我跟HR同行聊起知識(shí)管理（Knowledge Management）時(shí)，很多人的想法都是：知識(shí)管理的體系太大，需要的投入太多了，如果只是自己部門內(nèi)部開展，好像沒有人手。我覺得，這也許是一個(gè)錯(cuò)覺，這種錯(cuò)覺我也有過(guò)。 很多年前，我所在的公司轟轟烈烈地做了一個(gè)知識(shí)管理的項(xiàng)目，從供應(yīng)商那里購(gòu)買了一個(gè)知識(shí)管理系統(tǒng)，整個(gè)項(xiàng)目從總部確定，花了幾十萬(wàn)買軟件，內(nèi)部安排一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理一個(gè)全職的知識(shí)管理專員，結(jié)果一年多做下來(lái)，活生生地把項(xiàng)目管理做成了企業(yè)文檔體系(Enterprise Content Management)。 打開軟件系統(tǒng)，滿滿的文檔，但用的時(shí)候，感覺與自己部門的工作脫節(jié)，或者都是不痛不癢的流程圖和文字。當(dāng)時(shí)我的感覺是，這些人為什么要寫一些我工作的基本步驟，根本用不上。 以前的失敗給我留下了很深的印象， 直到去年帶新人的兩個(gè)月，讓我對(duì)知識(shí)管理有了新的體會(huì)：知識(shí)管理不一定非要有了大的系統(tǒng)后才做，而且，知識(shí)管理，不要?jiǎng)e人來(lái)做，一定要自己做，馬上開始，每天都可以做一些什么。知識(shí)管理可以用敏捷項(xiàng)目管理的辦法，一點(diǎn)一點(diǎn)做，慢慢積累。 去年我們的一個(gè)HR同事轉(zhuǎn)去另外一個(gè)城市到分公司做HRBP了，她原來(lái)在總部負(fù)責(zé)很多培訓(xùn)后勤和員工關(guān)系的事情。我們新招了個(gè)同事，就在她入職后的兩個(gè)多月，我發(fā)現(xiàn)她在工作中出現(xiàn)的問題，踩的坑，全都是以前同事就遇到過(guò)，我當(dāng)時(shí)就想，假如，我們以前做了很好的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，那去年這兩個(gè)月里，我就不會(huì)到處救火… 以下舉幾個(gè)小例子：比如，對(duì)供應(yīng)商打印課本的要求，有的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，雖然老師比較好，但他們打印的課本模糊不清，好像在自己公司打印機(jī)上打出來(lái)自己裝訂的似的，學(xué)員反饋不好。原同事在出現(xiàn)了一兩次這樣的狀況后，每次用新的供應(yīng)商，都會(huì)讓對(duì)方把用的課本拿來(lái)一份，確認(rèn)一下質(zhì)量。但，新同事沒有經(jīng)驗(yàn)… 于是，踩坑了，第一個(gè)組織的培訓(xùn)，就在流程和質(zhì)量上被打了低分。再比如，她幫一個(gè)外籍同事辦理簽證，結(jié)果一辦就是三個(gè)多月，當(dāng)時(shí)業(yè)務(wù)老大很不開心。中間我多次跟進(jìn)，新同事的回答都是解釋為什么拿錯(cuò)資料了，政府部門官網(wǎng)上解釋不清，跟外籍同事用英文寫郵件要求對(duì)方準(zhǔn)備的資料都要英語(yǔ)的，翻譯和解釋時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，還導(dǎo)致了材料準(zhǔn)備不充分多次往返等等。 我才發(fā)現(xiàn)，這些問題我聽原同事提過(guò)的，她曾經(jīng)做了一個(gè)郵件的模版，換些信息，每次很快就可以發(fā)出去，而至于流程中的坑，原同事摸索著都解決了。然而，隨著她的轉(zhuǎn)崗離去，這些知識(shí)沒有傳遞保留，新同事再一次一次地重新通過(guò)犯錯(cuò)積累這些經(jīng)驗(yàn)。 還有一個(gè)例子，去年我們公司團(tuán)建，我們找了一個(gè)新的團(tuán)建機(jī)構(gòu)，做拓展。本來(lái)也是小的事情，但，在團(tuán)建的過(guò)程中，有個(gè)員工摔倒了，受了點(diǎn)小傷，報(bào)銷那里我們本想著用拓展購(gòu)買的意外險(xiǎn)即可，結(jié)果發(fā)現(xiàn)，根本沒買，后來(lái)還走了個(gè)挺麻煩的工傷流程。 原同事在做培訓(xùn)組織時(shí)，每次合作的拓展機(jī)構(gòu)都會(huì)幫忙購(gòu)買意外險(xiǎn)，我問了新同事，她挺委屈地說(shuō)：你沒叫我買，培訓(xùn)公司也沒跟我提，我也不知道我要負(fù)責(zé)這塊啊….其實(shí)回想一下，這些經(jīng)驗(yàn)，假如原來(lái)能做成文檔，在新同事來(lái)了之后，讓她先看，當(dāng)作提醒和提示都好，即便她不明白為什么要這么操作一步，但至少有了個(gè)框架可以問和溝通，也許很多事情就不用不斷返工降低了大家的效率了。 然而，世界上沒有假如，我們當(dāng)時(shí)沒有這么做，于是，一個(gè)團(tuán)隊(duì)，同樣的問題和錯(cuò)誤重復(fù)出現(xiàn)。拋開很多繁復(fù)的定義，我覺得知識(shí)管理就是結(jié)合企業(yè)內(nèi)部的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)一個(gè)協(xié)同工具，梳理經(jīng)歷、建檔歸類、傳播應(yīng)用、不斷優(yōu)化的過(guò)程，讓后來(lái)者可以更高效地學(xué)習(xí)和工作的一個(gè)輔助體系，而且，最重要的是有用，有用，有用！重要的事情說(shuō)三遍。
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