偉創(chuàng)軟件：辦公軟件專家

中小企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

OA系統(tǒng)選型：技術(shù)為本，服務(wù)為輔

通俗概括的講，OA辦公系統(tǒng)就是日常辦公管理系統(tǒng)，通常情況下，其主要功能包括文字處理、文件謄寫、傳真、申請審批、辦公用品、公文管理、會(huì)議管理、資料管理、檔案管理、客戶管理、訂貨銷售，庫存管理，生產(chǎn)計(jì)劃，器材需求，技術(shù)管理，質(zhì)量管理，成本、財(cái)務(wù)計(jì)算、勞資、人事管理等等，這些都是日常辦公工作的處理范圍。、
近幾年來，為了實(shí)現(xiàn)信息化管理，越來越多的企業(yè)選擇OA協(xié)同系統(tǒng)來優(yōu)化自身的管理組織結(jié)構(gòu)，希望通過實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公來調(diào)整管理機(jī)制，增加協(xié)同辦公能力，提高工作效率和決策效能。但是許多用戶在使用過一段時(shí)間的OA系統(tǒng)后卻從其中發(fā)現(xiàn)了各種各樣的問題，例如使用起來操作復(fù)雜、故障較多、維護(hù)投入過大等問題，這時(shí)難免會(huì)產(chǎn)生后悔情緒，后悔沒有在選型時(shí)期做出更好的選擇，這也就足夠說明了OA選型的重要性。那么對(duì)于初次選用OA系統(tǒng)的企業(yè)來說，必做的功課都有什么呢？
為什么要注重技術(shù)呢？OA技術(shù)對(duì)于OA系統(tǒng)的影響可能不是十分明顯，但技術(shù)卻是支撐起OA產(chǎn)品的根本，先有了OA技術(shù)，才在此基礎(chǔ)上生成了產(chǎn)品。不同企業(yè)的管理結(jié)構(gòu)各有不同，對(duì)于OA系統(tǒng)這一辦公軟件自然有許多只適用于自身的個(gè)性化需求，這時(shí)如果是不具備先進(jìn)完善技術(shù)的產(chǎn)品就無法讓用戶滿意了。而OA技術(shù)在過去的三十余年經(jīng)過了數(shù)次更迭，從不成熟走向成熟，使得OA產(chǎn)品越來越實(shí)用，越來越易用，這也證明了技術(shù)對(duì)產(chǎn)品的重要性，對(duì)于可能在技術(shù)水平方面并不高的絕大多數(shù)企業(yè)來說，技術(shù)先進(jìn)完善的OA產(chǎn)品就更會(huì)容易上手了。相反的，對(duì)于技術(shù)水平較高的企業(yè)來說，OA產(chǎn)品的技術(shù)水平就顯得更加重要了，系統(tǒng)升級(jí)，二次開發(fā)，全部都離不開先進(jìn)的技術(shù)水平，這一點(diǎn)以技術(shù)型廠商華天動(dòng)力為例，因?yàn)槎嗄陙碇铝τ阢@研技術(shù)的高精尖，技術(shù)水平已經(jīng)在OA產(chǎn)業(yè)內(nèi)達(dá)到了一個(gè)高峰，其魔方架構(gòu)自定義平臺(tái)、工作流技術(shù)、智能報(bào)表等業(yè)內(nèi)領(lǐng)先。與此同時(shí)，成熟的技術(shù)也是規(guī)避故障風(fēng)險(xiǎn)的保障，使OA產(chǎn)品更加安全穩(wěn)定，從而減少用戶在使用過程中會(huì)遇到的許多不必要的麻煩。
人們常說：賣軟件就是賣服務(wù)，而企業(yè)為了沒有后顧之憂，在選型時(shí)不僅會(huì)注重技術(shù)，也會(huì)對(duì)廠商售后服務(wù)方面的口碑進(jìn)行細(xì)致的考量。還是那句話，世上本沒有完美無缺的東西，所以O(shè)A系統(tǒng)在長久的使用過程中難免會(huì)出現(xiàn)故障，雖然選擇技術(shù)先進(jìn)完備的OA產(chǎn)品可以盡量減少出現(xiàn)故障的風(fēng)險(xiǎn)，但這還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，既然故障會(huì)發(fā)生，那么企業(yè)就不能不去考慮一旦出現(xiàn)故障了應(yīng)該怎么辦，因?yàn)镺A系統(tǒng)是要和企業(yè)整體運(yùn)作緊密結(jié)合的，故障后帶來的不便與損失是無法估量的，這時(shí)OA廠商的售后服務(wù)效率就變成了企業(yè)損失或大或小的關(guān)鍵點(diǎn)，服務(wù)響應(yīng)是否及時(shí)，服務(wù)效率是高是低，故障處理是否徹底，都是企業(yè)在選型時(shí)應(yīng)該提前做好調(diào)查與考量的。
技術(shù)為本，服務(wù)為輔，筆者認(rèn)為這便是企業(yè)在選型時(shí)應(yīng)該做好的功課與準(zhǔn)備。當(dāng)然，其他方面的因素也是不能忽視的，產(chǎn)品、功能、品牌，每一個(gè)企業(yè)都要根據(jù)自身的特有情況來選擇真正適合于企業(yè)運(yùn)作的OA產(chǎn)品。
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的公文管理、日常辦公、個(gè)人事務(wù)管理等功能是員工提高協(xié)作能力、提高辦事效率的重要工具。通過將原有的手工作業(yè)形式遷移到電子化、網(wǎng)絡(luò)化、流程化的辦公平臺(tái)上來進(jìn)行，可以加快辦公信息傳遞的效率，減少重復(fù)工作。而且由于協(xié)同辦公平臺(tái)能夠完整的保留辦公流程中的過程記錄和結(jié)果信息，從而有效避免了手工作業(yè)模式下經(jīng)常出現(xiàn)的出錯(cuò)、遺漏等問題，使員工可以將更多的精力投入到辦公事務(wù)的內(nèi)容上，因而能夠大大提高個(gè)人的辦公效率。
OA辦公系統(tǒng)自上個(gè)世紀(jì)80年代進(jìn)入我國，至今已有30年之久。期間，共經(jīng)歷了四個(gè)歷史階段，從最初的文秘型OA軟件發(fā)展到流程型OA辦公系統(tǒng)，再發(fā)展到后來的協(xié)同型OA辦公系統(tǒng)，一直發(fā)展到今天被廣泛應(yīng)用的平臺(tái)型OA辦公系統(tǒng)。到目前為止，平臺(tái)型OA辦公系統(tǒng)在我國企業(yè)中被普及應(yīng)用。       然而，隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和云計(jì)算的不斷發(fā)展，單純的平臺(tái)型OA辦公系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足企業(yè)的現(xiàn)時(shí)需求，OA辦公系統(tǒng)將走向協(xié)同化、移動(dòng)化、流程化等方面發(fā)展。