然而，第二步確認(rèn)自身的需求，對于選型者來說是復(fù)雜的，出了分部門調(diào)研還要根據(jù)OA系統(tǒng)廠商的產(chǎn)品功能來匹配是否符合需求，這些對OA系統(tǒng)選型者來說既費時又費力。應(yīng)用OA系統(tǒng)實行辦公自動化已經(jīng)成為很多企事業(yè)單位加強內(nèi)部管理，提升辦公效率和辦公質(zhì)量的重要手段。但是很多單位在選擇印刷行業(yè)OA系統(tǒng)的過程中陷入各種各樣的誤區(qū)。

         誤區(qū)一：系統(tǒng)應(yīng)該完全符合單位的辦公模式

    

         如果有人說他要找一個完全符合自己辦公模式的系統(tǒng)，那么我要問：這樣的系統(tǒng)價值在哪里？首先，軟件必須要體現(xiàn)它自身的思想和特點，因為這是軟件的作用所在，價值體現(xiàn)；其次，OA系統(tǒng)不是將傳統(tǒng)辦公搬到網(wǎng)上，它融合了先進(jìn)的管理理念和積極的工作態(tài)度，體現(xiàn)了新的辦公方式；再次，OA的公開、公正、透明會觸及某些人的私人利益，使之產(chǎn)生抵觸心理。

    

         因為印刷行業(yè)OA系統(tǒng)是對舊模式的改造，所以會與舊有的辦公習(xí)慣和慣性思維產(chǎn)生一些沖突，必然有融合期，這就要求單位能夠積極創(chuàng)新，勇于變革，從觀念和行動上除舊納新。所以應(yīng)該選擇那些具有先進(jìn)的管理思想，能夠產(chǎn)生推動作用OA產(chǎn)品，而不是一味的追求符合自己的使用習(xí)慣和使用上的簡單，也要主動的去適應(yīng)軟件，因為推動管理進(jìn)步是應(yīng)用軟件的最終目的。

    

         為了讓用戶能夠順暢的工作。優(yōu)秀OA系統(tǒng)均可以讓用戶自定義工作流，化解了軟件模式化與單位個性化的之間的沖突。

    

         誤區(qū)二：大企業(yè)開發(fā)的一定好 

         大企業(yè)開發(fā)的不一定好，即使好又真的適合你么？首先，術(shù)業(yè)有專攻，大企業(yè)能做強某個軟件或者硬件，卻不一定能做好OA，因為它們是不同的概念；其次，大企業(yè)開發(fā)的OA系統(tǒng)價格驚人，往往是普通OA的數(shù)倍甚至數(shù)十倍；再次，OA系統(tǒng)的開發(fā)技術(shù)和理念日漸成熟，很多公司都開發(fā)出了優(yōu)秀的OA軟件；最后，大企業(yè)開發(fā)的OA系統(tǒng)更適合大企業(yè)來用，因為中小企業(yè)使用的版本需要具有中小企業(yè)特色，包括結(jié)構(gòu)、功能、流程、維護(hù)等。相反規(guī)模不是很大的公司開發(fā)出來的系統(tǒng)可能更實用，因為他們對中小企業(yè)理解更直接，更深刻。

    

         誤區(qū)三：選一個印刷行業(yè)OA系統(tǒng)來徹底改善管理

    

         單位管理混亂，能通過一個軟件來解決問題么？首先，管理混亂是因為沒有規(guī)范的流程，而規(guī)范的流程需要人來制定，然后借助OA系統(tǒng)來讓流程得到有效的執(zhí)行；其次，印刷行業(yè)OA系統(tǒng)是一個工具，不具有主觀能動性，管理中最重要的問題如激勵、分析、決策等等都需要人來完成；再次，OA的作用是提高整個單位的辦公效率和辦公質(zhì)量，將人從低端工作中解放出來處理核心事務(wù)。所以，過低或過高的看待OA的作用都是不正確的，只有提高整個單位的人員素質(zhì)，特別是領(lǐng)導(dǎo)者素質(zhì)，才能徹底提高管理水平。當(dāng)然也不是說必須讓管理變得完美之后再來應(yīng)用OA，OA與人的作用應(yīng)該是相輔相成、互相促進(jìn)。

    

         誤區(qū)四：一步到位，一勞永逸

    

         一步到位就能一勞永逸么？首先，企業(yè)發(fā)展不會一步到位，人員、規(guī)模、制度、思維、文化等都在不斷的調(diào)整、改進(jìn)中；其次，產(chǎn)品發(fā)展不會一步到位，應(yīng)用技術(shù)、功能模塊、管理理念日新月異，必須時刻更新；再次，社會發(fā)展不會一步到位，社會進(jìn)步突飛猛進(jìn)，要么創(chuàng)新，要么淘汰。

    

         任何印刷行業(yè)OA系統(tǒng)都是滿足當(dāng)前乃至未來一段時間的需要，不可能一步到位，一勞永逸。軟件沒有最好，只有更好，只有保持不斷的改進(jìn)，才會保持持續(xù)的優(yōu)勢。所以在選擇OA系統(tǒng)的時候，應(yīng)該選擇那些易于擴(kuò)充升級的。