良好的信息管理是實(shí)現(xiàn)有效的知識(shí)管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)。
在工業(yè)經(jīng)濟(jì)向知識(shí)經(jīng)濟(jì)邁進(jìn)的新時(shí)代，我們發(fā)現(xiàn)在世界范圍內(nèi)，人們對(duì)日新月異的信息管理技術(shù)的熱情不斷高漲，對(duì)構(gòu)成信息管理基礎(chǔ)的通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)服務(wù)技術(shù)充滿深深的驚奇。 然而上過Internet的人大都有過這種經(jīng)歷，面對(duì)信息的海洋，人們像迷途的羊羔，要想找到自己需要的那一撮青草，尤如在垃圾堆里刨金。Internet中的信息固然有許多可以轉(zhuǎn)化為知識(shí)，但信息與知識(shí)卻有本質(zhì)的不同。
首先，知識(shí)是不能和人分離的，它只存在于人的實(shí)踐過程中，而信息卻可以獨(dú)立于人之外存在。 其次知識(shí)具有動(dòng)態(tài)的屬性，它只能在知識(shí)勞動(dòng)者對(duì)信息的運(yùn)用中體現(xiàn)，并可能在交流中發(fā)生裂變、聚變從而創(chuàng)造出新知識(shí)，而信息卻是靜態(tài)的，它無須人的交流與運(yùn)用也照樣能存在，比如一個(gè)廣告牌，雖然是靜態(tài)的，但它本身集合了許多信息，可我們卻不能說它具有知識(shí)。
隨著人們對(duì)知識(shí)與信息的理解日益深刻，技術(shù)派對(duì)知識(shí)管理系統(tǒng)的闡釋的局限性充分暴露。如有的人將知識(shí)管理系統(tǒng)混同為信息管理，將其定義為：對(duì)數(shù)據(jù)間關(guān)系的理解，為管理數(shù)據(jù)所制定的明確規(guī)則以及對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)準(zhǔn)確性和整合性的保證。這樣的理解，基本上以技術(shù)自身當(dāng)中內(nèi)嵌的規(guī)則和程序?yàn)榛A(chǔ)，所以它事實(shí)上只適用于一種獨(dú)立于人之外的穩(wěn)定的可預(yù)測(cè)的組織環(huán)境。而對(duì)于動(dòng)態(tài)的不可預(yù)期的以人力資源管理為核心的知識(shí)管理系統(tǒng)，它顯然無法正確分析、研究、闡釋。
但是技術(shù)派的信息管理卻又是實(shí)現(xiàn)有效的知識(shí)管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)。 知識(shí)管理系統(tǒng)從結(jié)構(gòu)上可分為對(duì)人力資源的管理和信息管理兩個(gè)方面，而信息管理又可分為三個(gè)層面，最底層的是通信網(wǎng)絡(luò)，用來支持信息的傳播；第二層是高性能計(jì)算機(jī)服務(wù)器層，這是存取信息、數(shù)據(jù)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，與通信網(wǎng)絡(luò)一起為信息管理提供硬件支持；第三層是信息庫(kù)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)層，它是信息管理系統(tǒng)的關(guān)鍵層。它和計(jì)算機(jī)服務(wù)器層一起組成了信息管理系統(tǒng)的高性能信息、數(shù)據(jù)服務(wù)器，為各種信息轉(zhuǎn)化為知識(shí)的應(yīng)用提供了有力的支持。
不難看出，信息庫(kù)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)層是信息管理的核心。
它的功能包括：
第一，存放經(jīng)過整理、歸類的信息； 第二，提供獲取各種人類專家的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)的工具； 第三，為應(yīng)付人類知識(shí)的更新，提供必要的維護(hù)手段。其目標(biāo)就是最大限度地實(shí)現(xiàn)知識(shí)資源的共享和交流因此，對(duì)構(gòu)成信息管理系統(tǒng)的基本要素，如數(shù)據(jù)庫(kù)、文件管理系統(tǒng)、人工智能、電子郵件、群件技術(shù)的開發(fā)應(yīng)用等都是信息管理的重要內(nèi)容，也是有效地實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理系統(tǒng)的硬件基礎(chǔ)。
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