一直以來，我們都在尋找導致OA系統(tǒng)實施失敗的真正原因所在，力求在OA辦公系統(tǒng)廠商、產(chǎn)品本身及企業(yè)用戶那里找到珠絲馬跡。但問題究竟出在哪里呢？本文將從技術(shù)、功能、選型及管理等多個角度去進行全面的分析，找出問題關(guān)鍵點并盡量去規(guī)避。
第一、技術(shù)缺陷
技術(shù)缺陷主要包括以下三種情況：
1、不支持大規(guī)模并發(fā) 這種情況主要發(fā)生在大型企業(yè)和特大型企業(yè)，他們在最初使用OA系統(tǒng)的時候，用戶數(shù)還不是很多，但用了幾年后，用戶數(shù)劇增，使用用戶會達到萬人左右，并發(fā)數(shù)(同時在線的用戶)能達到2000-3000人左右。這時候系統(tǒng)的開發(fā)架構(gòu)和運行平臺就無法支撐了，OA辦公系統(tǒng)訪問會變得非常非常慢，而且很容易出現(xiàn)掉線或鏈接不上的現(xiàn)象，甚至系統(tǒng)會出現(xiàn)崩潰現(xiàn)象，自然也就無法使用了。
2、服務(wù)成本太高 因為OA辦公系統(tǒng)的服務(wù)成本太高而被迫放棄的用戶很多，他們已經(jīng)習慣了這套系統(tǒng)，但有需求沒法做，有問題沒法改，只能使用最簡單的功能。這種問題是OA辦公系統(tǒng)的先天問題，是無法解決的，出現(xiàn)這種問題的用戶大多使用了一些服務(wù)成本很高的OA辦公系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)，如LOTUS、Share-Point等，這種架構(gòu)的OA系統(tǒng)無法遠程服務(wù)，而到現(xiàn)場服務(wù)的成本遠遠超過JAVA、.net等技術(shù)產(chǎn)品，因為掌握這種技術(shù)的工程師成本很高，沒辦法，物以稀為貴。
3、不能和其他系統(tǒng)整合 這種情況在近幾年內(nèi)越來越多，因為OA辦公系統(tǒng)涉及面廣，包容性強，所以用戶需要將OA辦公系統(tǒng)作為企業(yè)的中心平臺，實現(xiàn)統(tǒng)一入口和整合數(shù)據(jù)的作用。但一些OA辦公系統(tǒng)因為技術(shù)架構(gòu)不合理或者設(shè)計水平欠缺，導致這種需求無法實現(xiàn)，這種問題也屬于軟件的先天性缺陷，后期是很難改進的。這樣用戶得到的只是一個功能單一的OA辦公系統(tǒng)，而且加重了企業(yè)信息孤島的問題，被廢掉就不可避免了。
第二、功能欠缺
功能缺陷也包括三種情況：
1、功能不細致 現(xiàn)在OA辦公系統(tǒng)的功能普遍存在一個誤區(qū)就是求全不求細，看起來林林總總各種功能都有，但深入的使用后才發(fā)現(xiàn)有很多欠缺，比如發(fā)送通知時不能設(shè)置自動回復和提醒功能、接收文件時不能直接歸檔、工作流不支持多種類型的跳轉(zhuǎn)、表單不支持交叉匯總等等。
2、功能不易用 這個問題一直被廠家所忽略，但卻在很大程度上影響了OA辦公系統(tǒng)的實施成功率。OA辦公系統(tǒng)涉及面廣，各類型人員電腦水平千差萬別，OA辦公系統(tǒng)實施是一鼓作氣，再而衰，三而竭，如果不能夠快速的讓使用者產(chǎn)生興趣，他們的熱情就會很快冷卻，再好的功能和技術(shù)都是空談。
3、功能不適用
OA辦公系統(tǒng)里面的很多功能模塊只是做做樣子，并不能真正滿足用戶的業(yè)務(wù)辦公需要，典型如資產(chǎn)管理、人力資源、客戶關(guān)系、會議管理、項目管理等，用戶發(fā)現(xiàn)不適用后又不愿意花錢做二次開發(fā)，慢慢的也就導致OA辦公系統(tǒng)功能的閑置。功能的欠缺可能不會導致用戶完全廢棄OA辦公系統(tǒng)，但只能勉強的使用一些最基本的功能，如信息發(fā)布等，遠遠沒有發(fā)揮OA辦公系統(tǒng)應(yīng)有的價值，無疑也是一種失敗。這種類型的客戶太多了。
第三、選型失誤
用戶在選型的時候一般都是不成熟、不理性的，過于理想化，一些廠家為了取悅用戶、盡快成單，都在一味的迎合用戶的需求，甚至在明知不合理的情況下誤導、欺騙用戶。比如很多客戶在購買時讓廠家給自己開發(fā)一些業(yè)務(wù)模塊，等實施后，才發(fā)現(xiàn)功能不適用，業(yè)務(wù)部門根本不用，白白花錢了。還有很多用戶只看重OA辦公系統(tǒng)的表面，過分關(guān)注管理理念，以為先進的管理思想必然帶來先進的管理工具，于是試用的時候走馬觀花，不夠深入產(chǎn)品的功能和技術(shù)，結(jié)果產(chǎn)品和理念嚴重脫節(jié)，跟自己的預期落差太大，導致企業(yè)內(nèi)上上下下的不滿，OA辦公系統(tǒng)成了擺設(shè)。
四、管理不善
在四個失敗原因中，管理不善的問題則屬于用戶自身的問題。OA辦公系統(tǒng)軟件只是一個工具，不是救命稻草，要服務(wù)人的管理，管理是好的，軟件可以讓你變得更好;管理是壞的，軟件就沒有用武之地。如果一個企業(yè)因為職能重疊、工作推諉、人浮于事而導致效率低下，那么首要的任務(wù)是先通過組織變革來解決管理問題，當然，解決過程可以借助OA系統(tǒng)這個工具，但不能寄希望于OA系統(tǒng)，它的作用只是輔助性的。管理沒有理順，軟件是不可能用起來的。
最后，OA辦公系統(tǒng)選型的時候要關(guān)注未來發(fā)展，而不是眼前問題;關(guān)注綜合成本，而不是購買價格;關(guān)注親身試用，而不是廠家介紹。這樣，實施OA辦公系統(tǒng)的失敗幾率就會大大降低。
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