅速成型,快速應(yīng)用到生意。 知識(shí)版本管理:文件資料從第一稿開(kāi)始到最后一個(gè)版本,均有版本記錄保存并可查。 知識(shí)問(wèn)答:基于知識(shí)庫(kù)建立各部門(mén)各崗位的學(xué)習(xí)計(jì)劃,自我充電 ,通過(guò)平臺(tái)交互學(xué)習(xí),成為“學(xué)習(xí)型團(tuán)隊(duì)”。 企業(yè)文化積累:公司積累數(shù)據(jù)和經(jīng)驗(yàn)完整的保存,企業(yè)發(fā)展,點(diǎn)滴記錄,高層言論到員工活動(dòng)均有記載,建立完整的文化體系 。 智能學(xué)習(xí)計(jì)劃:新員工入職,接受基于知識(shí)庫(kù)制定的學(xué)習(xí)計(jì)劃,通過(guò)培訓(xùn)交流平臺(tái)快速了解業(yè)務(wù),進(jìn)入工作狀態(tài)。基于知識(shí)庫(kù)建立各部門(mén)各崗位的學(xué)習(xí)計(jì)劃,自我充電 ,成為“學(xué)習(xí)型團(tuán)隊(duì)”。 研發(fā)成果積累:研發(fā)成果入庫(kù),技術(shù)團(tuán)隊(duì)充分應(yīng)用公司技術(shù)積累,避免永遠(yuǎn)從零開(kāi)始,開(kāi)發(fā)速度明顯加快。 關(guān)鍵員工知識(shí):關(guān)鍵崗位、核心員工知識(shí)資源設(shè)置管理 ,其工作技能、策劃文案、工作經(jīng)驗(yàn)、工作記錄和關(guān)系資源都由系統(tǒng)保留,人走技能不走。 異地協(xié)同:通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)平臺(tái),同步各分公司的知識(shí)內(nèi)容,提高異地協(xié)作能力,提高企業(yè)運(yùn)作效率。 知識(shí)平臺(tái),提供了基于文檔格式的選擇,區(qū)分不同的文件格式,檢索到你所需要的類(lèi)型。 用戶和角色管理 對(duì)系統(tǒng)管理員,普通用戶等進(jìn)行權(quán)限設(shè)定和管理 系統(tǒng)備份和還原 知識(shí)管理平臺(tái)創(chuàng)建了自動(dòng)和手動(dòng)備份機(jī)制,通過(guò)數(shù)據(jù)備份確保知識(shí)管理的安全 企業(yè)信息化如何挑選知識(shí)管理系統(tǒng)識(shí)管理系統(tǒng)在組織的IT系統(tǒng)中不是孤立的存在,必須跟其他已經(jīng)存在的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、其他管理系統(tǒng)緊密結(jié)合。 盡管許多人口頭上都知道知識(shí)管理不僅僅是一套軟件和系統(tǒng),但在實(shí)踐中,許多實(shí)施知識(shí)管理的企業(yè),其知識(shí)管理的實(shí)施都是從購(gòu)買(mǎi)了或價(jià)格低廉或昂貴的知識(shí)管理軟件、系統(tǒng)開(kāi)始的。 由于知識(shí)管理理念在國(guó)內(nèi)傳播的時(shí)間還較短,許多企業(yè)的人員對(duì)知識(shí)管理并沒(méi)有全面、客觀的認(rèn)識(shí),這樣就造成需求方和知識(shí)管理軟件、系統(tǒng)的廠商間存在著信息不對(duì)稱,知識(shí)管理軟件和系統(tǒng)廠商的“忽悠”將許多企業(yè)的知識(shí)管理負(fù)責(zé)人弄“暈”:每家軟件廠商說(shuō)的聽(tīng)起來(lái)都很有道理,都沒(méi)錯(cuò),都仿佛很高深,都許諾他們的軟件和系統(tǒng)能夠解決企業(yè)的問(wèn)題,讓人無(wú)所適從。 有一些機(jī)構(gòu)已經(jīng)購(gòu)買(mǎi)了知識(shí)管理軟件、系統(tǒng)才發(fā)現(xiàn)問(wèn)題:這些軟件跟自己的需求不搭界,或者雖然滿足了部分需求,但關(guān)鍵的需求和關(guān)注點(diǎn)卻沒(méi)有滿足,造成項(xiàng)目的失敗。 系統(tǒng)與知識(shí)管理的關(guān)系 知識(shí)管理系統(tǒng)是知識(shí)管理實(shí)施中的保健因素,雖然不能夠推動(dòng)知識(shí)管理實(shí)施的深化,但卻很容易成為知識(shí)管理實(shí)施的障礙。 知識(shí)管理本質(zhì)上是一種管理的活動(dòng)和實(shí)踐,所以知識(shí)管理系統(tǒng)的作用不能被無(wú)限的高估,這也是國(guó)際知識(shí)管理界的共識(shí)。我們認(rèn)為知識(shí)管理系統(tǒng)的主要作用在于對(duì)顯性知識(shí)的有效管理(獲取、評(píng)估、存儲(chǔ)、分享、利用和創(chuàng)造)和創(chuàng)造一個(gè)方便隱性知識(shí)顯性化、共享的氛圍。 有據(jù)可查的記載,最早的知識(shí)管理項(xiàng)目是一個(gè)美國(guó)Chaparral Steel的公司實(shí)施的,那時(shí)候有關(guān)互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)還不存在,局域網(wǎng)的發(fā)展還處于早期階段,知識(shí)管理相關(guān)的技術(shù)還沒(méi)有充分的研究,因而當(dāng)時(shí)的知識(shí)管理實(shí)施不可能有一個(gè)很好的IT系統(tǒng)支撐,他們依靠?jī)?nèi)部管理和公司戰(zhàn)略,明確知識(shí)管理活動(dòng)內(nèi)容等來(lái)實(shí)施組織KM。通過(guò)知識(shí)管理實(shí)施,現(xiàn)在該公司仍然是鋼鐵行業(yè)內(nèi)質(zhì)量與效率的領(lǐng)先者,同時(shí)他們一直保持了不太注重技術(shù)和平臺(tái)的知識(shí)管理實(shí)施方式。 在對(duì)待知識(shí)管理系統(tǒng)上最大的錯(cuò)誤觀念就是將知識(shí)管理等同于知識(shí)管理系統(tǒng),認(rèn)為有一套系統(tǒng)就實(shí)現(xiàn)了知識(shí)管理,就成就了知識(shí)型企業(yè),這是很有害和錯(cuò)誤的觀念:知識(shí)的載體和創(chuàng)造者、使用者都是知識(shí)工作者,所以知識(shí)管理的根本還在于人,知識(shí)管理系統(tǒng)本身不能帶來(lái)知識(shí)管理的實(shí)現(xiàn)。 進(jìn)一步說(shuō),知識(shí)管理需要發(fā)揮每個(gè)知識(shí)工作者的主觀能動(dòng)性,即便你強(qiáng)制每個(gè)人每天都必須用知識(shí)管理系統(tǒng),但如果員工沒(méi)有對(duì)知識(shí)管理的正確認(rèn)知和主動(dòng)參與,那么知識(shí)管理系統(tǒng)的使用就成為員工的應(yīng)付,那么知識(shí)庫(kù)就將成為垃圾庫(kù),知識(shí)管理永遠(yuǎn)無(wú)法實(shí)現(xiàn)。 對(duì)于知識(shí)管理系統(tǒng)的認(rèn)識(shí),我們認(rèn)為知識(shí)管理系統(tǒng)是知識(shí)管理實(shí)施中的保健因素,知識(shí)管理系統(tǒng)本身雖然不能夠推動(dòng)知識(shí)管理實(shí)施的深化,但卻很容易的成為知識(shí)管理實(shí)施的障礙。就是說(shuō),如果有一個(gè)合適的知識(shí)管理系統(tǒng)只是打下了一個(gè)知識(shí)管理實(shí)施的基礎(chǔ),但如果知識(shí)管理系統(tǒng)不適合組織的業(yè)務(wù)、不能夠滿足知識(shí)工作者的應(yīng)用需求,那很容易成為知識(shí)管理無(wú)法實(shí)施下去的原因。 如何選擇 如何選擇? 第一位的是你的需求明確。另一方面要考慮變化、人(使用習(xí)慣、簡(jiǎn)單易用等)、業(yè)務(wù)流程。 組織選擇知識(shí)管理系統(tǒng)的過(guò)程,也是組織的知識(shí)管理需求明確的過(guò)程。只有明確了對(duì)支持知識(shí)管理的IT系統(tǒng)的功能需求、技術(shù)平臺(tái)需求,加之對(duì)現(xiàn)有信息系統(tǒng)現(xiàn)狀的分析,才能夠制定出一個(gè)詳細(xì)的知識(shí)管理系統(tǒng)需求說(shuō)明,才能夠去選擇系統(tǒng)。對(duì)于系統(tǒng),不少大型企業(yè)選擇了自行開(kāi)發(fā),對(duì)于外購(gòu)系統(tǒng)也要考慮是購(gòu)買(mǎi)成型的產(chǎn)品還是購(gòu)買(mǎi)可以二次開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)平臺(tái)。 知識(shí)管理系統(tǒng)的選擇必須考慮組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)類(lèi)型的變化。當(dāng)前,組織的外部環(huán)境不確定性比較大,組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)類(lèi)型變動(dòng)的幾率也較高。所以知識(shí)管理系統(tǒng)的選擇中必須考慮到系統(tǒng)的“柔性”,如果組織架構(gòu)變動(dòng)了,系統(tǒng)如何做到“雖需應(yīng)變”。例如原來(lái)某幾個(gè)人屬于某個(gè)部門(mén),某部門(mén)屬于某事業(yè)部,如果將這個(gè)部門(mén)調(diào)入另一個(gè)事業(yè)部,其知識(shí)存量怎么辦?如果部門(mén)撤銷(xiāo)了,屬于這個(gè)部門(mén)的知識(shí)該怎么處理,系統(tǒng)是否支持自動(dòng)、快速的具體到崗位、部門(mén)的變動(dòng)都是必須考慮的問(wèn)題 在知識(shí)管理系統(tǒng)的選擇過(guò)程中,必須考慮到以后使用的員工的習(xí)慣、文化背景等因素。人是知識(shí)的最重要載體,是知識(shí)的使用者和創(chuàng)造者,所以在選擇知識(shí)管理系統(tǒng)的時(shí)候除了功能的需求外,必須考慮系統(tǒng)的可用性、易用性。不論這些系統(tǒng)功能有多么強(qiáng)大,但如果不符合用戶的使用習(xí)慣、有較陡的學(xué)習(xí)曲線,這樣的系統(tǒng)很難在組織內(nèi)真正發(fā)揮作用。 知識(shí)管理系統(tǒng)必須為所有使用的員工創(chuàng)造一個(gè)自然、簡(jiǎn)便的操作環(huán)境,結(jié)合每位員工完整的日常工作,做到在日常工作過(guò)程中自然的進(jìn)行文件管理、知識(shí)分享、知識(shí)利用和創(chuàng)造,從而讓企業(yè)自然而然地建立知識(shí)管理基礎(chǔ)架構(gòu),成功邁向知識(shí)管理之路。 知識(shí)管理系統(tǒng)必須是融于員工的日常工作的,而知識(shí)工作者對(duì)知識(shí)管理系統(tǒng)的使用應(yīng)該就是工作的本身而非額外的工作。讓使用者在日常工作中自然而然地保留經(jīng)驗(yàn)與知識(shí),是收集知識(shí)最有效而快速的方法。讓員工在工作的每一步都能獲得以前的知識(shí)積累是提高知識(shí)利用率的法寶。 如果將知識(shí)堆積起來(lái)等待員工去發(fā)掘,這樣的“知識(shí)庫(kù)”很難讓員工有興趣去使用。提供員工一個(gè)更有效率、更方便的工作環(huán)境,讓所有人在最方便的環(huán)境中,以有效率的方式溝通,創(chuàng)造全新的優(yōu)質(zhì)工作團(tuán)隊(duì)。
擴(kuò)展閱讀:OA辦公系統(tǒng)_協(xié)同辦公系統(tǒng);知識(shí)管理系統(tǒng)低代碼專題;.. 結(jié)構(gòu)化知識(shí)處理能力。對(duì)日常工作運(yùn)行中產(chǎn)生的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù),能夠進(jìn)行自定義發(fā)布為知識(shí),搜索引擎可對(duì)結(jié)構(gòu)化知識(shí)進(jìn)行全文檢索。 3. 征詢管理系統(tǒng)。可實(shí)現(xiàn)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中征詢業(yè)務(wù)的全面應(yīng)用。 4. 便捷的呼入問(wèn)題引導(dǎo)解答應(yīng)用?勺远x問(wèn)題分解步驟,可關(guān)聯(lián)子問(wèn)題關(guān)系,可以預(yù)設(shè)問(wèn)題答案,為有效..
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